[경리/회계] 전표 작성과 장부의 흐름

(경리/회계, 전표의 작성과 장부의 흐름)

 

 

1. 전표의 작성법

전표는 실무상 분개를 위해 고안해 낸 전표라는 글자가 인쇄된 용지에 불과하다.

그 형식은 법적으로 정해진 것이 아니다.

다만, 실무상으로 입금전표, 출금전표, 대체전표 등의 형식이 일정 형식으로 고정되어 사용한다.

전표 대신 분개장이라는 장부를 사용해서 분개해되 무관하다.

1전표 제도	3전표 제도
분개전표	입금전표 출금전표 대체전표

 

(경리/회계, 전표의 작성 흐름)

 

 

2. 분개전표의 작성법

전표를 3종류로 구분해서 사용하지 않고 모든 거래를 하나의 전표로 발행할 때 사용하는 전표의 명칭을 분개전표라고 한다.

거래가 발생하면 어떤 전표를 발행해야 하나 고민할 필요가 없고, 작성방법에 대해서도 고민할 필요가 없으므로 초보자가 작성하기에 좋다는 장점이 있다.

예를 들어 외상매입금 800만 원을 계좌이체한 경우 다음과 같이 분개전표를 발행한다.

 

 

 

3. 입금전표의 작성법

입금전표는 현금이 들어오는 거래를 기입하는 전표이다.

입금전표의 차변은 항상 현금이므로 입금전표 상 계정과목은 대변계정만 적는다.

 

 

4. 출금전표의 작성

출금전표는 현금, 각종 예출금, 만기입금 등 현금이 지출되는 거래를 기입하는 전표이다.

출금전표의 대변은 항상 현금이므로 출금전표 상의 계정과목에는 차변계정만 기입한다.

또한 출금전표 뒷면에 지출영수증을 첨부한다.

 

 

 

5. 대체전표의 작성법

대체전표는 일부는 현금이고 일부는 비현금인 거래 또는 전부 비현금거래인 경우 발행하는 전표이다.

 

 

6. 전표와 세금계산서 발행일의 일치 여부

세법상으로는 원칙적으로 물품의 인도 시점에 세금계산서를 발행하도록 하고 있다.

따라서 정상적인 전표가 발행되고 세금계산서가 발행된다면 대다수 전표의 발행일과 세금계산서 발행일이 일치하게 된다.

 

그러나 실무적으로는 발생주의에 따라 거래가 이뤄진 후 전표가 발행되고 며칠 후에 세금계산서가 발행된다든지 세금계산서 수취인에 부가가치세 납부액을 조정하기 위해 인위적으로 세금계산서 발행을을 조정해 달라고 요구하는 경우가 종종 있다.

이러한 경우 전표는 이미 발행이 되었고 세금계산서는 며칠 후 발행일자로 해서 발행이 되게 되는데 전표발행일과 세금계산서 발행일의 차이로 인해서 실무담당자가 난처하지 않을 수 없다.

 

(경리/회계, 전표의 작성과 장부의 흐름)

 

 

이 같은 경우 실무담당자는 당황하지 않아도 된다.

전표발행일과 세금계산서 발행일이 며칠의 차이가 나는 경우는 문제가 되지 않는다.

다만 부가가치세 과세기간을 넘어가는 경우 과세기간 차이로 인해 부가가치세 신고 상에 약간의 문제가 될 수 있으므로 세금계산서 발행 또는 수취기준일을 정해서 부가가치세 신고기간 중 며칠 안에 모든 세금계산서의 수불이 이뤄지도록 하면 된다.

 

예를 들어 거래처에 부가가치세 1기 확정신고를 위해서 모든 세금계산서 발행은 6월 30일까지 요청해 달라고 한다든지 모든 영업사원은 수취한 세금계산서를 6월 30일까지 경리부로 제출해 달라는 등 일정한 기준을 정해서 시행을 한다면 관리에 편리함을 줄 수 있다.

 

(경리/회계, 전표의 작성과 장부의 흐름, 세금계산서 발행일)

 

또한 일정거래에 대한 세금계산서를 해당 전표 뒷면에 붙여서 보관하거나 전표와 증빙을 따로 보관하는 경우 전표와 세금계산서 날짜에 차이가 발생하는 것은 해당 전표의 비고란 등에 차이나는 세금계산서의 발행번호 등을 기입해 둠으로써 나중에 전표와 세금계산서를 상호대조하는데 편리함을 주는 것도 좋은 방법이다.

 

 

7. 영수증 없는 비용의 처리

교통비나 출장비 등 객관적으로 영수증을 구비하기 힘든 항목은 지출결의서를 작성해서 내부 결재를 받은 후 지출결의서를 영수증으로 사용한다.

비용지출증빙과 관련해서 세제상 제약이 많으므로 우선적으로는 법정지출증빙을 갖추어야 하며 웬만하면 신용카드를 사용하는 것도 좋은 방법이다.

 

세금계산서의 발행, 회수는 일반적으로 영업부에서 많이 하므로 영업부서 직원은 세금계산서를 수불하는 경우, 즉각 경리부서 직원에게 주어야 나중에 세무상 불이익을 당하는 일이 없으므로 이 점을 항상 영업부서 직원에게 인식시켜야 한다.

또한 개인회사의 경우 사장이 귀찮아서 지출하고도 세금계산서를 잘 챙기지 않는 경우가 있는데 이는 결국 자기 손해이므로 주의를 해야 한다.

 

(경리/회계, 전표의 작성과 장부의 흐름, 영수증 처리)

 

8. 매일 기록하는 장부의 흐름

 

 

 

① 전표 : 전표는 거래내역을 분개하기 위해 만들어진 양식으로 회계 프로그램이 있는 경우 프로그램을 사용해서 발행하고 프로그램이 없는 경우 따로 전표를 구입하거나 직접 양식을 만들어 사용한다.

 

② 총계정원장 : 총계정원장은 전표와 일개표 등을 집계해서 각 계정과목을 집합시킨 장부이고, 회사에서는 결산 시 이를 이용해서 재무제표를 작성한다.

 

③ 현금출납장 : 현금의 수입과 지출을 기록하는 장부이다.

 

④ 예금기입장 : 회사 예금의 입출금 내역을 기록하는 장부이다.

 

⑤ 어음기입장 : 어음의 거래내역을 기록하는 장부이다.

• 받을어음수불부 : 받을어음의 변동을 기록하는 장부
• 지급어음수불부 : 지급어음의 변동을 기록하는 장부

 

⑥ 재고수불부 : 재고자산의 입고, 출고를 기록하는 장부이다.

 

⑦ 매출장 : 매출 품목, 수량, 단가 등을 기록하는 장부이다.

 

⑧ 매입장 : 매입 품목, 수량, 단가 등을 기록하는 장부이다.

 

⑨ 매출처원장 : 거래처별로 매출채권의 거래처와 그 내역을 기록하는 장부이다.

 

⑩ 매입처원장 : 거래처별로 매입채무 거래처와 그 내역을 기록하는 장부이다.

 

 

9. 월 또는 연 단위로 정리하는 장부의 흐름