[ 인사/총무 ] 구매관리와 소프트웨어 관리

구매관리

1. 구매업무

구매업무란 건물, 비품 등의 물품을 구입하는 것을 말하며, 구입의뢰부터 검수를 거쳐 대금의 지급과 구입물품의 이상 발생에 대한 처리에 이르기까지의 일련의 업무를 말한다.

유형자산의 건축과 수선, 유형자산 및 재고자산의 처분과 자료의 검수, 수입보관, 지출에 관한 제 업무도 구매업무의 관계 업무로 처리한다.

 

 

2. 물품의 구매

물품의 구매란 다음의 자산구매를 의미한다.

1. 토지, 건물, 건축물, 기계장치, 공구, 비품, 차량 등의 유형자산 및 이에 대한 수선
2. 상품, 반제품, 외주가공품, 원료, 저장품 등의 재고자산
3. 사무용소모품, 공장소모품, 실험용자재, 선전용자재, 특매용 경품, 인쇄물 등의 소모품을 구입하는 경비로 처리될 수 있는 것

 

3. 구매의 책임

구매업무는 모두 구매부(총무팀) 또는 각 사업부 구매담당부서에서 이를 실시한다. 반면, 각 부서의 필요물품의 구매는 각 부서장의 재량에 따라 구매 후 총무팀에 이를 보고토록 한다.

구매부장(본사)은 각 사업소 구매담당 부서장에 대해서 구매업무에 대한 필요한 조언을 할 수 있다.

구분	책임 권한
대표이사	1. 공급업체 선정 시 승인 2. 구매문서 승인
구매책임자 (총무 또는 구매팀장)	1. 발주 및 납기 관리 2. 공급업체 평가
검사담당	구매품에 대한 검증 실시

 

4. 구매방법

구매방법은 지명견적구매, 복수견적구매 및 단일견적구매, 임의구매 등이 있으며 구매는 3자 이상의 복수견적구매를 원칙으로 한다. 단, 부득이한 경우에 한해 허가된 구매예산과 범위 내에서 2자 견적 또는 단일견적을 할 수 있다.

 1) 구매담당자는 소요 리스트를 참조로 주문서를 작성해서 당사의 공급업체에 통보한다. 단, 긴급구매가 요청되는 자재의 경우, 구두/유선으로 주문하고 추후 주문서를 발송한다.

 2) 지속적인 거래가 아니고 한 번의 구매일 경우에는 제품특성에 따라 구매견적의뢰를 등록되지 않은 공급가능업체에도 할 수 있으며, 이 경우에는 검수를 철저히 해서 불량품이 반입되지 않게 해야 한다.

 3) 주문서에는 발주량, 발주일자, 납기를 포함해서 다음과 같은 사항이 적절하게 포함된 자료를 명시한다. 단, 공급업체와의 장기 공급계약이 체결된 경우 상기항목 중 단가, 납품장소 등을 주문서에 별도로 명시하지 않아도 가능하다.

   가. 주문품의 식별사항 (제품 모델명, 규격 등)

   나. 제조회사

   다. 공인기관 시험이 필요한 경우 시험 여부

   라. 검사성적서 제출 여부

 

5. 구매계약

구매계약이 거래처에 대해서 주문서를 발행함으로써 성립하는 경우, 계약체결의 책임권한자는 구매승인권한자가 부장 이상의 경우에는 부장으로, 부장 이하의 경우에는 각각 그 권한자로 한다.

그러나 계약서에서 따로 정하는 경우에는 그 그러하지 아니한다.

구매계약이 거래처에 대해서 주문서를 발행하고 특별히 다시 계약서를 작성해서 체결하는 경우, 계약체결의 책임권한자는 소정대표자로 한다.

 

6. 구매원칙

구매업무를 실시함에 있어서는 다음의 사항을 준수하도록 한다.

1. 구매담당자는 항상 공정한 정신에 따라 적시, 적량, 적가에 구입한다.
2. 물품은 등록된 거래자로부터 구입해야 한다.
3. 구매품의 선정은 그 사용목적에 따라 성능, 품질, 가격, 납입시기를 신중히 고려해야 한다.
4. 구매품의 개서에 유의해서 항상 신규시장 또는 기술에 관한 연구 및 정보의 수집 등에 관해서는 관계부서와 상호 긴밀한 협의로써 추진한다.
5. 구매담당자 이외의 자가 당해 관계자를 거치지 않고 구매예비행위를 해서는 안 된다.
6. 구매품의 대금은 당국의 계약조건에 따라 적당히 지급해야 한다.
7. 구매활동에 있어서는 발주계약부터 입하지급까지 항상 그 과정을 확인한다.
8. 구매품의 규격 및 명칭을 통일해서 업무의 합리화를 꾀한다.

 

소프트웨어 관리

1. 소프트웨어 관리대상

회사 내 PC를 활용하는 전 직원을 대상으로 회사 내 위치한 모든 PC에 대해 정품 소프트웨어를 사용하도록 한다.

 

2. 회사 소프트웨어 관리실태

대부분의 회사는 구매해서 보유 중인 소프트웨어들이 용도 및 배분의 기분 없이 무분별하게 설치, 사용되고 있으며, 정품 및 번들 소프트웨어의 CD 등에 대한 관리가 허술해서 불법 소프트웨어 단속 시 제품에 대한 분실 혹은 손실로 인해 정품으로 인정받지 못해서 금전적 손해가 발생할 수 있다.

또한 불법 소프트웨어 사용에 대한 경각심이 부족하며, 사용 후 제거한 경우라도 PC 내 기록이 남아있어 불법 소프트웨어 단속 시 적발될 가능성이 있아. 예를 들어 알집 등 인터넷에서 떠도는 개인용 무료 소프트웨어들은 기업에서는 유료로 인증을 받고 사용해야 하나 이에 대해 인지하지 못하고 사용하는 경우가 많다.

 

3. 정품 소프트웨어 라이센서의 확보

현재 사용하고 있는 정품 소프트웨어의 경우 설치 사용 중인 컴퓨터(노트북 포함) 대비 라이센서 수량을 최소한 90% 이상 확보할 필요가 있다.

 

4. 소프트웨어 관리

회사 내 소프트웨어의 효율적인 관리를 위해서는 총무팀장 및 담당자는 소프트웨어 관리규정 및 소프트웨어 자산관리 체계를 마련한 후 보유 PC 및 외부반입 PC에 대해서 지속적으로 관리 및 점검을 한다.

또한 주기적으로 소프트웨어 수요 조사 및 구매를 통해 소프트웨어 구매 예산을 별도로 확보해서 업무에 지장을 초래하지 않도록 지원한다.

프로그램/PC 반입 절차, 사용가능한 소프트웨어 및 불법제품 사용 시에 따른 피해보상 및 징계에 관한 규정을 교육해서 올바른 소프트웨어 사용을 유도하며 주기적으로 직원 PC에 대한 소프트웨어 검사를 실시해서 불법제품 사용을 근절한다.

진행 계획	내용
소프트웨어 구매	* 소프트웨어 수요 조사 : 부족 수량 및 추가 요청분 * 소프트웨어 구매 : 업체 선정 및 구매
소프트웨어 관리체계 구축	* 소프트웨어 규정 작성 : 담당부서 및 담당자 지정 * 소프트웨어 자산조사 실시 : 자산대장 및 현황 마련
불법 소프트웨어 사용 방지	* 직원 소프트웨어 교육 (규정, 소프트웨어 분류 등) * 불법제품 사용 PC 포맷 / 재설치 * PC별 소프트웨어 조사 프로그램 설치 및 검사

 

소프트웨어 저작권 상식

① 회사에서 사용하는 모든 PC는 근로자 개인이 임의대로 불법 소프트웨어를 설치한 경우라도 저작권법 제 141조에 의거 처벌을 받게 된다. 내용은 다음과 같다.

법인의 대표자나 법인 또는 개인의 대리인 · 사용인 , 그 밖의 종업원이 그 법인 또는 개인으 ㅣ업무에 관해서 이 장의 죄를 범한 때에는 행위자를 벌하는 외에 그 법인 또는 개인에 대해서도 각 해당 조의 벌금형을 과한다. 다만, 법인 또는 개인이 그 위반행위를 방지하기 위해서 해당 업무에 관해서 상당한 주의와 감독을 게을리 하지 아니한 경우에는 그러하지 아니한다.

그러나 이러한 사실의 증명은 회사가 해야 하고 계약서, 서약서 등으로 관리하는 정도나 일반적인 관리만으로는 책임을 회피하기 힘들 것이다. 그렇기 때문에 근로자 개개인이 주의해야 한다.

② 불법 소프트웨어가 설치된 개인 노트북을 회사에서 사용하는 경우에도 개인뿐만 아니라 회사에도 책임이 있다. 개인의 것이라 하더라도 회사 내에서 사용하고 있다면 업무용으로 사용된 것으로 처리될 수 있기 때문이다. 이는 회사가 감독의 의무를 다하지 못한 책임을 묻는 것이다.

③ 저작권법상 글꼴자체는 기본적으로 보호대상이 아닌 것으로 판단하는 것이 대부분이다. 하지만 그 자체가 실용적인 기능과 별도로 하나의 독립성인 예술적 특징이나 가치를 지니고 있어 예술의 범위에 속하는 창작물에 해당하는 경우 응용미술저작물로 볼 수 있으므로 주의해야 한다.

④ 소프트웨어를 사용함에 있어 정품임을 증명하기 위해서는 원칙적으로 정품CD와 라이센스(사용허락계약서 또는 사용자증서)를 보유하고 있어야 한다. 이 때 박스의 경우에는 소프트웨어를 직접적으로 증명하는 것이 아니므로 반드시 소지할 필요는 없다.

⑤ NERO, PowerIDID 등의 OEM 소프트웨어는 그 하드웨어(컴퓨터)와 함께 사용해야 한다. 만일 하드웨어를 폐기하게 될 경우에는 함께 폐기해야 한다.

⑥ 만일 회사에서 프로그램을 신규로 설치하기 전에 회사에서 정한 PC담당자에게 반드시 문의 후 설치하거나 소프트웨어 저작권에 관한 공부가 분명 필요하다.