[ 인사/총무 ] 자산관리

자산관리란 개인이나 법인이 보유하고 있는 자산 중에 경제적 가치를 지닌 자산을 경제적인 화폐가치로 산정 · 관리하는 것을 말한다.

기업의 경영활동에 필요한 유무형 자산 취득에서부터 이용, 폐기나 처분 등 자산에 관한 일체의 업무를 총괄적으로 파악하고 효율적으로 운용 · 관리하는 것을 의미한다. 즉, 자산관리는 토지, 건물, 기계장치, 공기구, 비품, 차량운반구 등 회사 자산의 취득 및 관리와 처분과 관련한 제반절차라 할 수 있다.

부서 구분	업무 내용
각 부서	1. 실물자산의 소재와 관리상태 등 현황을 파악한 후 관리한다. 2. 자산의 실지 사용자 등 사용현황에 따른 유지보수 및 폐기를 담당한다. 3. 분실/도난/파손이 발생한 경우 사고원인을 규명해서 조치를 취한다.
총무부서	1. 총무부는 회사자산을 총괄 관리하며, 자산현황 파악과 유지관리를 책임진다.   가. 자산 변동사항 (이동/분할/합산)   나. 반입/반출 등 자산관리 대장의 관리와 보고 업무   다. 자신의 등록 및 관리번호 부여 2. 자산의 취득/폐기/매각 등 자산관리 작업 3. 정기적인 재물조사 실사와 결과 보고 4. 분실/도난/파손 발생 시 원인 규명과 변상 조치 5. 협업부서 자산 관리자의 교육 6. 자산 관리지침 및 업무절차의 보완
경리부서	1. 자산의 취득/이동/폐기/매각 등 자산 변동사항의 전표 반영 2. 자산 관리대장과 전표처리 일치 여부 관리

 

1. 자산의 취득 및 등록 절차

 

 

2. 재물조사

재물조사란 조사의 목적에 따라 다른데, 일반적으로 부동산을 제외한 차량, 비품(일정한 금액 이상의 비품만 조사), 소모품(다량으로 보유하는 경우는 단가와 상관없이 수량을 조사해야 하고 개인지참 문구류는 생략), 기구, 시험시설, 재고자산을 조사하는 것을 말한다.

• 총무부는 1년에 1회 이상 전기 재물조사를 실시해야 하며, 필요하다고 인정될 대에는 수시로 재물조사를 할 수 있다.
• 재물조사 대상은 회사 내 각종 장비, 비품, 소모품 등 재물조사가 가능한 물품으로 한다.
• 재물조사를 실시할 경우 사전에 소속부서장에게 통보해야 한다.
• 재물조사의 물품가액은 취득가액을 원칙으로 하되, 그 가액이 불분명할 때는 시가 또는 견적가에 의할 수 있다.
• 재물조사 실시 후 결과 보고서를 대표이사에게 보고해야 하며, 각 부서장에게 통보한다.
• 물품 사용자는 고의 또는 중대한 과실로 사용 중인 물품을 망실사고나 훼손 또는 파괴하였을 때는 지체없이 소속장에게 보고하고 소속장은 총무부서에 알려야 한다.
• 재물조사의 결과, 물품의 망실, 훼손 등이 발견된 때에는 물품 사용자에게 변상을 명령할 수 있다.

 

3. 재물조사의 목적

 1) 본사 고정자산(기계기구, 집기비품, 전산장비)의 현실성, 신뢰성 있는 조사

 2) 주요 자산 현황에 대한 정확한 파악 및 관리

  ① 물품의 과부족 및 현황 파악

  ② 물품운용상황 및 물품 상태의 완전한 파악

  ③ 운용책임자의 물품관리 철저

 3) 장부자산과 실물자산의 일치 여부 파악 (물품의 정확한 결산 및 보고서 작성)

 4) 자산 관리 상태 및 효율적인 사용 여부 점검

 5) 보유자산의 정리 및 자산 활용의 극대화

 6) 회사 구성원에게 자산의 중요성과 애착심 고취

 

4. 조사 실시 전 협조 및 준비사항

각 팀 물품관리자는 현재 관리 · 운용하고 있는 모든 물품에 대해서 재물조사가 신속하고 원만하게 진행될 수 있도록 다음 사항을 정기재물조사 실시 전까지 준비한다.

• 낱개의 물품은 표식 단위로 묶어서 실사가 쉽도록 배치 (규격단위별로 분류)
• 여러 위치에 분산된 같은 품목은 가능한 한 곳에 배치
• 타부서에 대여한 물품은 이동 상황(사용전환 등)을 정리하거나 또는 본래의 보관장소로 원 위치
• 물품관리자는 아래와 같이 재물조사표 작성

 

5. 재물조사 실시 방법

자체 부서별 조사 결과를 토대로 현장 실사를 한다. 손 · 망실, 불용, 잉여, 부서이동, 관리전환, 초과 등의  문제가 있는 사항을 집중 확인한다.

해당 부서의 관리책임자는 실사에 입회해서 자산상태 및 조사결과를 확인하는 등 적극 협조해야 한다.

재물조사는 폐창식 방법(조사기준일 현재 사용하고 있는 모든 자산에 대해 조사기간 중 일체의 수입과 출급을 중지하고 재고자산에 대한 재물조사를 실시하는 방법)을 원칙으로 하며, 다만 특별한 사유가 있을 경우에는 개창식 방법(조사기간 중 사용하고 있는 모든 자산에 대해 출급을 계속하면서 재물조사를 실시하는 방법)으로 할 수 있다.

재물조사 시 각 팀 총책임자는 실사에 입회해서 소관물품의 활용품 및 불용 대상 결정 등 물품 상태 파악에 필히 참여해야 한다.

조사 대상 물품 전체에 대해서 규격단위(규격식별번호)를 기준으로 조사해야 하며, 품명단위로 조사해서는 안 된다. 재물조사 목록에 없는 물품을 발견 시에는 별도로 초과품 목록표를 만들어 기록한다.

발견된 부족품은 은폐하는 일이 있어서는 안 되며, 부족품은 품명, 규격, 단위, 수량, 상태 등의 기본사항과 그 원인을 정확히 조사해서 부족품 목록표를 만들어 명시한다.

현품이 재물조사 목록표상의 기재내용과 상이할 경우에는 재물조사 목록표상의 물품은 부족품으로, 현품은 초과품으로 집계 처리한다.

대여품은 대여받아 사용하고 있는 부서에서 당해 물품에 대한 재물조사를 실시하고 그 결과를 대여부서에 통보해야 한다.

 

6. 재물조사 처리 결과

재물조사 결과 발생한 초과품, 부족품, 불용대상품 등 제반 적출사항은 관련 규정이 정하는 바에 따라 신속 · 정확하게 처리한다.

재물조정이 가능한 초과 또는 부족품은 관련규정에 따라 재물 조정에 필요한 조치를 취한다.

재물조정이 불가능한 초과품은 물품관리 관계 장표에 신규 취득물품으로 등재 처리한다.

재물조정이 불가능한 부족품은 손 · 망실 처리규정에 따라 손 · 망실 처리한다.

불용대상품은 불용품 처분지침에 따라 처리한다.

기록 착오, 누락, 식별불능 또는 착오 수불된 물품의 경우 사무 상 착오임이 명백한 것은 착오부분을 정정한다.

요정비품은 신속히 정비하여 항시 사용할 수 잇는 상태로 유지한다.

재물조사 시 물품의 금액은 표준서식에 기록된 금액으로 하되, 그 금액이 분명하지 않은 때에는 시가 또는 견적가격에 의한다.

 

7. 재물조사 후 조치사항(총책임자)

물품이 장표상 미등재된 경우 재물조사 후 총무부서로 등재 요청을 해야 한다.

각 팀에서 보관하는 물품 중 현재 미사용 또는 향후 사용 계획이 없는 물품은 추후 총무부서에 반납해야 한다.

 

8. 자산 변동 및 손 · 망실 프로세스

 

 

자산의 관리번호 부여 노하우

구매와 관련된 전표나 기안문서 등이 있을 경우 구매 관련된 내용 중 사무용 가구(책상, 의자, 서랍장 등), 사무용 장비(PC, 전산기기 등), 기타 100만원 이상의 회사 비용으로 처리되어 구매된 모든 물품에 대한 리스트를 뽑는다.

세무상 100만원 이하는 즉시 비용처리가 가능하나 100만원 이상은 감가상각을 통해 비용처리가 가능하기 때문이다.

일단 구매 리스트를 뽑고 종류별로 사이즈별로 실수량을 파악한다. 그게 귀찮으면 종류별로 한다.

일단 종류별 수량과 사용부서, 사용자 파악이 끝나면 양식을 만든다. (엑셀, 워드 등)

• 1번 관리번호 : 마약에 체계적인 자산관리를 하고자 한다면 귀찮아도 꼭 만들어야 한다. 자산은 관리번호로 관리가 되기 때문이다. XXX-YYYYY-ZZZZ (XXX = 회사, 부서순의 영문 이니셜, YYYYY - 구매연도, 종류 순 숫자와 영문 조합, ZZZ - 상기 물품의 연속수량, 001 ~ 999까지 숫자)
• 2번 자산명 : 책상, 의자, 서랍장 등으로 분류한다.
• 3번 자산의 사양 및 특징
• 4번 자산의 사용부서
• 5번 자산의 사용자
• 6번 비고 : 기타 참고 내용 기재

단 여기서 이 문서를 회계총무 겸용으로 사용하고자 한다면 감가상각에 대한 부분을 추가한다.

3번과 4번 사이에 구매처, 구매가, 전기 감가상각누계액, 당기 감가상각액, 잔액 순으로 내용이 들어가게 되면 총무와 회계 파트에서 동시 사용이 가능하다. 처음엔 힘들지만 만들어 놓으면 2개 파트의 일이 하나로 해결될 수 있다.