[ 인사/총무 ] 차량 관리

차량관리란 자동차의 운행관리, 구입 및 보관, 운전자 관리, 사고관리, 보험대책 등을 말한다.

차량 관리를 소홀히 해서 사고가 발생할 경우 물적 피해는 물론 인명 피해까지 발생할 수 있어 경영상 큰 손실을 입을 수 있기에 주의를 요한다.

차량관리 대상이 되는 자동차에는 자가용차, 영업용차, 업무용차 등 3종류가 있으며 회사에서 사용하는 업무용차는 구입 이외의 차량관리는 총무 담당자 중에서 선임되나 주로 직접 차량을 관리하는 운전기사가 특별한 관심을 갖고 관리하는 것이 좋다.

차량관리는 어느 일개인의 책임소재를 두고 운영 · 관리하는 것이 아니고 전사적인 차원에서 관리되어야 한다. 대부분의 회사에서는 총무부서 소속으로 차량담당자를 두어 운전자와 차량에 대해 관리를 한다.

차량 보유대수가 많을 경우 도로교통법에 의해 안전운전 관리자를 두어야 한다. 안전운전의 관리내용은 무면허운전 방지, 취중운전 방지, 과로 질병자의 운전금지, 과속운전 금지 등이 있다.

 

운전자 관리

기업의 입장에서는 효율적인 운전자 관리를 통해 교통사고를 줄임으로써 비용을 절감하고 생산 및 이윤을 극대화할 수 있어 무엇보다도 운전자 관리는 중요하다. 운전자 관리는 총무부문의 커다란 관리 항목 중 하나로, 자동차 문제에서 가장 무서운 것은 자동차 사고이고 운전자에 의해 발생할 가능성이 높기에 운전자 관리에 각별히 신경써야 한다.

운전자 관리는 안전운전에 필요한 안전운전 지식이나 기능, 태도를 길러주고 급변하는 교통환경에 순조롭게 적응토록 해 교통사고를 발생하지 않게 해야 한다. 

안전운전 관리자는 운전자들의 심리적 행동 특성을 사전에 파악해서 그 원인을 분석하고 지도 · 감독해야 한다. 운전자를 관리할 때 기본적인 사항을 살펴보면 다음과 같다.

1. 운전자의 인간성을 존중하고 자질의 향상을 위한 지도와 교육을 부단히 할 것
2. 기업경영 이념을 운전자에게 이해시켜 운전자 임무의 중대성을 인식 시킬 것
3. 운전자 임무의 기업적 역할에 대한 책임감을 배양토록 할 것
4. 운전자에 대한 호칭을 운전수라 부르지 말고 운전사 또는 운전기사 등으로 불러주게 해 화합이 이뤄지도록 할 것
5. 관리자와 운전자 간에 대화의 기회를 정기적으로 가질 것. 나이가 젋고 경험이 적은 운저자에 대한 관리는 선임 운전자로 하여금 관리하는 것이 효과적임
6. 운전자의 대기장소나 휴식장소를 마련해서 능률 향상을 도모할 것
7. 운전자의 복무규정 등을 제정해서 운전자에게 철저히 준수케 할 것
8. 운행계획이나 근무배정은 무리하거나 불공정하지 않도록 하고 근무 시간이나 근무교대 등도 제도화해서 근무기강을 확립할 것

 

1) 운전자와 교통사고

교통사고가 발생했을 때 그 원인을 보다 구체적으로 조사하고 그 자료를 기반으로 효과적인 운전자 관리를 통해서 교통사고를 예방하는 것이 중요하다. 그리고 운전자로 하여금올바른 운전습성을 갖게 하며, 안전운전 확보를 위해 필요한 사항은 운전자 개인의 사생활에 관련된 것, 운전 적성, 운전 피로도 등까지 필요한 모든 정보를 수집해서 관리하는 것도 좋다.

만전의 노력을 기울이더라도 많은 자동차를 소유하고 있으면 예상하지 못한 사고가 발생하게 된다. 사고가 발생한 경우는 전후처치가 중요한 문제가 되므로 사고대책에 따른 적절한 행동을 취해야 하며 평소에 잘 교육시킬 필요가 있다.

 

2) 운전자 관리규정

안전운전 관리업무의 효율적인 수행을 위해서 안전운전관리, 조직체계를 갖추는 것이 대단히 중요하다. 특히, 운전자 관리, 차량 관리 등을 위한 기본적인 규정이나 양식은 그 조직실정에 맞게 제정해서 운영되는 것이 반드시 필요하다.

이 규정은 운전자 개개인이 운전업무의 기준을 어디에다 둘 것인가 또 운전자 자신의 운전이 그 조직에 어떠한 역할을 하고 있는가에 대해서 관심을 갖게 하며, 명확한 해답을 갖게 한다.

따라서 안전관리자에 대해서도 관리상의 문제점이나 개선발전을 위한 자료를 제공해 주기도 한다.

관리규정의 종류는 다음과 같다.

구분	관리규정의 종류
관리규정	안전운전 관리규정, 운전자 복무규정, 차량관리규정
관리양식	1) 운전자 관리의 기초 (운전자 대장, 차량 대장) 2) 관리현황을 나타내는 자료 (차량운행일지, 배차신청서, 차량일일점검표) 3) 보고서 양식 (교통사고 발생 보고서, 교통법규 위반 보고서)

 

3) 차량운행관리

운행관리는 안전운전이라는 점에서는 도로교통법 등의 준수가 전제되어야 하지만, 동시에 업무상으로 사용하는 자동차이므로 경영적인 관점에서의 고려도 필요하다.

안전 및 경제성을 고려한 체계적인 운행관리를 통해 사전에 잠재적인 사고 요인을 제거해서 안전한 운행을 확보하고 효율적으로 차량을 운행하는 것이 운행관리의 주목적이다.

구분	관리규정의 종류
효율적인 운행관리를 위한 조건	운행관리를 효과적으로 수행하기 위한 조건 1) 안전운전 관리자의 권한 보장 2) 안전운전 관리자의 체제와 조직의 확립 3) 안전운전 관리자의 헌신적 노력 4) 사내의 안전운전 분위기 조성 5) 운전자에게는 평생직장이라는 인식 각인
운행관리에 있어서 고려해야 할 사항	1) 운전자의 과로는 대형사고 초래 2) 여유 있는 운행 3) 과속운전 근절 4) 안전운행은 준법 운행에서 출발
운행계획 수립 시 필요한 정보	1) 운전자에 관한 정보 : 운전자 수, 학력정도, 운전경력, 운전면허의 종류, 사고경력, 운전 성향, 운전적성, 건강상태, 생활태도, 가정환경 2) 차량에 관한 정보 : 차량대수, 연식, 용도, 최대적재량, 적재함의 용적, 탑승인원, 차량의 성능, 고속주행에의 적합성, 사고경력, 정비상황 3) 업무에 관한 정보 : 수송수요 업무는 지속성/일시성 여부, 운행거리, 소요시간, 수송대상, 화물의 중량, 화물의 종류, 하역방식 4) 기상에 관한 정보 : 강우, 강설, 폭풍우, 안개, 기온 등 기상예보를 통해 수시로 기상정보를 수집, 파악하고 있어야 하며, 이상 기후 시에 발생하는 노면의 결빙, 침수지역, 토사, 붕괴 등의 위험지역에 대한 정보도 조사 5) 도로상황에 대한 정보 : 도로, 건널목, 교량, 터널, 교차로, 교통규제, 교통정체, 기타(급유 장소, 정비공장 등)

 

차량 관리

자동차의 취득에 수반되는 요구 목적, 사용 목적, 사용 전망 상황 등에 종합적으로 판단해서 구입한다. 이는 고정자산의 경우와 마찬가지로 사전정보 입수의 정확성, 매매교섭 절차와 계약방법의 적절성 등이 중요하다.

자동차의 보관 · 보수와 관련해서는 우선 주차장이 문제가 된다. 자사 구내에 여유가 충분한 주차장을 확보한 기업체는 별도로 치고, 좁은 주차장이라든가 임차 주차장 등의 경우는 치밀한 운영 · 관리가 필요하다. 차량의 보수는 자동차마다 보수 책임자를 정해놓고 책임 있게 관리시킬 필요가 있다.

자동차의 취득에 준하는 것으로써 이용취급과 직종, 자동차의 종류에 따라 차량검사료, 보험료 등의 비용 부담방법과 정도가 달라진다. 한편, 가솔린, 오일 등의 주입은 회사가 거래하는 지정 주유소에서 주입하는 것이 좋다.

 

1) 현금구매, 리스 렌터카의 비교

구분	현금 구매	리스	렌터카
명의	이용자	리스사	렌터카 업체
초기비용	차량가격, 등록면허세 5%, 취득세 2%, 공채매입, 연보험료	보증금 (차량가의 0~30%)	없음
유지비용	자동차세, 소모품비, 정비비, 검사비	월이용료	이용료(일 또는 월)
비용손비처리	감가상각비(정률법, 정액법)	리스료 전액	렌터비 전액
유지관리	이용자	리스사	렌터카 업체
번호판	자가용	자가용	'허' 넘버
사고정비	대차 시 별도 비용	대차 무료 제공	대차 시 별도 비용 (본인 과실사유 시)
정비	이용자 직접 처리	Door to Door 서비스	정비지원 서비스

 

2) 신규 차량

회사 신규차량의 구입 시 반드시 자동차 종합보험과 책임보험에 가입해야 한다. 신규차량의 구입 시 차량에 대한 보험계약은 차량의 관리책임자인 총무팀장이 체결한다.

직원 소유 차량을 회사 업무를 위해 이요할 것이 확정된 경우에는 운전자 보험은 전액 회사가 부담해서 가입한다. 

 

3) 구차량의 처리

차량이 구입일로부터 일정한 기간이 경과한 경우나 차량의 주행거리가 일정거리 이상을 주행한 경우 구차량을 폐차 처분하고 신규 차량으로 교체한다.

그러나 일정기간 또는 일정거리를 주행하지 않아도 노후화에 따른 수리비 과다 소요 등 특이한 사유의 발생으로 차량을 조기 교체하고자 하는 경우에는 사전에 총무팀장의 승인을 받도록 한다.

 

4) 차량의 등록

특정 자동차에 대해 법률 관계를 가지게 하기 위해 공부상에 등재하는 행위 또는 그 등재 사항을 차량의 등록이라 한다.

• 신규 등록 : 등록되어 있지 아니한 자동차를 등록원부에 등록
• 변경 등록 : 등록원부에 기재된 사항에 변경이 있는 경우 그 사실을 등록 원부에 등록
• 이전 등록 : 등록된 자동차의 소유권자가 변경된 경우 등록원부에 소유권 변경사항을 등록
• 말소 등록 : 등록된 자동차에 대한 기존의 등록 효과 및 도로운행 요건을 소멸하게 하는 등록 

5) 자동차 검사

자동차의 동일성 확보, 불법 구조 변경 방지, 보험가입 여부 확인 등 각종 법령준수 여부를 확인하여 범죄를 예방한다.

또한 배출가스를 비롯한 제동장치 등 자동차 구조, 장치 전반의 안전 기준 적합 여부를 정기적으로 확인하여 자동차의 도로 운행 적합 여부를 판단한다.

 

기타

1) 차량운행 내역의 기록

총무팀장은 차량운행일지 및 차량정비일지를 비치해서 차량의 운행 상황 및 차량정비(수리)에 관한 사항을 기록, 관리해야 한다.

운전기사는 매일 차량운행상황을 운행일지에 기록해서 차량주임에게 제출하면 차량주임은 운행상황을 확인해서 차량 관리자에게 제출해서 보고한다.

차량 관리자는 매일 운행일지를 점검해서 운행상황을 확인하고 결재를 받아 처리한다.

일지 작성은 배차 시 직접 운전자에게 설명하면서 인계하고 키 반납 시 일지와 같이 받으면서 확인한다.

 

2) 차량 주유

차량 주유 시에는 지정된 주유소가 있는 경우에는 ℓ 당 주행거리(연비)를 준수해서 급유를 하며, 지정주유소가 없는 경우에는 ℓ 당 주행거리(연비)를 감안해서 증빙에 의해서 해당부서에 청구를 한다.

출장 시 차량을 사용할 경우 국내여비규정에 따라 제비용에 차량의 운행에 필요한 유류비를 가지급하고 출장에서 복귀한 후 정산한다.

참고적으로 차량별 월간 평균 연비를 계산해보고 주유비 처리를 현금으로 하지 않고 거래은행이 있으면 운행의 주유전용카드를 이용하는 것이 좋다. 카드 결재이기 때문에 정확한 처리가 가능하며 같은 날 여러 번 주유 발생 시 운행일지와 비교해서 어떻게 주유되었는지 확인 후 비정상적인 주유가 발생하면 개인 부담 시킬 수도 있다.

 

3) 차량 주차

차량의 야간주차는 회사 내 지정 주차장을 이용한다. 다만, 부득이한 경우 회사 밖에 주차해야 할 경우에는 총무팀장의 승인을 받는다.

 

4) 차량의 수리 및 정비

차량의 수리 및 정비는 운전자가 총무팀장에게 보고해서 사전에 승인을 받은 후 수리 및 정비를 의뢰하도록 한다. 다만 긴급한 경우에는 사후 결재에 의해 처리할 수 있도록 한다.

 

5) 자가운전

자가운전을 하고자 하는 직원은 자가운전 승인 신청서를 총무팀장에게 제출해서 승인을 받도록 하며, 자가운전 대상자 선정 및 매월 보조비 지급액은 사내 규정에 따라 지급한다.

 

6) 배차 관리

차량을 유지, 관리하기 위한 한 부문으로써 조직 구성원의 요청에 따라 우선 배차 기준을 수립한다.

배차 업무 절차에 따라 배차 관리를 하며, 부수적으로 배차 관리에 따른 운전기사 배정과 운전자 근무 수칙을 추가로 작성한다. 

차량 유지 보수 계획에 따라 차량의 최적 상태를 유지하기 위한 차량의 점검 관리가 필요하며 차량 운영 계획에 따라 차량 운영에 필요한 비용을 관리해야 한다.

배차 우선순위의 기준은 장비 운반, 귀빈 및 주요 고객 대동, 기타 담당 부서장의 승인 등이 있다.

 

 

법인차량 이전 준비 서류

1. 법인 차량을 개인 차량으로 이전하는 경우

양도인 준비 서류	양수인 준비 서류
자동차등록증 원본 법인인감증명서 법인등기부등본 사업자등록증 사본 자동차세 완납 증명서 법인 인감도장	주민등록등본 원본 1부 본인임을 확인할 수 있는 신분증 보험가입 영수증

 

2. 법인 차량을 법인 차량으로 이전하는 경우

양도인 준비 서류	양수인 준비 서류
자동차등록증 원본 법인인감증명서 법인등기부등본 사업자등록증 사본 자동차세 완납 증명서 법인 인감도장	법인등기부등본 사업자등록증 사본 보험가입 영수증