[ 인사/총무 ] 부동산 관리

건물 등 부동산을 관리하는 방법은 여러 가지가 있다.

 

1) 총무부서에서 직접 관리하는 방법

회사 총무부서에서 부동산을 직접 관리하면 회사의 통제가 신속, 정확하고 보존관리가 효율적으로 수행될 수 있다는 장점이 있으나 전문성이 떨어질 수 있다.

 

2) 빌딩관리 전문회사에 위탁 관리

저렴한 비용으로 안정적이고 전문적인 관리를 할 수 있다는 장점이 있으나 의사결정이 신속, 정확하게 이뤄지지 않는다는 단점도 존재한다.

 

3) 직접 관리와 위탁 관리의 장점만을 채택한 혼합 관리방법

일부 필요한 부분만 위탁 운영을 하고 나머지는 직영하는 형태를 말한다. 이는 부동산 관리의 노하우를 획득할 수 있는 장점이 있으나 운영 미숙으로 두 가지 방식의 결점만 노출된다거나 책임소재가 불분명해질 수 있다.

 

사무실의 임대차

1. 사무실 계약

사무실 임대계약을 할 때는 다음과 같은 순서로 진행된다. 단계별로 차근차근 진행하는 것이 중요하다.

임대할 빌딩을 구한다 → 입주 조건(임대가, 계약기간)을 확인한다. → 임대차 계약을 체결한다. → 사무실 인테리어 공사 → 공사 완료 후 입주

1) 준비 사항

계약과 관련하여 빠진 서류가 없는지 반드시 확인한다. 계약을 진행하다 보면 임대인이 다른 서류들을 더 요구할지 모른다. 지겹고 힘들더라도 차근차근 챙겨야 한다.

임대인 준비 사항	임차인 준비 사항
표준 임대차 계약서 사무실 위치 도면 (CAD) 등기권리증 통장 사본 사업자등록증	임차의향서 회사소개서 (회사 카다로그) 법인인감증명서 사업자등록증 법인등기부등본

 

2) 계약 체결 전 유의사항

계약서는 임대인 위주로 되어 있기 때문에 계약 전에 꼼꼼히 살펴보는 것이 필수다. 우선 계약기간을 잘 살펴본다. 계약기간이 짧으면 해마다 임대료가 올라갈 수 있으니 계약기간을 최대한 길게 잡는 것이 좋다. 그 다음은 전세권 설정이 가능한지 살펴본다.

다음으로 전기용량이나 기본시설 용량이 충분한지 확인해야 한다. 사무실을 운영하다 보면 기본시설이 부족해 어쩔 수 없이 추가 공사를 하게 되거나 오래된 설비로 필요 이상의 운영비가 낭비되기도 한다. 절전시설이 잘 되어 있는지, 설비가 오래되지는 않았는지 세밀하게 점검해야 한다. 만약 고쳐야 할 부분이 나온다면 입주 전에 반드시 임대인에게 수리를 요구해야 한다.

 

사무실 임대차 계약 시 알아야 할 용어들

㉮ 임대차 계약 : 건물 주인인 임대인은 공간을 팔고 세입자인 임차인은 임대료라는 비용을 지불하는 계약

㉯ 전대차 계약 : 자신이 세입자인데 거가다 다시 세를 놓는 경우가 생긴다. 이를 전문적인 용어로 전대차 계약이라 한다. 하지만 임대인(건물주) 입장에서는 내 건물의 세입자가 또 다른 세입자를 받아들이는 것을 싫어하여 전대차 계약을 강하게 금지하는 내용을 계약서에 포함시키기도 한다.

㉰ 사무실 명도 : 계약기간이 끝나고 나면 짐을 싸서 이사를 가야 하는데 그간 살았던 세간살이는 물론이고 수도나 전기배관, 칸막이 등의 시설들을 깔끔하게 정리하고 나서 사무실을 돌려주는 것을 명도라 한다.

㉱ 원상복구 : 사무실을 사용하고 계약이 끝나면 원래 상태대로 만들어 줘야 하는데 이런 공사 행위를 원상복구라 한다.

㉲ 연체료 : 남의 사무실에 세를 얻으면 각종 비용을 내야 하는데 제때 내지 못하면 연체료를 내야 한다.

㉳ 손해배상금 : 계약이 다 끝났는데도 이사를 안 가거나 공사를 안 하고 있는 등 약속을 지키지 않아 임대인에게 손해를 입혀 배상하는 것을 손해배상금이라 한다. 보통 임대료의 두 배를 지불하도록 계약한다.

㉴ 계약 기간 : 건물주는 계약서에 쓰여 있는 대로 임대료/관리비를 청구한다. 게약기간이 당해연도 4월1일 ~ 다음연도 3월31일인데 세입자는 4월1일부터 공사를 시작한다면 아직 입주도 안 했는데 임대료/관리비가 청구되기도 한다. 따라서 계약기간과 공사기간을 분리해서 계약해야 한다.

㉵ 임차인 금지조항 : 보통 계약서에는 임차인 금지조항이 있기 마련이다. 입주한 곳과 용도에 맞지 않는 행동을 하면 안 된다는 내용이다. 계약서는 임대인이 유리하게 만들기 때문에 반드시 잘 살피고 계약해야 한다.

 

2. 사무실 이전

사무실 계약해지의 통보는 특약사항이 없는 한 계약기간 중 3개월 전 서면 통보로 중도해지가 가능하다. 사용하고 있던 사무실의 계약해지를 통보하였다면 이사 준비를 서둘러야 한다. 해지 일까지 이사 갈 사무실 인테리어 공사 완료와 사용하던 사무실의 원상복구 공사(시설물 철거)를 완료해야 한다. 따라서 3개월이란 시간이 결코 많은 시간이 아니다.

서면통보로 해지가 성립되면 총무팀 담당자들은 이사 갈 사무실의 인테리어 공사 스케줄을 꼼꼼히 살펴가며, 특히 임원실 공사 사항과 전체 부서의 배치도 도면과 같이 이뤄지고 있는지 특별히 신경을 쓰게 되고 새로 구입하는 가구의 반입 일정도 체크하며 순번을 정해 현장을 방문한다.

사무실 임차 보증금은 사용하던 사무실의 원상복구 완료 후 10일 이내에 임차인 계좌로 자동 임금 된다. 물론 임대인이 요구하는 원상복구 공사 사항이 완료된 후이다.

문제는 원복 공사 완료로 임대인이 승인한 준공계를 손에 쥔 총무 담당자는 보증금 반환이 이상 없이 될 것으로 판단하고 기존 사무실과의 관계가 종료된 것으로 안다.

하지만 임대 사무실에는 임차보증금만 있지 않다. 임차인에 따라 옥탑 안테나 보증금, DID전화 보증금, 주차카드 보증금, 출입카드 보증금 등이 있다. 이러한 각종 보증금들은 임대차 계약과 관련되어 발생한 계약이지만 별도의 계약이 체결되어 있어 임차인이 별도로 요청하지 않으면 지속 계약이 유지될 수 있다. 임차인이 계약해지와 동시에 각종 계약도 해지된 것으로 보고 보증금을 돌려 달라고 할 수도 있지만 문제는 다른 곳에서 발생할 수도 있다.

예를 들어 출입카드 보증금의 경우 처음엔 임대인이 임차인에게 출입카드를 무료로 발급하지만 제작 비용으로 인해 계약 인원보다 많거나 분실 후 추가 발급할 경우 별도 비용을 부담시키거나 나중에 회수를 목적으로 보증금을 받는 경우가 있다. 이런 보증금이 있다는 사실을 나중에 안 임차인은 뒤늦게 출입카드 보증금을 반환해 달라고 요청하지만 임대인은 대신 출입카드 반납을 요청하게 된다. 이때 출입카드를 미리 잘 챙겨두었으면 문제가 없지만 그렇지 않을 경우 직원들도 필요가 없어진 출입카드를 버렸거나 기존 사무실에 방치해 둘 가능성이 높다. 결국 없어진 카드만큼 보증금을 돌려받지 못하게 된다. 분실된 카드에 대해 개인에게 책임을 물릴 수 있지만 미리 공지하지 않은 것에 크게 반발할 수도 있다.

이처럼 임차보증금 외에 추가로 챙겨야 할 보증금이 있는지 꼼꼼히 확인한다.

 

사무실 냉난방 관리 및 청소 관리

1. 난방 관리

시간	주체	주요 업무 내용
07:00 ~ 07:30	경비원	• 가스 ON, 냉온수펌프 ON, 냉각탑 ON • 냉온수기 START • 휀코일 ON, 공기정화기 ON
08:00 ~ 08:30	시설담당자	• 냉온수기 점검 • 각층 가동상태 점검
09:00	경비원	• 냉온수기 가동상태 체크 • 시설담당자에게 가동 상태 보고
10:00	시설담당자	• 각층 온도 체크 • 냉온수기 점검
13:00	경비원	• 냉온수기 가동상태 체크 • 시설담당자에게 가동 상태 보고
15:00	시설담당자	• 각층 온도 체크 • 냉온수기 점검
16:00	경비원	• 냉온수기 가동상태 체크 • 시설담당자에게 가동 상태 보고
18:30	경비원	• 휀코일 OFF, 공기정화기 OFF • 냉온수기 OFF • 가스 OFF • 냉온수펌프 OFF
18:50	시설담당자	• 각종 기계 OFF 상태 점검

 

2. 냉방 관리

시간	주체	주요 업무 내용
07:00 ~ 07:30	경비원	• 가스 ON, 냉각수펌프 ON, 냉온수펌프 ON, 냉각탑 ON • 냉온수기 START • 휀코일 ON, 공기정화기 ON
08:00 ~ 08:30	시설담당자	• 추기작업 (진공작업) • 냉각탑 수위 체크 • 냉온수기 점검 및 각층 가동상태 점검
09:00	경비원	• 냉온수기 가동상태 체크 • 시설담당자에게 가동 상태 보고
10:00	시설담당자	• 각층 온도 체크 • 냉온수기 점검 • 냉각탑 작동상태 점검
13:00	경비원	• 냉온수기 가동상태 체크 • 시설담당자에게 가동 상태 보고
15:00	시설담당자	• 각층 온도 체크 • 냉온수기 점검 • 냉각탑 작동상태 점검
16:00	경비원	• 냉온수기 가동상태 체크 • 시설담당자에게 가동 상태 보고
18:30	경비원	• 휀코일 OFF, 공기정화기 OFF • 냉온수기 OFF, 냉각탑 OFF • 가스 OFF • 냉각수펌프 OFF, 냉온수펌프 OFF
18:50	시설담당자	• 각종 기계OFF 상태 점검

 

3. 사무실 청소 관리

사무실 청소를 정기적으로 하지 않을 경우 미세먼지와 부유 미생물에 노출되어 호흡기 질환을 유발할 수 있고 몸이 찌뿌듯한 것 같고 눈이나 목이 따끔거리고 코도 막히는 것 같다.

퇴근하면 이런 증상들은 씻은 듯 사라지지만 사무실에 출근하면 다시 증세가 나타난다. 

대부분의 사람들이 사무실 내에서 70~80%의 시간을 보낸다. 겨울철 밀폐된 사무실 안에서 오랜 시간 생활하다 보면 두통이나 현기증이 나고 눈과 목에 자극, 피로, 피부발진, 무기력, 불쾌감 등의 증상이 나타나면서 자연히 작업 능률과 기억력이 떨어지게 되는 다양한 증상을 접하게 된다.

이런 증상들을 사무실빌딩증후군(Sick office syndrome)이라고 한다.

사무실빌딩증후군이란 세균과 곰팡이 미세먼지에 의한 공기오염으로 발생하는 두통, 호흡기 이상 현상을 말한다.

사무실빌딩증후군이 생기는 원인은 환경적인 요인의 영향이 큰데, 일반적으로 오염된 실내 공기가 가장 큰 원인으로 꼽히지만 미세먼지는 물론 담배연기와 레지오넬라균, 곰팡이 등의 세균과 미생물, 건축자재에서 나오는 라돈 가스 등의 화학물질이 모두 증후군을 유발할 수 있다.

이 밖에도 전자파와 소음, 실내 온도와 습도, 작업장의 분위기나 개인적인 스트레스 등도 원인들로 지적되고 있다. 겨울철 실내에서 환기를 자주 하지 않으면 실내 공기가 탁하고 건조해지기 십상이다.

사무실 실내환경을 개선한다면 상당 부분은 예방과 치료가 가능하다.

• 사무실 청소는 주기적이고 정기적으로 한다.
• 사무실 바닥 청소는 3개월에 1회 이상 한다.
• 사무실에 카펫이 깔려 있는 경우 주기적으로 진공청소(Vacuum)을 하고 3개월에 1회 이상 카펫 청소를 한다.
• 사무실 청소는 전문청소업체에 의뢰한다.
• 사무실 청소 시 전문업체에 컨설팅을 받아보는 것도 좋다.
• 눈에 보이는 사무실 청소보다 부유미생물 공기 질 개선에 주안점을을 주는 관리시스템이 중요하다.
• 사무실은 자연환경에 가장 가깝도록 조절하고, 일단 자주 환기를 해 실내 온도와 습도를 적절히 유지하는 것이 좋다.
• 실내에 녹색식물을 기르는 것도 공기 정화에 도움이 된다. 이런 식물로는 형광등 불빛에도 잘 자라는 벤자민, 고무나무 등이 있고 햇빛이 잘 드는 곳이면 아이비나 국화 등도 좋다.

사택 관리

사택이란 종업원을 위해 마련한 기업의 시설로써 업무용 사택과 복지용 사택이 있다. 업무용 사택은 광산이나 철도처럼 사업소가 지역적으로 분산되어 있거나 이동이 잦은 경우에 업무상의 필요에 의해 설치하는 것이며, 복지용 사택은 기업 내 후생복지시설의 일환으로써 마련하는 것이다. 즉, 회사가 필요성을 인정해서 직원의 거주 목적으로 사용하게 하기 위해서 소유하거나 임차한 건무르, 부지, 부속설비 등을 말한다.

회사가 소유하거나 임차한 사택의 관리, 운영에 관해서는 관리규정을 두어 규정이 정하는 바에 따른다.

 

1. 임차사택

회사는 필요한 경우 주택을 임차해서 직원에게 사택으로 제공할 수 있다.

임차사택은 전용 면적 기준 일정한 면적 범위 내에서 입주자의 부양가족의 수, 직급 등에 따라 규모를 조정할 수 있다.

입주자는 임차사택을 자기의 책임 하에 회사의 재산에 준해서 관리해야 한다. 임차보증금 또는 전세금에 대한 회수 책임은 보증금(또는 전세금) 지급 부서가 부담한다.

입주자는 사택관리대장, 사택현황ㅍ의 변동사항을 작성해서 유지하고, 사택관리자인 총무팀장에게 통보해야 한다.

입주자가 입주자격 상실, 퇴사의 사유로 임차사택을 퇴거할 경우에는 총무팀장에게 통보해야 한다.

회사는 임차사택의 유지에 있어 다음 각 호의 비용을 부담하며 이외의 비용은 입주자가 부담한다.

 1) 회사 부담

  가) 임차보증금(또는 전세금) 및 채권보전비용

  나) 업무 관련 전화 가설 및 기기 설치

  다) 회사에서 인정하는 집기 및 비품

 2) 입주자 부담

  가) 전기료, 수도료, 오물수거료

  나) 관리비

  다) 기타 통상경비

임차사택에 대한 임차보증금 또는 전세금의 미회수 또는 입주자의 고의, 과실로 인해 회사 재산이 감소하거나 회사가 비용을 부담한 경우에는 입주자는 회사의 손해를 배상해야 한다.

 

2. 자가사택

회사는 필요한 경우 주택을 매입 또는 건축해서 직원에게 사택으로 제공할 수 있다.

자가사택의 입주자는 자가사택을 사용할 때 회사 재산으로써의 사택건물, 부속설비, 비품 등을 선량한 관리자로서의 관리의무를 다해야 한다.

입주자는 사택관리대장 및 사택현황표의 변동사항을 작성하여 유지하고 총무팀장에게 통보해야 한다.

입주자가 입주자격 상실, 퇴사 또는 규정의 중대한 위반으로 인한 사택관리위원회의 퇴거명령으로 인해 퇴거할 경우에는 인계서를 작성해야 하며, 인수자 없이 퇴거할 경우 인수인계서에 준한 회사직원 2인의 확인서를 작성해서 총무팀장에게 통보해야 한다.

회사는 자가사택의 유지에 다음 각 호의 비용을 부담하며 이외의 비용은 입주자가 부담한다.

 1) 회사 부담

  가) 건물, 토지 관련 제세금

  나) 건물 및 부속시설의 보수

  다) 업무 관련 전화 가설 및 기기 설치

  라) 회사에서 인정하는 집기 및 비품

 2) 입주자 부담

  가) 전기료, 수도료, 오물수거료

  나) 관리비

  다) 기타 통상경비

입주자는 고의 또는 과실로 자가사택 및 비품 등을 손괴하여 회사재산에 손해를 끼친 경우 그 보전에 필요한 비용을 배상해야 한다.

 

3. 입주 순위

사택의 입주 순위는 직급, 가족구성원, 입사일자, 기혼자, 현지 무연고자 및 무주택자 순으로 한다. 위의 가족구성원은 4인 이상인 경우를 말한다.

업무수행상 부득이한 경우는 사택의 소재지 지사장이 입주순위를 조정, 운영할 수 있다.

 

4. 입주 절차

사택에 입주를 희망하는 직원은 입주신청서를 총무팀장에게 제출해야 한다.

관리 책임자는 입주 대상자가 확정되면 입주 승인서를 교부한다.

사택의 입주를 승인받은 자는 입주자 서약서를 총무팀장에게 제출하고 입주 사택의 부속시설 및 비품을 담당하는 직원의 입회 하에 확인 후 입주해야 한다.

 

5. 입주자의 의무

입주자는 관리자로서 그 주택을 보존, 유지해야 한다. 입주자는 다음 사항을 준수해야 한다.

1. 상호간의 존중과 예의를 지키며 공동생활의 미풍을 선양한다.
2. 화재, 수재 및 도난을 방지한다.
3. 거주지역 내의 청결을 유지하며 명랑한 생활환경을 유지한다.
4. 거주지역 내에서 질서를 문란케 하는 행위를 금한다.

입주자가 고의 또는 중대한 과실로 주택을 손상시킨 경우에는 지체없이 이를 보수 또는 변상해야 한다.

 

6. 입주자의 금지사항

입주자는 각 호의 행위를 해서는 안 된다.

1. 건물 또는 그 부속시설의 구조 변경
2. 건물 및 그 부속시설의 전대행위 (제3자에의 전대행위)
3. 부양가족 이외의 자와 동거
4. 주택의 거주목적 외 사용
5. 기타 관리책임자가 금지하는 사항

7. 퇴거

입주자는 다음 각 호에 해당하는 경우에는 퇴거사유 발생일로부터 1개월 이내에 퇴거해야 한다.

다만, 관리책임자가 승인하거나 퇴거기한을 정한 때에는 그러하지 않는다.

1. 입주자가 고의 또는 중대한 과실로 본 규정을 위반하였을 때
2. 퇴직 또는 사망
3. 전출
4. 6개월 이상의 장기 휴직
5. 회사의 업무 형편상 입주가 부적당하다고 인정되어 퇴거를 명 받았을 때

 

법인이 사택으로 아파트 등 주택 임차 시 유의사항

법인의 경우 주택임대차보호법상 보호대상이 아니므로 확정일자를 받을 수 없다. 따라서 보증금에 대해 보호를 받을 수 없으며 보호를 받기 위해서는 임차권 설정등기나 전세권 설정등기를 해야 한다.

설정등기를 위해서는 집주인의 동의가 반드시 필요하며 임대인의 동의를 받은 경우 설정비용은 일반적으로 임차인인 법인이 부담하게 된다. 참고적으로 보호되는 대상은 건물분과 토지분 모두 되는 것이 아니라 건물분에 대해서만 권리를 주장할 수 있다.

● 등기신청 시 준비할 서류

임대인	임차인
• 등기권리증 • 인감증명서 • 인감도장 •주민등록초본 (주소이력 포함)	• 법인사용인감 • 법인등기부등본
공통 : 전세권설정계약서(임차권설정계약서) 및 위임장

○ 등기신청서에 첨부할 서면

< 신청인 >

① 위임장

등기신청을 법무사 등 대리인에게 위이함는 경우에 첨부한다.

② 전세권설정계약서 (임차권설정계약서)

등기원인을 증명하는서면으로 첨부한다. 전세의 경우 전세권설정계약서, 월세인 경우 임차권설정계약서

③ 등기필증

등기의무자의 소유권에 관한 등기필증으로서 등기의무자가 소유권 취득 시 등기소로부터 교부 받은 등기필증을 첨부한다. 단 전자신청 지정등기소에서 등기를 완료하고 등기필정보를 교부받은 경우에 그 등기필정보 상에 기재된 부동산고유번호, 성명, 일련번호, 비밀번호를 각 기재(등기필정보를 제출하는 것이 아님)한다. 다만 등기필증(등기필정보)을 멸실해서 첨부(기재)할 수 없는 경우에는 부동산등기법 제49조에 의하여 확인서면이나 확인조서 또는 공증서면 중 하나를 첨부한다.

④ 도면

임차권의 목적이 부동산의 일부인 때에는 임차권이 설정된 부분의 도면을 첨부한다.

< 시 · 구 · 군청 · 동사무소 >

① 등록세영수필확인서

시장, 구청장, 군수 등으로부터 등록세납부서(OCR용지)를 발급 받아 납세지를 관할하는 해당금융기관에 세금을 납부한 후 등록세영수필확인서와 영수증을 교부받아 영수증은 본인이 보관하고 '등록세영수필확인서'만 신청서의 등록세액표지란의 좌측상단 여백에 첨부한다.

② 인감증명서

소유자의 인감증명서(발행일로부터 3월 이내)를 첨부한다.

③ 주민등록표초본

등기권리자의 주민등록초본 (발행일로부터 3월 이내)을 첨부해야 하나, 주민등록증 사본을 첨부해도 무방하다.

 

◎ 등기신청서류 편철 순서

신청서, 등록세영수필확인서, 등기수입증지, 위임장, 인감증명서, 주민등록표초본, 도면, 임차권(전세권)설정계약서, 등기필증 등의 순으로 편철해 주면 업무처리에 편리하다.