[ 인사/총무 ] 사무실 이전관리

1. 사무실 선택 시 점검사항

1) 이사할 위치

이사 갈 곳에 대한 교통 상황, 편의시설 여부, 소음, 악취, 주차(내부 주차시설이 부족할 경우 공용주차장 이용), 범죄율 등 직원들이 안전하게 근무할 수 있는 환경 여부 점검

 

2) 건물

고객들의 방문이 많은 업체는 건물의 외부 디자인이 깨끗하고 세련되었는지 주차에 불편함이 없는지, 출입구나 복도, 화장실 등이 깨끗한지, 고층일 경우 엘리베이터나 에스컬레이터 이용이 편리한 지 등 건물 이용에 대한 편의성을 반드시 점검

 

3) 설비

전기, 냉난방설비, 화장실의 수도, 전기 배선, 인터넷 사용 등 건물의 기능을 원활하게 유지해주는 설비시설들이 문제가 없는 지 점검

 

4) 사무공간

사무실 면적이 직원들이 업무하는데 불편함이 없는지, 조명의 조도, 햇볕이 들어오는 정도, 환기상태는 양호한지, 전기회선은 넉넉한지 등 업무가 이루어지는 공간에 대해 점검

 

5) 가격

건물의 관리비, 임대료, 공과금 등 전반적인 비용 점검

 

2. 사무실 계약 시 점검사항

구분	점검 사항
계약 당사자의 권리 유무 확인	계약을 체결할 상대가 개인인지 아니면 법인인지, 대리인인지 확인해서 대상이 아닌 사람과 계약함에 따라 계약 자체가 무효가 되는 상황을 예방한다.
계약할 사무실에 대한 실제와 공무상 서류의 비교 확인	서류와 실평수 사이에 오차가 없는지 확인하고 지적도면, 측량도, 도면, 토지 등기부등본 등 필요한 서류를 확인해 보는 것이 필요하다. 1) 매도인과 매수인이 정확하게 표기되어 있는가? 2) 매매대금(계약금, 중도금, 잔금)의 액수와 지불방법, 지불시기 등이 정확하게 표기되어 있는가? 3) 목적물(계약대상 건물)의 표시 및 이전 사무실 주소가 기입되어 있는가? 4) 소유권 이전 등기 시기 및 목적물의 명도시기가 명시되어 있는가? 5) 특약사항이 명확하게 기재되어 있는가?
등기부등본	부동산 거래 시 발생할 수 있는 사고를 미연에 방지하기 위해 등기부등본 열람은 필수. 계약금, 중도금, 잔금 등 거래대금을 지급하기 전에 반드시 열람 필요.

 

3. 사무실 이전 시 점검사항

구분	진행 업무	세부 사항
관리	이사 업체	견적서 수취 및 업체 선정
	배치도 작성	부서별 Layout 검토 후 확정
	사무실 운영	복사기/복합기 유지관리 업체 통보
		출입 시스템 견적 및 선정
		SW공제조함 (보증보험 계약 건)
	각종 제작품 제작	회사 우편봉투 (대/소)
		명함 제작
		양식지 (대외공문 등)
		주소 변경 안내장 (우편엽서)
		회사 명판/고무인 등
	기타사항	구독 신문/잡지 정리
		생수/정수기 업체
	이사 조 편성	이전에 따른 세부적인 조 편성
전산/통신	인터넷 변경	이전 일자 및 설치 일자 협의
	인터넷, 통신선로 구축	공사 시행 / 점검
	홈페이지 수정	약도 및 전화번호 수정
공사 및 설비	인테리어 공사	1) 견적서 수취 및 업체 점검 2) 공사 시행 / 점검
	출입문 통제 시스템	공사 시행 / 점검
	냉난방기 및 항온습기	1) 보유 설비 확인 및 부족분 구입 2) 이전 설치 / 점검
	사업부별 장비 이전	1) 이전 계획 작성 2) 부서별 설비 이전 / 점검
	사무실 내부 칸막이	파티션 설치 (이사 업체)
	현판 제작 (빌딩 입구, 1층 로비)	1) 현판 디자인 및 제작 2) 현판 상호 부착
기타 업무	입주 일자 확정 및 접수	1) 입주 일자 통보 2) 화물 승강기 사용 신청
	관리 계약 체결	1) 열쇠 확인 2) 시설물 및 계량기 점검 3) 주차공간 확인 및 차량 등록
	집기 비품 처리 및 구입	1) 잉여 및 구입 비품 파악 2) 집기 비품 발주 3) 잉여 비품 처분
	폐기물 처리	1) 폐기물 선정 2) 처분 비품 구청 신고
	관리사무소	1) 이사 일정 통보 2) 관리비 정산
	공간 배치도 작성	공간 배치도를 미리 작성해서 위치 변동이 반복되지 않도록 한다.
	관리사무실 협조 요청	이전 관리사무소에 협조 요청해서 엘리베이터 사용 승인 및 창문의 탈부착 승인을 받는다.

 

4. 이사 전 준비사항

사전 준비된 배치도를 통해 배치를 완료할 수는 있으나 만약의 사태에 대비해서 당사의 담당 직원이 직접 지시를 해주면 더 효율적인 작업이 될 것이다. 

운반된 물품을 신속하게 배치하기 위해서는 사전에 당사의 담당 직원과 운송업체의 작업 책임자가 미리 물품 반입순서 및 층별, 부서별 배치 계획을 점검 및 확인해야 한다.

 

1) 사무용품 정리

편지지, 봉투, 각종 인쇄물 등은 주소지가 변하면 사용할 수 없게 되므로 미리 재고 파악을 하여 이전 시까지의 소모량을 예상하고 정리해 둔다.

 

2) 배치도 작성 (이사 3~4일 전)

새주소의 사무실을 사전 답사한 후 배치도를 작성하면 위치 변동이 반복되는 일이 없을 것이다.

운반 시작 전 부서별로 출발지 책임자와 도착지 책임자를 선정해서 해당 부서의 이전 물량을 파악함과 동시에 이전 물량의 작업 순위 등을 정하고 지정된 제반 여건에 맞춘다.

 

3) 각종 주소 등록 사항 변경

• 법인등기 변경(이사회 결정 ) : 14일 이내
• 사업자등록 변경 : 14일 이내
• 차량, 중기의 주소 변경 : 10일 이내 부동산 소유자 주소 변경, 증권감독원 거래소에 이전 통보, 우체국에 주소 변경 통보

4) 이사 2일 전에 꼭 점검할 일

각 부서에 있는 액자, 판넬 등은 떼어내어 포장에 유의할 수 잇게 조치해 두고, 폐기할 서류와 비품은 구분해서 운반할 집기와 구분이 되도록 물품배송표를 부착해 이전 작업에 지장이 없도록 한 쪽에 쌓아두면 된다.

 

5) 이사 전 날

이사 당일 분실이 우려되는 자질구레한 물건들을 모아서 포장 박스에 넣고 겉면에 표시를 확실히 해둔다. 

 

5. 내부 정리

1) 책상, 서랍 등 캐비넷류

• 집기 내의 사물 및 서류를 포장
• 책상의 개인사물은 개인 보관 및 개인 포장
• 책상, 서랍, 캐비넷 등은 모두 잠그고 열쇠는 본인이 보관

2) 전화기, 쓰레기통 등 소모품류

• 전화기, 소모품은 박스에 포장
• 쓰레기통들의 내용물을 모두 비우고 같은 종류대로 모은 후 테이프로 접착해서 물품표를 부착

3) 금고

• 금고 내부는 완전히 비운다.
• 안전장치 해제 : 보안 관련 회사에 연락해서 해제
• 대형금고(양문 및 1.8m 이상)는 인출 담당이 열쇠를 소지하여 문 탈착 후 작업 진행을 할 수 있게 한다.

 

6. 사무실 이전 시 신고사항

구분	접수처	신고 방법
고용보험	근로복지공단	보험관계변경사항 신고서를 관할 근로복지공단에 14일 이내에 신고서 제출
산재보험
국민연금	국민연금관리공단	사업장내역변경신고서 관할 국민연금관리공단에 15일 이내에 신고서 제출
건강보험	건강보험공단	사업장 변경 신고서를 관할 건강보험관리공단에 14일 이내에 신고서 제출
산업체 지정	지방 병무청	근무지 이전 시에는 발생 일로 부터 14일 이내에 관할 지방병무청에 신고서를 제출
연수생	중소기업중앙회	사유가 발생한 날로부터 15일 이내에 관할 출입국관리사무소 및 중소기업중앙회에 신고 1) 중앙회 제출 서류   ㄱ) 연수업체 변동사항 보고   ㄴ) 사업자등록증 사본 및 공장등록증 사본 각 1부 2) 출입국 관리사무소 제출 서류   ㄱ) 연수 외국인 변동 사유 발생 신고서   ㄴ) 사업자등록증 사본 및 공장등록증 사본 각 1부   ㄷ) 외국인등록증
기술연구소	한국산업기술진흥협회	사유가 발생한 날로부터 14일 이내에 한국산업기술진흥협회에 신고서 제출
사업자등록증	관할 세무서
법인등기부 등본	관할 등기소
기술혁신 중소기업	중소기업청
주소 이전(우편물)	우체국	주소 이전 안내는 전화 및 인터넷으로 우체국에 신청 가능 최장 3개월까지 가능
전화 이전	전화국	1) 이전 신청 : 국번 없이 100번, 3~7일 전 신청 2) 철거 희망일 및 개통 희망일 지정 3) 전화번호가 변경되나 타 지역 서비스 이용 시 동일번호 이용 가능 4) 전화번호 변경 안내 서비스 이용 가능
전력 이전	한국전력	1) 현 사용 건은 페지신고를 하며, 계량기를 철거 후 금액을 정산납부 2) 이전 후에는 명의변경 신청을 해서 계량기를 당사 명의로 변경하면 되고 별다른 신고기한은 없다. 단, 확인할 사항은 어느 명의로 되었는지, 계량기는 부착되어 있는지를 확인하면 된다.
법인 차량	차량등록소	등기부등본상 주소지 변경 등록 후 15일 이내 차량등록소에 신고하며, 필요한 구비서류는 다음과 같다. 1) 등기부등본 (말소사항 포함, 변경된 주소) 2) 사업자등록증 사본 - 법인인감증명서 3) 차량등록증(변경 대상 차량 전체) - 위임장, 대리인 신분증
건축물 대장	관할 구청
공장등록증	관할 구청
안전관리 대행업체		이전 안내문 및 변경 사업자등록증 사본
보건관리 대행업체		변경 사업자등록증 사본을 이전 후 14일 이내 발송
우리사주 주소 변경	관할 지방고용노동관서
화재보험 주소 변경	화재보험업체