[ 인사/총무 ] 사무실 환경관리

 

사무실이란 사무를 처리하고 정보를 생산하는 공간이면서 사무자가 생각하고 토론하며 휴식을 취하는 생활공간이다.

사무환경관리는 사무원의 건강보호와 사무능률의 향상을 위한 쾌적한 사무환경 조성에 필요한 여러 요소를 관리하는 것이다. 사무원이 쾌적한 환경에서 근무함으로써 사무 능률을 최대한 발휘할 수 있도록 적절한 작업 환경을 정비하고 유지하는 것이 중요하다.

사무의 능률적 처리와 생산성 향상을 목적으로 관리해야 한다. 이와 함께 인간적인 요소와 환경적인 요소도 고려한다.

사무실의 입지조건, 사무실의 구성, 부대시설과 장치 등을 갖추어야 한다.

사무실을 이용하는데 있어 공동시설의 사용 관리, 부대시설의 운영 관리, 안내, 경비, 정리 등이 종합적으로 이뤄져야 한다.

사무를 능률적으로 처리하기 위해 심리적으로나 신체적으로 쾌적한 상태에서 일할 수 있는 적절한 사무환경을 갖춰야 한다.

 

1. 사무실의 위치와 건물 선택

사무실의 위치를 선택하는 것은 기업의 여건에 따라 달라지므로 업무의 성질과 주요거래처, 교통편의, 비용 등 여러 가지 조건을 고려해서 결정하는 것이 바람직하다.

사무실의 위치를 선택할 때 고려해야 할 사항을 살펴보면 다음과 같다.

• 지리적 · 지역적 조건
• 사무 작업을 하기에 적절한 면적
• 사무기기의 공간 확보
• 사무실의 수용 인원 고려
• 제조, 판매, 기타 업무와 사무실의 관련 정도, 즉 사무실과 공장 또는 영업장과의 거리 등
• 우체국, 은행, 관공서 등을 이용하기 편리한 위치
• 확장 가능성 유무
• 사무실의 주변 환경

사무실로 사용할 장소를 물색한 후 정해진 건물이 사무실로 사용하기 적합한지 다음 사항을 고려해야 한다.

• 냉난방 시설, 공기정화 시설, 방음 설비, 조명시설 등의 설비
• 경제적인 측면에서 사무실의 평당 가격을 다른 사무실과 비교
• 인적 · 물적 시설 배치의 용이성
• 색채, 조명, 방음, 환기, 청결 등 사무환경이 제대로 갖춰져 있는지 여부
• 거래처와의 거리, 교통환경, 상가 등 주변 편의시설
• 대외적인 업무를 원활히 수행할 수 있는 지 여부
• 사무실 건물의 소재지와 명칭의 적절성
• 건물의 외관
• 광고선전에 도움 여부
• 건물의 유지비, 임대료, 관리비 등 소요경비

2. 사무실 임차 시 주의해야 할 법적 문제

사무실 임대는 주택 임대와는 달리 상업성이 있어 법적으로 주택 임대와 요구사항이 다르다. 따라서 사무실을 임대할 때 아래와 같은 사항을 주의해야 한다.

 

1) 임대 계약서 작성

사무실을 임대할 때 꼭 임대계약서를 작성해야 한다. 임대계약서가 없을 경우 비정기 임대로 간주되며 임대인과 임차인은 수시로 계약을 해제할 수 있다.

 

2) 부동산 용도 확인

부동산 임대 시 임차인은 우선 임대 목적이 사무용임을 명확히 전달해야 한다. 주택용 부동산을 임대할 경우 영업집조 신청이 불가능할 뿐만 아니라 기타 문제도 많이 발생하게 된다.

부동산 등기권리증에 부동산의 용도가 명확하게 표시되어 있기 때문에 임대 계약 체결 시 부동산 용도를 확인하여 분쟁이 발생하지 않도록 주의해야 한다.

 

3) 임대인이 부동산을 임대할 권리가 있는지 확인

부동산 소유권자 혹은 사용권자만 부동산을 임대할 권리가 있다.

임대인이 소유권자일 경우 합법적으로 취득한 부동산 등기권리증을 제출해야 하고 임대인이 사용권자일 경우 합법적인 임대 증빙자료와 재임대 가능 증명서류를 제출해야 한다.

그 외 오피스가 공동소유일 경우 전체 소유권자의 동의서가 필요하며 동의서 없이 임대가 이뤄졌을 경우 계약이 무효가 될 가능성이 있다.

 

4) 사전 합의 없이 임의로 재임대 금지

회사 운영 중 경영상황이 안 좋아 사무실의 재임대를 고민하는 경우가 있는데 재임대를 하려면 먼저 임대계약을 체결할 때 재임대 가능 여부를 명확하게 기재해야 한다.

현행 규정에 따르면 임차인이 임대인의 허락 없이 임의로 부동산을 재임대했을 경우 임대인은 일방적으로 계약을 해지할 권리가 있다.

 

5) 인테리어 문제 해결

사무실을 임대할 경우 계약서상 인테리어 가능 여부와 계약 만료 혹은 기타 원인으로 계약을 해제한 후 인테리어 부분에 대한 처리 방안을 명확하게 기록해야 한다.

이 문제를 명확하게 합의하지 않은 채 계약 종료 또는 해지 후 이사를 갈 때 자칫 보증금 반환이 되지 않아 큰 어려움에 처할 수 있게 된다.

 

6) 임대 계약서를 관련 기관에 등록 접수

사무실 임대 계약서는 계약 체결 15일 내로 부동산 소재지의 부동산관리부서에 등록 접수해야 한다. 부동산관리부서에 등록하지 않을 경우 계약서는 유효하지만 제3자에 대항할 수 있는 법적 효력을 가지지 못한다.

 

3. 사무실 배치

사무실은 각각의 업무 특성과 주어진 공간의 면적, 비용 등을 고려해 가장 효율적인 레이아웃을 선택함으로써 업무의 효율을 높일 수 있다. 사무실 배치는 조직관계와 인원수에 맞춰 회의실, 집기, 비품이 달라지므로 업무의 내용과 흐름이 서로 관련성이 있도록 배치한다.

사무실 공간은 가능한 세분화 하지 않고 넓게 사용하는 것이 최근 추세이다. 이렇게 하는 이유는 타부서와 상호 대면할 기회가 많아지고 사무기기의 이용도가 높아지며 공통업무의 집중관리가 쉬워진다.

• 업무에 알맞은 면적을 확보한다.
• 건물의 공간을 잘 활용하도록 한다.
• 불규칙한 형태보다 장방형의 사물실이 경제적인 배치에 유리하다.
• 사무처리나 업무 흐름이 원활하게 흐르도록 한다.
• 주된 부서를 먼저 배치하고 타부서를 나중에 배치한다.
• 고객이 많은 부서는 입구 근처에 배치한다.
• 업무상 관련 이 깊은 부서는 가능한 한 가깝게 둔다.
• 부서 확대 등 장래를 예측해서 융통성 있게 배치한다.
• 자주 사용하는 사무용품은 그것을 사용하는 직원 가까이에 배치한다.
• 관리자, 감독자는 가능한 한 부하직원의 후면에 위치토록 한다.
• 통일된 사무용 가구를 사용하여 기기의 호환성을 높이고 구성원 간의 평등감을 준다.
• 광선은 좌측 어깨로부터 받을 수 있도록 배치한다.

책상 배치는 대항식과 동향식이 있는데 각각의 장단점은 아래와 같다.

1) 대항식 : 서로 마주 보게 배치하는 방식

장점	단점
• 점유 공간이 적다.  • 대인 의사소통이 촉진된다. • 전화기를 공동으로 사용할 수 있다.	• 작업에 집중하기 어려울 수 있다.  • 여유 공간 확보가 어렵다.  • 잡담 기회가 증가한다.   • 감독이 어렵다.

2) 동향식 : 같은 방향을 향하게 배치하는 방식

장점	단점
• 대인 의사소통이 적을 때 유리하다. • 감독하기에 편리하다.	• 대항식에 비해 10~20% 공간이 더 필요하다.  • 전화 대수에 따른 불편함이 발생한다 • 의사소통이 상대적으로 어렵다. • 연속적인 사무 흐름이 어렵다.

합리적으로 사무실을 배치하면 다음의 효과를 볼 수 있다.

• 사무관리의 흐름을 원활하게 함으로써 업무의 능률을 높인다.
• 사무실 면적을 유효적절하게 활용하며 공간관리의 합리화를 꾀한다.
• 사무처리 과정에서 생기는 보행거리, 물품운반 거리, 의사소통을 위한 정보전달 거리를 단축시켜 시간과 노력을 절약하고 사무비용을 줄여 결국 사무 원가절감의 효과를 가져온다.
• 감독자의 입장에서 근로자들을 감독하기 쉽게 한눈에 볼 수 있다.
• 실내외 근무환경의 정리정돈은 근로자의 건강과 안전을 도모하고 편의를 촉진시켜 만족감을 제공한다.
• 고객이나 방문객들에게 편의를 제공함으로써 좋은 인상을 심어준다.
• 장래의 업무량 증감이나 회사의 성장에 대비해서 적절한 융통성을 고려한다.

 

4. 사무기기의 구입과 관리

회사의 규모와 업무량에 따라 가격 대비 성능을 고려하여 구입한다.

목적	사무의 자동화, 업무의 능률 향상
건의	새로운 사무기기 필요 시 구입의 목적과 가격, 성능을 비교해서 상사에게 건의
구입	기기 구입 관련 부서인 총무부서에 구체적 내용을 기재한 후 신청

기기 구입 시 고려할 사항은 다음과 같다.

• 제품의 성능과 가격 비교
• A/S의 편리성과 신속성
• 믿을 수 있는 회사의 제품인지 고려
• 제품 구입 시기의 적절성 확인 : 신제품 출시 시기 및 가격 인하 시기 등을 고려

기기 유지에 대한 관리요령은 다음과 같다.

• 취급 요령을 제대로 숙지한 후 사용한다.
• 제품의 사용 설명서를 정확히 읽고 사용한다.
• 고장 시 대처 방안을 숙지한다.
• 수리 기록부를 작성한다.

 

5. 사무 환경

1) 채광

일조 조정	태양광선 가운데 가시광선을 가능한 한 많이 취하고 유해한 열선이나 자외선이 들어오지 않도록 조절 → 커튼, 블라인드, 흡열유리 등을 이용
채광 분포	실내에 자연광선을 어느 정도 골고루 끌어들일 것인가 하는것 → 바닥 면적에 대한 채광창의 면적을 크게 하거나 인공조명을 이용
유의사항	• 책상 위 또는 기계 등이 직사광선에 노출되지 않도록 한다. • 창 면적을 가능한 크게 한다. • 사무실 내 밝기를 평준화 한다.  • 유리창을 정기적으로 잘 닦아준다.

 

2) 조명

사무실과 같이 많은 사람들이 동시에 비슷한 형태의 작업을 수행하는 공간에서는 가능한 한 일정한 수준의 조명도가 확보되어야 한다.

사무실의 조명도는 눈의 피로와 가장 밀접한 관계가 있는데 빈약한 조명은 눈이나 신경을 피로하게 만들어 두통 유발, 작업의 생산성을 저하시킨다.

쾌적한 조명 조건은 다음과 같다.

• 사무 내용 또는 사무실 사용 목적에 따라 조명도가 적절하도록 할 것
• 조명 방법을 잘 활용해서 빛이 눈에 자극을 주어 눈을 피로하게 하거나 두통을 일으키지 않게 할 것
• 광원과 작업 면적과의 위치를 적절하게 조절해서 명암의 대비가 적당할 것
• 광원의 종류와 채광 방법에 따라 실내로부터 쾌적한 기분을 느끼게 할 것
• 소비전력에 비해 발광률이 높은 광원(LED)을 사용

구분		조명 방법
자연 조명	눈의 피로를 적게 하므로 충분히 활용할 필요가 있다. 이를 위해 창문의 크기, 위치를 조정해야 하며 커튼 등으로 채광량을 조정해야 한다.
인공 조명	창문에서 7~8m 떨어진 곳은 자연 조명이 충분하지 못하므로 인공 조명이 필요하다.
	직접 조명	천장에 비치는 광선을 완전히 막고 광선을 아래로 해서 광선이 목적물에 직접 비치게 하는 방법을 말한다. 광선을 가장 효율적으로 사용하나 눈을 피로하게 만들기 쉽다.
	반직접 조명	일부의 광선은 간접 조명으로 하되 대부분의 광선은 직접 조명으로 하는 방식. 간접 조명은 직접 조명에 비해 효과적이지는 않지만 광선이 직접 눈에 비치지 않기 때문에 사무실에 적합하다.
	간접 조명	광선의 전부를 완전히 천장이나 벽의 위로 향하게 하고 이 상향 광선이 다시 반사되어 아래로 조명하게 하는 방식
	반간접 조명	일부의 광선은 직접 조명으로 하되 대부분의 광선을 반광선으로 하는 방식. 직접 조명과 간접 조명을 절충한 방식으로 사무실 조명으로써 눈에 피로를 주지 않는 가장 효과적인 방법.
	산광적 조명	광선의 전부를 벽, 천장, 바닥 등으로 분산시키는 방법
특수 조명	특수 조명은 주로 VDT(Video Display Terminal) 증후군을 위한 조명으로 사무실에서 생산현장까지 적용되는데 조명 수준, 광도의 비율, 화면반사 등에 관해서 고려되어야 한다.

3) 열환경 (온도, 습도)

열환경은 사무원의 쾌적함은 물론 건강과 작업의 능률 및 생산성에 큰 영향을 미친다.

열환경을 구성하고 쾌적성을 좌우하는 요인에는 온도, 습도, 기류, 복사 온도, 직원의 착의량과 활동량 등이 있다.

실내의 온도 분포가 다르거나 상하부 온도차가 큰 경우 열환경의 쾌적성이 크게 손상된다.

직원들에게 가장 큰 영향을 주는 요인 가운데 하나는 온도와 습도이다.

특히 사무자동화 기기의 도입으로 인해 온도가 올라가는 것을 고려해서 온도를 조절해야 한다.

집무에 알맞은 온도는 20~24℃ 전후이며, 습도는 5~60% 정도이고 29℃가 넘으면 능률이 저하된다.

냉난방 시설을 갖출 경우에는 실내 온도와 실외 온도의 차이가 6℃ 이상 되지 않게 한다.

 

[ 사무실의 온도와 습도 관리기준 ]

계절	온도 (℃)	습도(%)	유효 온도(℃)
봄 / 가을	22 ~ 23	50 ~ 70	19 ~ 20
여름	25	50 ~ 70	21 ~ 22
겨울	20	50 ~ 70	17 ~ 18

[ 불쾌지수와 감각의 관계 ]

불쾌지수	감각
70 이하 70 ~ 75 75 ~ 80 80 ~ 85 86 이상	쾌적한 상태 10명 중 1인이 불쾌 절반이 불쾌 전원이 불쾌 참을 수 없을 정도로 불쾌

* 불쾌지수 = (건구습도 + 온구습도) X 0.72 + 40.6

 

4) 소음

음(音)환경의 쾌적성에 영향을 주는 요인으로는 작업을 함에 있어 방해가 되는 소음과 진동, 음성 및 실내 방송음의 명료도 등이 있다.

소음은 주어진 작업과 관련이 없는 청각적 자극을 의미한다. 최근 사무자동화기기의 증가로 인해 소음 문제가 많이 발생하고 있어 사무실 내의 소음을 최대한 방지하는 음향 조절이 필요하다.

소음은 청각기에 장애를 주며, 건강에 나쁜 영향을 줄 뿐만 아니라 대화의 청취, 주의집중을 방해하고 흥분시키거나 불쾌감을 주어 사무능률에 나쁜 영향을 준다.

 

① 소음이 사람에게 미치는 영향

• 신경을 날카롭게 해서 곧 피로를 느끼게 한다.
• 정신작용을 흐리게 해서 판단력을 둔화시킨다.
• 혈압을 상승시켜 호흡을 방해하고 위의 운동을 억제한다.
• 비관적인 감정을 느끼게 한다.

② 소음을 막기 위한 방법

• 잡담은 억제하고 사무용 대화는 되도록 서로 근접해서 저음으로 하며 전화의 대화도 저음으로 용건만 간략하게 한다.
• 사무실 내에서 걸을 때나 집기를 사용할 때 소음을 내지 않도록 주의하며 소음을 많이 내는 기기는 칸막이를 설치해서 소음을 막아야 한다.
• 사무실 바닥은 가급적 탄력성 있는 재료를 사용해서 소음을 줄인다.
• 외부 방문객은 사무실 안까지 출입하지 않고 별도의 미팅 장소를 마련한다.
• 컴퓨터 등 사무자동화기기를 사용할 때 발생하는 소음을 방지하기 위해 책상에 닿는 부분을 고무판 또는 두툼한 직물로 깔아준다.
• 사무실의 배치를 합리적으로 해서 불필요한 보행이나 큰소리가 나지 않도록 한다.
• 천장이나 벽 등에 흡음재나 방음재를 사용한다.
• 캐비닛이나 기타 비품의 음이 발생하는 부분에 윤활유 등을 사용한다.
• 기계를 놓는 책상 바로 밑에는 서랍을 설치하지 않는다.

 

5) 공기 환경

공기 환경은 실내 환경의 쾌적성보다는 사무원의 안전과 건강 확보라는 측면에서 의미가 크므로 충분한 산소 농도와 공기의 청정도가 유지되어야 한다.

공기 환경에 관계되는 요인으로는 인간의 활동과 연소, 흡연 등에 의해서 발생되는 이산화탄소를 비롯해서 일산화탄소, 분진 등이 있으며 건축재료 및 사무자동화기기로부터 발생되는 오존, 라돈 등이 있다.

이러한 요소들은 실내의 환기량과 실외 공기에 포함되어 있는 일산화탄소, 이산화탄소, 분진 등 공기의 상태에 따라서도 영향을 받는다.

먼지 농도를 낮추기 위해서 창문을 열고 가끔 환기를 하거나 청소를 정기적으로 하는 것이 좋다.

 

6) 색채 환경

색채는 사무환경을 장식해 주는 역할뿐만 아니라 작업에 임하는 마음가짐에 큰 영향을 미치는데, 특히 색채 조절 효과는 사무실 분위기를 밝고 쾌적하게 해 주며 눈의 피로를 풀어준다.

사무실 벽이나 천장, 바닥 등의 색채 조절에 있어 유의해야 할 점은

• 색채는 온도 감각을 지니고 있어서 적색 계열은 따뜻한 느낌을 주고, 청색 계열은 차가운 느낌을 준다
• 차이가 큰 색은 오래 바라볼 때 피로감을 준다.
• 색채는 무게 감각을 지니고 있어서 안정적인 분위기를 만들려면 어두운 색깔은 아래쪽에, 밝은 색깔은 위쪽에 칠한다.
• 색채는 운동성을 지니고 있어서 움직이는 것 같은 느낌을 주는데 밝은 색은 활동적이고 팽창감을 느끼게 하며, 적색 계열은 친근감을 느끼게 하고 청색 계열은 침체감과 소외감을 느끼게 한다.
• 색채는 대조적인 색깔과 비교될 때 더 잘 나타나 보인다.

[ 실내 장소별 적합한 색채 ] 

구분	색채
일반 사무실	• 천장 : 백색, 크림색, 연한 녹색 • 벽 : 황색, 황록색, 녹색, 청색 • 문 또는 벽 아래 부분 : 다색(갈색), 짙은 녹색 • 북쪽 사무실 : 난색 계통 • 남쪽 사무실 : 한색 계통
회의실	강한 색채를 띤 밝은 중간색
접대실	보색을 피하고 중간색
복도	사무실보다 밝은 연한 색 계통

 

7) 공간 환경

사무실 내의 환경은 건축 공간을 구성하는 천장, 벽, 바닥 등과 공간 내에 설치하는 기기류 및 가구 등의 상태에 의해서도 좌우된다.

• 작업자의 심리적 쾌적함에 영향을 비치는 요소 : 공간의 개방감 및 넓이, 실내장식, 재질감, 프라이버시 확보, 정리정돈 상태 등
• 작업의 기능 및 용이성이 영향을 주는 요소 : 개인당 점유 면적, 가구의 기능 조절성, 가구의 배치, 장비의 충족, 수납성 등