[ 인사/총무 ] 행사 관리1 : 개요

 

행사란 일반적으로 정부기관이나 기업에서 업무와 관련하여 시행하는 여러 가지 의식을 말한다.

행사에는 보통 초청된 외부 인사나 내부 인원이 참석하고 행사 순서에는 국민의례가 포함되는 등 의전적인 요소가 많이 포함되는 것이 특징으로 일반적인 집회와 성격이 구별된다.

보통 정기적인 행사와 특별한 상황의 발생으로 인한 특별행사가 있다. 최근에는 활발한 해외 사업으로 인해 해외 관련 행사도 크게 증가하고 있는 추세이다.

각 회사들은 주요 기념일을 축하하기 위한 다양한 행사를 진행한다. 기념일은 통상 정해진 날짜에 진행되기에 예측이 가능하고 매년 반복되므로 총무부서는 미리 사전에 매뉴얼을 숙지해 행사를 진행하는 것이 바람직하다.

일반적으로 행사는 의식행사, 회의 관련 행사, 각종 연회, 전시 행사, 공연 행사 등으로 구분할 수 있다.

의식행사는 창립기념일, 시무식, 종무식과 같이 경사스러운 일이나 특정한 날을 기념할 때 시행하는 행사로 의전 절차를 매우 중시하며 체육대회, 준공식 등의 행사 전반부 순서에 의식 행사를 포함하는 것이 일반적이다.

회의 관련 행사는 어떠한 주제에 대해 발표하고 의견을 수렴하는 행사로, 주주총회, 이사회, 세미나, 워크샵 등의 행사성 회의가 포함된다.

각종 연회는 조찬, 오찬, 만찬 등과 같이 식사를 하며 진행하는 행사와 간단한 음료와 다과를 하면서 환담을 나누는 다과회, 연회가 있다. 연회의 경우 일반적으로 각종 행사의 끝에 부대행사의 일환으로 진행된다.

전시 행사란 신제품, 주요 생산품 등의 홍보를 목적으로 일반 대중들에게 관련 전시품을 보여주는 행사를 말한다.

공연 행사는 문화 예술 행사가 대부분으로 예술 단체와 협찬을 통해 진행하는 것이 보통이며, 일반 대중을 대상으로 음악, 미술, 공연 등을 보여주기도 한다.

 

1. 행사의 종류

기업에서 시행하고 있는 대표적인 행사 중 창립기념일은 기업의 창립을 기념하는 행사로써 보통 기념일 당일에 실시하지만, 휴무를 실시하는 경우에는 기념일 전후일에 실시하기도 한다.

주주총회는 회사별 결산일(2, 3월경)에 실시한다. 행사와 관련된 법적 준수 사항이 상법에 명시되어 있으므로 행사 전 관련 사항들을 면밀히 검토하고 시행해야 한다.

체육대회는 임직원들의 단합을 도모하기 위한 행사로써 야외활동을 하기에 적절한 5월이나 10월경에 실시한다.

시무식은 매년 첫 근무일에 실시하고 주로 고사, 예배 등의 종교행사와 신년 하례식의 행사 형식으로 진행하며, 종무식의 경우 매년 마지막 근무일에 실시한다.

기업에서는 고객 초청 행사, 사회 공헌 관련 행사 등과 같은 여러 종류의 이벤트 행사도 시행하고 있다.

고객 초청 행사는 신상품 설명, 회사 이미지 제고 등을 목적으로 실시하는 행사로 필요 시 실시하며, 사회 공헌 관련 행사의 경우 기업의 사회적 책임을 다하는 행위를 통해 이미지 제고를 목적으로 후원금 전달, 생필품 지원 등의 다양한 행사를 한다.

기공식과 준공식은 보통 건설 현장에서 많이 진행하는 행사로 공사의 시작 시 시공식, 종료 시 준공식을 실시한다.

이외에도 기업에서는 워크샵, 송년회, 기원제 등의 행사도 진행한다.

근래에는 글로벌 시대에 맞게 해외에서도 정부 인사들이 참석하는 등 규모가 크고 다양한 행사를 시행하고 있으며 해외와 관련된 행사의 시행 횟수도 날로 증가하는 추세에 있다.

이와 같이 여러 종류의 행사를 직접 주관하는 부서에서는 행사 본래의 목적을 성공적으로 달성하기 위해 행사의 계획 수립부터 마무리까지 모든 단계에서 세심한 배려와 치밀한 사전 준비가 필요하다.

 

[ 기업의 주요 행사 ]

구분	행사 기간
시무식 주주총회 이사회 체육대회 창립기념일 회사 워크샵	1월 회사별 결산일 (2~3월경) 분기별(3, 6, 9, 12월) 봄(4, 5월) 또는 가을(9, 10월) 회사별 창립일 봄, 가을

 

1) 시무식

시무식은 한 해의 시작을 알리는 것으로 전사원이 참석해서 실시를 한다.

시무식의 날짜는 그 해의 연중 휴일이 끝나는 다음 날로 한다. 그리고 이를 취업규칙에서 정할 수도 있다. 도한 시무식 행사시간은 통상적인 업무 시간으로 하며 특별히 일찍 하거나 늦게 할 필요는 없다.

시무식은 보통 다음 순서로 진행한다.

시무식과 관련해서 식순에 대한 인쇄물과 대표이사 또는 고위 임원이 발표할 신년사와 인사말을 사전에 준비해야 한다.

보통 시무식이 끝나면 부대행사로 다과회 등을 하기도 한다.

 

2) 종무식

종무식은 한 해를 마감하고 새로운 한 해를 맞이한다는 마음으로 서로의 노고를 격려하는 형식으로 진행하는 행사이다. 일반적으로 종무식은 한 해의 말일에 대회의실이나 사무실 등에서 진행한다.

종무식은 일반적으로 다음의 순서에 따라 진행한다.

 

3) 체육대회

채육대회는 임직원의 단합과 조직의 결속력을 강화시키고 적당한 경쟁의식을 유발하여 다 함께 즐기는 행사로 진행한다.

총무부서 주관 하에 진행되며 장소 섭외, 계획, 진행, 완료 보고 및 비용 정산까지 총괄해서 담당한다.

체육대회는 다른 행사와 달리 계절의 영향을 많이 받으므로 봄이나 가을에 진행하는 경우가 많다. 회사들이 대부분 비슷한 시기에 체육대회를 열기 때문에 장소는 최대한 빨리 정해 섭외하는 것이 좋다.

체육대회는 다른 행사와 달리 유니폼, 응원도구, 상품 및 경품 등 추가로 필요한 품목들이 많다. 행사 진행은 총무부서가 자체적으로 할 수도 있지만 필요에 따라 이벤트 회사와 협력해 진행하는 것도 좋다.

이벤트 대행사를 잘 선정하면 업체별 차이는 있겠지만 장소, 음식 등을 턴키로 처리할 수 있다. 행사의 특성상 프로그램, 음향 장비, 전문 MC 등이 필요하다.

천막, 의자, 무대, 현수막 등을 대여해야 하며 치어리더, 공연팀 등은 예산의 여유가 있을 경우 고려하면 된다.

장소와 참가자 등을 고려한 프로그램을 구성하고 프로그램 실행 시 안전과 재미 등 여러 요소들을 검토한다.

재미보다는 비용과 안전을 더 고려해야 한다.

 

4) 워크샵(Workshop)

워크샵을 준비하는 담당자는 먼저 프로그램의 핵심 목표뿐만 아니라 참가자의 요구사항을 식별해야 한다.

워크샵 운영자는 신중한 계획, 조직 및 프레젠테이션 연습을 통해 성과를 증진시키도록 해야 한다.

워크샵의 목적과 기대효과는 다음과 같다.

• 교육을 통한 새로운 정보 공유 및 역량 제고
• 의식 개혁 및 사고 혁신으로 새로운 기업문화 정립
• 극기력을 통한 위기의식 탈피
• 조직의 활성화를 통한 공동 목표 달성
• 신바람 나는 분위기로 신명나는 일터 조성
• 신세대와 기성세대의 인간적 교류를 통한 신뢰감 조성
• 여러 사람들의 의견 취합을 통한 건설적인 결론 도출
• 단체 활동을 통한 조직의 단합과 친목 도모
• 신제품, 신기술에 대한 프레젠테이션
• 이해관계가 대립되는 사람들이 함께 타협안 모색
• 자유로운 토른을 통한 자기 반성과 미래 계획 수립 

워크샵 진행은 참가하는 구성원이 팀을 짜고 자발적으로 참여하는 참여식 진행방식과 외부 전문강사를 초빙해서 행사를 진행하거나 교육 자료 등을 시청하는 강의식 진행 방법이 있다.

워크샵 과정 중 조별 토론 및 발표는 기업 목표 달성을 위한 목표 의식 제고 및 동기부여, 조직 활성화를 위해 가장 중요한 부분이다.

토의 진행을 시작하기 전에 담당자는 원활한 진행을 위해 진행 계획을 미리 정리하고 토론 및 발표 진행 시 효율적으로 운영될 수 있도록 철저히 준비한다. 필요할 경우 외부 전문가를 초빙하여 맡기는 것도 좋다.

워크샵을 마친 후 담당자는 일주일 내에 워크샵 결과에 대한 보고서 및 관련 설문지를 작성해서 제출한다.

워크샵 결과보고서를 작성할 때에는 기본적인 사항을 포함한 워크샵 지출 내역, 토의 결과, 실시 효과, 실행결과 설문 조사표 등을 함께 작성하는 것이 좋다.

워크샵 설문지에는 워크샵을 마친 후 참여자의 생각이나 만족도 또는 건의사항 등을 조사해서 설문지를 작성하면 다음 워크샵을 진행할 때 참고자료로 활용할 수 있다.

 

 

2. 부대 행사의 종류

부대 행사의 종류에는 현장 시찰, 다과회, 테이프 절단식 및 제막식, 기념식수, 현판식 등이 있다.

현장 시찰은 행사 관련 장소의 시설을 돌아보는 행사를 말하며, 주로 준공식, 개관식 등의 부대 행사로 시행한다. 별도의 의식 행사 없이 현장 시찰을 진행한 후 다과회를 실시하기도 한다.

다과회는 행사 참석자들이 모여 식사 또는 다과를 즐길 수 있도록 하는 행사이며, 주로 행사의 마지막 순서에 포함되는 경우가 많다.

취임식, 퇴임식, 송별회 등과 같은 행사는 식사를 하면서 행사를 진행하기도 하며 일반적으로 호텔 등 연회 전문 업체에 위탁하여 준비한다.

테이프 절단식은 준공 행사나 전시 행사에서 많이 시행하고 있으며 보통 식후 행사로 진행하거나 식전에 시행하는 경우도 있다.

제막식은 동상이나 기념비 등의 제작이 완료된 것을 기념하는 행사이며, 동상이나 기념비를 흰색의 천으로 덮어 두었다가 참석 인사들이 걷어내는 방식으로 진행한다.

기념식수는 건물의 준공 또는 특정일을 기념하여 나무를 식재하는 행사이며 보통 의식 행사 종료 후 부대 행사로 실시한다. 식재할 나무를 가식해 두고 참석 인사들이 흙을 몇 삽 퍼 넣는 방식으로 진행되며 식재한 나무 주변에 기념식수의 의미, 날짜 등을 새겨 넣는 표석을 설치한다.

현판식은 입주하는 기관 및 단체의 명칭이 적힌 현판을 건물의 입구에 게시하는 행사로, 일반적으로 기념식수, 다과회 등과 연계하여 진행한다. 참석 인사들이 현판을 게시하거나 현판을 미리 게시한 후 천으로 덮어 두었다가 참석 인사들이 천과 연결된 줄을 당겨 천을 끌어내리는 방식으로 진행한다.

 

3. 행사 운영 계획서 작성

연간 행사 운영 계획서는 경영 환경 분석 자료와 전년도 행사 결과 보고서를 참고하여 작성한다.

연간 행사 운영 계획서를 작성할 때는 우선 행사 종류별 개최 시기를 결정한다. 시무식, 종무식, 창립 기념식은 일정이 확정되어 있으나 그 시기의 휴일 및 회사 일정 상의 사유로 변경될 수도 있다.

체육대회는 야외 활동하기 좋은 시기로 결정하고 정기 주주 총회는 결산 일정에 따라 정해지는데 일반적으로 3월 말까지 실시한다. 각 행사들은 준비 기간을 감안하여 결정해야 한다.

개최 시기를 결정한 후 행사별 소요 예산을 산출하여 전체 예산에 반영해야 한다. 당해 연도 인원 계획을 확인하여 최대 임직원 수를 파악하고 과거 사례 등을 참고하여 행사별 예상 참석 인원을 산출한 후 행사별로 해당 연도의 최대 임직원 수와 행사 참석 인원의 비율을 산정한다. 그리고 이 참여 비율을 참고하여 행사별 예상 참석 인원을 산출하고 전년도 인당 소요 비용을 계산하여 전체 예상 비용을 산출한다.

소요 비용을 산출할 때는 결과 보고서에 명시된 개선 사항과 물가 인상률을 반영해야 한다. 이렇게 산출한 행사 예산은 회사 전체 예산에 반영한다.

다음으로 행사별 담당자를 지정한다. 행사의 규모에 따라 직급별로 담당자를 선정한다. 체육 대회 등과 같이 규모가 큰 행사의 기획은 관련 업무를 최소한 한 번 이상 실시해 본 인원으로 선정하는 것이 좋다.

부득이하게 경험이 부족한 관리자를 선정한 경우 부서장이 수시로 지도, 감독해야 한다. 담당자별로 행사 준비를 포함한 일정과 예산안을 작성한 후 취합한다.

마지막으로 작성된 계획서를 전 직원이 인지할 수 있도록 공지한다. 부서별 연간 일정에 참고할 수 있도록 신속히 공지해야 하며, 타부서와 행사 내용, 일정이 겹치는 경우에 이를 협의한 후 조정하도록 한다.

이런 과정을 통해 연간 운영 계획서를 작성할 수 있다.

 

[ 연간 행사 계획서 사례 ]

시기	주요 행사	세부 사항	담당자	예산	비고
1월	시무식	행사 장소 및 시간 인사말 작성 다과 준비	홍길동 과장	200만원
2월	체육대회 준비	행사 계획 수립 장소 및 이벤트 업체 섭외 부서별 진행요원 선정	김철수 대리	2,500만원	부서별 선수 선발
3월	주주총회	주주총회 소집 통지서 발송 재무제표 공고	재무팀		홈페이지, 신문 공고