[ 인사/총무 ] 행사 관리2 : 실행

 

1. 행사의 기획

기업의 연중행사는 매년 같은 시기에 개최하므로 행사 시기를 사전에 알 수 있어 미리 준비할 수 있다. 총무부서의 업무는 우선 각각의 행사 담당자를 누구로 정할 것인가를 결정하는데서 시작한다.

임명된 사람은 각 행사별 매뉴얼에 따라 준비를 하며 매뉴얼이 없으면 전임 담당자를 찾아 그 동안 진행되었던 사항들을 참조하여 매뉴얼화 시킨다.

행사의 목적에 따라서 사내의 직원들뿐만 아니라 외부의 관계자까지 참석하는 경우가 있다. 특히 연중행사는 1년 1~2회로 그치는 경우가 많으므로 행사 운영방법에 대한 매뉴얼은 구체적으로 작성하는 것이 좋다.

행사를 준비할 때는 일시, 참가자, 장소, 행사내용, 행사 목적 등 육하원칙과 비용을 감안해서 계획을 세운다.

연간 행사 운영 계획이 수립되면 그 일정에 따라 행사별로 각각의 세부 운영 계획서를 작성한다. 행사별 세부 운영 계획서를 작성할 때에는 준비 시간을 고려하여 충분한 여유를 가지고 작성해야 한다. 행사의 의의에 맞는 목적을 설정한 후 그에 따른 장소, 일시, 참석 대상, 초청 인사, 소요 예산 등을 정한다.

본 행사 외에도 행사의 의미를 더하기 위한 식전 및 식후 행사를 준비하는 것이 좋으며, 다과회, 기념식수, 현장 시찰 등의 부대 행사를 포함하여 진행하는 것도 고려해야 한다.

1) 일정

행사를 기획할 때에는 계절, 요일, 시기를 고려하고, 행사 준비 기간을 감안하여 행사 일정을 결정한다. 희망하는 행사 장소의 대여 가능 일자, 기업의 대표 등 행사에 참석하는 주요 인사의 일정을 고려한다. 그리고 타부서의 행사와 일정이 겹치는지 여부를 파악한 후 결정하며, 행사 시간은 참석 인원들의 이동 시간, 행사의 성격 등을 감안하여 결정하도록 한다.

2) 장소

행사의 장소는 일단 행사의 성격, 날씨 등을 고려하여 실내 또는 옥외 장소를 선정한다. 그리고 참석자의 접근성이 좋고 찾기 쉬운 곳으로 선정해야 한다. 대중교통으로 접근하기 용이한 곳이 좋고, 자기 차량으로 이동하는 참석자들이 많으므로 주차 공간이 넓은 곳으로 선정하는 것이 좋다.

또한 행사 참가 인원 규모를 고려하여 협소하지 않고 여유로운 장소를 선정해야 한다. 협소한 장소를 선정할 경우, 이동로가 혼잡하고 좌석이 부족하여 참석자들이 불편을 느낄 수 있으며, 반대로 너무 넓은 곳으로 선정할 경우 빈 좌석이 많아 행사장이 산만하게 느껴질 수 있으므로 유의해야 한다.

행사를 많이 실시하는 시기에는 행사장 선정이 늦어지면 원하는 장소를 대여하지 못해 행사 진행에 막대한 지장을 초래할 수 있으므로 유의해야 한다. 5, 10월에는 많은 기업에서 체육대회를 실시하여 운동시설을 갖춘 장소의 대여 경쟁이 치열하고 1, 12월은 경영전략 회의의 실시가 많아 세미나실의 대여가 어렵다. 요일 중에는 금요일과 토요일 간 1박 2일의 워크샵이 많아 콘도, 세미나실 대여가 쉽지 않다.

행사 장소를 검토할 때는 이와 같은 행사 장소 검토 현황표를 만들어 후보 장소의 장단점과 특징을 한 번에 비교해 보면서 우선순위를 가려내면 적절한 장소 선정에 도움이 된다.

3) 참석 대상 및 인원

행사를 기획할 때는 행사의 규모 및 목적에 따라 참석 대상 및 인원을 선정한다. 행사 참석 인원은 예산 편성의 기초가 되므로 정해진 예산에 의해 참석 범위를 결정하기도 한다. 진행 요원 및 부대 행사로 공연이 있을 경우에는 출연진도 참석 인원의 범위에 포함하기도 한다.

그리고 정부 관계자 등 외부의 주요 인사가 참석할 필요가 있는 경우 관련 부서와 협의하여 결정한다. 외빈의 참석이 확정되면 프로필 등을 첨부하여 보고하며 외빈의 경우 참석 여부에 대한 변동 사항이 많으므로 관련 부서에 수시로 확인하는 것이 좋다.

꼭 참석해야 하는 외빈에게는 초대장을 보내 일정을 알리고 첨석 여부를 미리 체크한다. 초대장 명단을 미리 작성해서 각 부서의 책임자에게 회람시킴으로써 누락되는 인사가 없도록 한다. 또한 중요한 초대손님에 대해서는 사전에 접대할 담당자를 선정해 놓는다.

4) 예산

행사 예산의 경우 연간 행사 운영 계획 수립 시 책정한 예산 범위 내에서 행사 예산을 편성한다. 전년도 행사의 결과 보고서를 참고하여 행사 진행에 필요한 항목을 세세히 분류하여 단가와 필요 수량을 확인하며, 행사 대행업체를 선정하는 경우, 제출한 견적서를 참고하여 예산을 편성한다. 작성된 예산 내역은 차후 체크리스트로 활용토록 한다.

5) 진행 방식

행사 기획 시 행사의 목적에 맞는 주요 내용을 선정한 후 진행 방식을 결정한다.

체육대회의 경우 경기종목, 팀 구성, 경기 진행 방식, 시상 기준 및 내용 등을 결정하며, 본 행사 외의 부대행사가 있을 때에는 행사에 대한 주요 내용과 진행방식을 결정한다. 공연이 포함되어 있는 행사의 경우 공연 내용, 출연진 등을 결정한다. 다음으로는 행사 내용의 진행 순서를 결정한다. 행사 진행 순서에 대해 예상 소요 시간을 확인하고 식사, 치사 등과 같이 행사 진행과 관련된 주요 인사의 역할이 있을 경우에는 관련 부서와 협의하여 확정하는 것이 좋다.

기타 고려 사항으로 행사 진행과 관련하여 외부 기관의 협조가 필요한 사항이 있을 경우 사전에 충분한 협의를 거쳐 동의를 받아두어야 한다.

6) 주차 문제

행사의 규모가 큰 경우 참석 인원의 차량을 주차할 수 있는 공간을 확보해야 하며, 주차장이 협소할 경우 버스로 인원을 수송하거나 대중교통을 이용하는 등의 방안도 준비해야 한다. 행사 장소가 장거리일 경우 인원 수송 계획을 수립해야 한다. 버스를 임차하여 수송하는 것이 일반적이나 단체로 고속버스나 기차 등의 대중교통을 이용하는 경우도 있다. 참석 인원들에게 버스 탑승 장소와 시간을 공지한 후 이용 인원을 파악하여 버스 임차 대수를 결정한다. 버스 출발지는 회사 앞 등 특정한 곳을 지정하여 한 곳에 집결하여 출발하는 것이 일반적이고 도착지는 주요 기차역, 지하철역 등으로 분산하여 지정한다.

7) 진행 요원 선정

진행 요원 운영 계획을 수립할 때는 진행 요원이 필요한 업무 및 인원을 선정한 후 내부 인원이 담당할 것인지 대행업체에 의뢰할 것인지 결정하며 내부 인원이 담당하는 경우 업무별로 대상자를 선정할 때 부서별로 역할을 부여하고 인원을 할당하여 명단을 통보받는 식으로 진행하기도 한다. 또한 행사 종료 후 진행 요원들에게 사례비, 교통비를 지급하거나 기념품을 지급하기도 한다.

8) 행사장 안내

행사장 배치 계획 및 주요 이동 동선을 검토하는 것도 필요한데, 행사장의 단상, 부대 행사장, 주차장 등 주요 시설물들의 위치를 결정한 후 참석자들의 이동 시 불편 사항이 없는지 검토해야 한다.

행사 당일 참석 인원들의 불편 사항을 최소화하기 위하여 확정된 이동 동선을 사전에 공지하고 행사장에 표지판 설치 및 안내 요원을 배치하는 것이 좋다.

 

2. 행사 세부 운영 계획서

행사 세부 운영 계획서는 연간 행사 운영 계획서, 전년도 행사 결과 보고서, 의전 매뉴얼을 참고하여 작성하도록 한다.

우선, 행사의 목적에는 행사를 실시하는 주된 목적을 명기한다.

체육대회의 경우 구성원의 단합 및 애사심 고취를 목적으로 시행하고 창립기념식의 경우 창립일을 기념하며 장기근속자 등 기업의 성장에 기여한 공로자들에 대한 포상을 목적으로 하며, 고객 초청 행사는 기업의 이미지 제고 및 새로운 제품에 대한 홍보를 목적으로 실시한다. 명기된 목적의 내용은 행사의 주제와 추진하고자 하는 방향이 어떤 것인지 쉽게 이해할 수 있도록 작성한다.

다음으로 행사 개요를 작성한다. 행사 일자, 시간, 행사명 및 행사 장소를 기입하고 행사 참석 대상 및 인원을 기입한다. 행사 참석 대상의 인원을 산출하여 기입하고, 임직원들이 전체 참여하는 행사의 경우 과거 사례의 불참률을 참고하여 참석 인원을 산정한다.

경우에 따라 행사장의 규모에 맞춰 참석 인원의 규모를 결정하기도 하며 파악한 참석 인원수는 기념품, 도시락 등의 제작 수량 및 행사 예산 편성에 반영한다. 그리고 주요 일정에는 주요 식순을 시간대별로 기입하며, 장소를 이동하며 진행하는 경우 일정별로 장소를 기입하는 것이 좋다. 주요 인사의 행사 진행상의 역할에 대해서는 한눈에 잘 알아볼 수 있도록 굵은 글씨체나 밑줄을 이용하여 별도 표기하는 것이 좋다.

개요 작성 후에는 행사 진행에 필요한 예산을 항목별로 산출하여 기입하고, 행사 진행 시 필요한 항목이 누락되지 않도록 유의한다. 필요 시 항목별 회계처리 계정을 함께 기입하며 예상하지 못한 비용이 발생할 것을 대비하여 예비비를 여유있게 반영하는 것이 좋다.

다음으로 행사 내용을 작성한다. 행사 내용 및 진행 방식을 육하원칙에 맞게 자세히 기입하고 행사 프로그램이 많을 경우 각각의 진행 내용에 대한 설명을 기입한다.

체육대회의 경우 선수 및 심판지의 구성, 팀별 대진표, 경기별 배점 등과 같이 진행과 관련된 사항을 종목별로 자세히 기입하며 시상식의 경우 시상 내용, 대상자 선정 사유, 시상 내역 등을 기입하고 필요 시 수상자 명단을 함께 기입한다. 특히 부대 행사의 경우 진행 방식에 대해 자세히 기입하는 것이 좋다. 행사 내용은 진행 순서별로 기입하고 참석 내외빈의 주요 역할에 대해서는 별도로 기입한다.

마지막으로 기타 기재 사항을 작성한다.

행사 준비 추진일정을 자세히 기입하고, 작성한 내용은 추후 체크리스트 작성 시 활용한다. 행사 장소로 참석 인원을 수송할 경우 버스 탑승 장소별로 구분하여 인원 및 차량 대수를 기입한다.

진행 요원 운영 계획 작성 시에는 안내, 행사장 통제, 진행 등의 역할에 대한 내용과 필요 인원을 기입하며, 담당자별 주요 업무를 세세하게 작성하고 작성된 내용은 차후에 진행 요원 교육 자료로 활용한다. 그리고 행사장 배치 계획 및 동선을 작성한다. 행사장의 단상, 부대 행사장, 주차장 등 주요 시설물들의 배치 현황을 기재하고, 참석인원 및 주요 인사의 동선을 행사장 배치도 상에 표기한다.

 

3. 행사장 준비

행사장 배치는 보통 단상, 참석자 좌석, 출입 통로, 주차장으로 구분하며 단상 인사들이 미리 도착하여 간단히 티타임을 할 수 있는 공간을 마련하는 것이 좋다.

옥내 행사는 기존의 시설을 최대한 활용하여 배치하고 옥외 행사의 경우 단상을 먼저 배치한 다음 단상을 중심으로 참석자의 좌석, 출입구와 주차장 등을 배치한다. 대규모 행사장인 경우 단상에서 먼 좌석의 참석자들을 위해 단상 양측 또는 참석자 좌석 중간 지점에 대형 LCD 모니터를 설치하기도 한다.

단상은 모든 행사의 중심이 되는 곳이므로 주요 인사의 인원수, 단상에서 이뤄지는 시상 등의 행사 내용을 감안하여 필요한 면적으로 단상을 배치한다. 단상에 자리하는 주요 인사들의 좌석 배치는 참석자의 서열을 기준으로 배치하는 것이 일반적이며, 최근에는 단상에 좌석 배치를 하지 않고 일반 참석자 좌석 제일 앞줄에 배치한다.

국기는 단상을 바라보았을 때 왼쪽에 위치하도록 배치하며, 대규모 행상의 경우 필요 시 국기를 두 곳 이상에 배치할 수 있다. 국기를 게양하지 않은 채 영상만으로 국기를 보여 주어서는 안 되고 국기가 게양된 상태에서 보조 차원에서의 활용은 가능하다.

좌석의 경우 참석자들이 앉을 의자를 충분히 배치해야 하며, 인원이 많을 경우 좌석을 개인적으로 지정하기보다는 단체별로 구분하여 배치하는 것이 좋다.

지정 좌석은 주요 내외빈에 한정하는 것이 좋고 최소한으로 배치해야 한다. 참석자들이 행사의 의의와 주요 일정을 알 수 있도록 행사 안내서를 제작하여 입구에서 안내 요원들이 배포하거나 좌석에 비치한다.

안내서에 식순, 애국가 및 사가 악보, 말씀 자료, 기공식·준공식의 경우 공사 개요, 배치도 등을 첨부하기도 한다. 참석자들이 좌석을 쉽게 찾을 수 있도록 출입구에 안내 요원을 배치하여 안내한다.. 이처럼 참석자 좌석 배치도를 만들면 행사 운영에 도움이 된다.

이외에 행사장 입구와 단상에 행사명을 알리는 표지판 또는 현수막을 설치하는 것이 좋으며 도로 진입로에 출입구 안내 표지판을 설치하여 차량을 이용하는 참석자들이 쉽게 찾을 수 있도록 조치한다.

옥외 행사의 경우 필요 요소마다 임시 화장실과 쓰레기통을 설치하여야 하며, 참석자들에게 제공할 음료수, 다과 등을 놓을 수 있는 테이블을 비치하는 것이 좋다. 다과회, 기념식수 등 부대행사를 준비하는 경우에는 참석 대상, 이동 시간, 이동 방법 등을 충분히 고려하여 적정한 장소에 준비한다.

 

4. 부대 행사 준비

1) 현장 시찰

참석 대상들이 도보로 이동하는 경우 시설물의 주요 부분으로 한정하여 이동 거리를 길지 않게 하여야 하며 갔던 길로 되돌아오게 되는 동선은 가급적 피하는 것이 좋다. 현장 시찰 이동로는 잘 정비하여 안전사고 등의 불미스러운 일들이 발생하지 않도록 유의해야 하며 필요 시 바닥에 카펫을 깔거나 안내 표지판을 설치한다. 안전 보호구 또는 별도의 방호복이 필요한 경우 현장 시찰 이동로 입구에 준비해 두어야 하며 출구에는 거울, 머리빗, 물수건 및 보호구 등을 벗어 놓을 테이블을 준비하는 것이 좋다.

2) 다과회

다과회장의 준비는 전문 업체에 의뢰하여 준비하는 것이 좋으며 음식, 다과 테이블, 꽃, 얼음 장식물 등의 배치는 충분한 협의를 통해 세심하게 준비해야 한다. 필요 시 입구에서 내외빈 좌석까지 카펫을 깔 수도 있으며 외빈이 외국인일 경우 통역 인원을 준비하는 것이 좋다. 음향 시설을 설치하거나 실내 악단을 배치하여 다과회장 분위기를 부드럽게 조성하기도 한다.

3) 테이프 절단식

테이프 절단은 내외빈들이 도로나 건물의 출입구에서 건물을 등지고 위치하는 것이 일반적이다. 테이프는 5색으로 된 테이프를 준비하며 양쪽의  기둥에 묶어 고정한다. 안내 요원이 내외빈들에게 가위와 장갑을 주고 위치를 안내한 후 진행자의 신호에 따라 테이프를 절단하는 방식으로 진행한다. 테이프 절단이 끝나면 안내 요원들은 장갑, 가위, 절단된 테이프 등을 바로 건네받는다..

4) 제막식

제막식은 기념비나 동상 등을 상단부터 하단까지 흰 천으로 미리 덮어두며, 당김줄은 내외빈 수대로 준비하거나 양옆으로 각각 길게 한 줄씩 준비하는데 내외빈들이 모두 잡을 수 있도록 충분히 길게 준비한다. 제막 후 기념비나 동상의 의미 등을 설명하는 순서를 포함하는 것이 좋다.

5) 기념식수

기념식수를 하는 장소는 눈에 잘 띄는 장소를 선정하며 수종은 지역 토양에 잘 적응하는 수종을 준비한다. 선정된 장소에 나무를 가식 하여내외빈들이 몇 삽 정도 흙을 퍼 넣으면 완전히 심어질 수 있도록 한 후, 기념식수 주변에 곱게 거른 흙을 삽으로 뜨기 편하게 쌓아 둔다. 안내 요원들이 내외빈들을 기념식수 주변에 일렬 또는 원형으로 정렬하도록 안내한 후 진행자의 신호에 따라 내외빈들이 서너 삽 정도 흙을 퍼 넣는 방식으로 진행한다. 기념식수 앞에 참여 내외빈의 성명과 행사의 의의, 일자 등을 기록한 표석을 설치하는데 행사가 끝나기 전까지 흰 천 또는 종이로 덮어 놓는다.

6) 현판식

현판을 바라보았을 때 왼쪽에 내외빈 중 서열이 가장 높은 인사가 위치하게 하는 것이 일반적이나, 근래에는 사진 촬영 시 가장 잘 보이는 방향으로 배치하기도 한다. 미리 제작한 현판을 내외빈이 함께 잡고 진행자의 신호에 따라 게시하는 방식으로 진행하며, 현판을 먼저 부착한 후 흰 천을 덮어 둔 위 제막하는 방식으로 진행하는 경우도 있다.

7) 협약식

협약서는 같은 내용으로 2부를 준비하고 양측의 협약 체결자 뒤에 서명을 보조하는 진행 요원을 배치한다. 협정 체결자가 협약서에 서명하면 뒤에 배석해 있는 진행 요원은 협약서를 서로 바꿔 다시 서명하도록 한다. 협약서에 서명한 후 협정 체결자가 서로 계약서를 교환한 후 악수하며 기념사진을 촬영하는 방식으로 진행한다.

8) 발파식

발파 지점은 3~4개소 정도로 배치하고 각각 모래, 백회와 5색의 색소 가루 등을 두 겹으로 쌓아 준비한다. 점화 장소는 행사장에서 1~ 1.5m 떨어진 곳으로 하며, 발파대에 내외빈 인원만큼 스위치를 설치하되, 서열이 가장 높은 인사의 스위치에만 실제 선을 연결한다.

 

5. 행사 진행 준비

행사 준비가 일정에 맞게 진행되는지 여부와 항목별 준비 사항이 빠짐없이 진행되고 있는지 여부를 확인하기 위해서 행사 준비 일정표와 항목별 체크리스트를 작성한다. 행사 진행 일정을 여유 있게 설정해야 준비 과정에서 예상하지 못했던 문제점이 발생할 때 신속하게 대응할 수 있다.

진행 순서에 외빈의 축사가 있는 경우, 초청 대상자 중 서열이 가장 높거나 행사와 관련성이 가장 높은 인사를 선정하여 사전에 협조를 요청해야 한다. 축사의 문안은 해당 인사 측에서 준비하는 것이 일반적이나 행사 주최 측에서 준비하는 경우도 있으며 이때 문안은 3분 이내로 작성하는 것이 좋다.

축사를 하고자 하는 외빈이 많을 경우 행사 진행 시간을 고려하여 2~3명 이내로 조정하는 것이 좋다.

행사 진행자 선정의 경우 내부 인사를 선정할 때 행사 진행 유경험자를 우선 선정하고, 행사의 의의를 잘 이해하고 용모가 단정하며 표준말을 사용하는 사람을 선정하는 것이 좋다. 외부 전문가를 섭외할 때는 행사 세부 운영 계획서를 자세히 설명하고 진행 시나리오를 작성한 후 전달하여야 하며 진행과 관련한 변경 사항이 있을 경우 빠짐없이 관련 내용을 전달하여야 한다.

내부 인사	외부 전문가
⊙ 행사 진행 유경험자 우선 선정 ⊙ 행사의 의의를 잘 이해할 것 ⊙ 용모 단정 ⊙ 표준말을 사용하는 사람	⊙ 행사 세부 운영 계획서를 자세히 안내 ⊙ 진행 시나리오를 작성한 후 전달 ⊙ 진행 관련 변경 사항을 빠짐없이 전달

 

6. 외부 인사 초청

행사에 외부 인사를 초청할 때는 우선 초청 대상을 선정하고, 초청 명단을 작성한 후 초청장을 제작하도록 한다.

고객 초청 행사, 공연 행사 등 행사의 성격상 행사 참석자를 초청하는 경우가 있으며 행사장의 수용 인원 및 불참률을 감안하여 대상자를 선정한다. 행사의 의의에 맞는 인원을 우선 선정하되, 여러 계층에서 참석할 수 있도록 대상자를 선정하는 것이 좋다.

초청 명단을 작성할 때는 대상자의 직위나 성명이 틀리지 않도록 유의해야 하며 행사장 좌석 안내를 고려하여 좌석 배치 구역별로 분류하여 작성하는 것이 좋다. 작성된 명단은 사전에 참석 여부를 확인하거나 행사 당일 참석 체크를 확인하기 쉽도록 연락처를 함께 작성하는 것이 좋다.

초청장에는 행사명, 일시, 장소, 초청 인원, 행사 진행 담당자의 연락처 등이 명시되어야 하며 간단한 인사말과 행사의 목적, 행사장까지의 교통편, 약도 등도 함께 명시하는 것이 좋다. 초청자의 참석 여부에 대한 회신을 요청하여 참석 인원을 예측하고 대체 인원을 선정하는데 활용하기도 한다. 초청장은 2주 이상의 여유를 두고 발송하며, 부득이하게 발송이 늦게 될 경우 사전에 유선으로 안내한 후 초청장을 차후에 발송하기도 한다. 초청장을 입장권으로 활용하여 행사장 입구에서 안내 요원에게 이를 제시하도록 안내하거나 입장권을 별도로 동봉하여 보내는 경우도 잇다. 자가 차량을 이용하는 참석자들을 위해 주차증을 발송하여 차량 앞에 부착하도록 하는데, 제작 시 교통 안내 요원이 쉽게 식별할 수 있도로 크게 제작하고 뒷면에 행사장의 출입구, 주차장 위치를 표기하는 것이 좋다.

 

7. 최종 점검

1) 주요 인사의 역할 점검

행사 진행과 관련하여 인사 말씀, 축사, 경과보고 등의 역할을 맡은 주요 인사에게는 행사 내용과 일정상 본인의 주요 역할에 대해 자세하게 설명하고 연습할 수 있도록 관련 자료를 전달해야 한다. 주요 인사는 행사 당일 여유 있게 도착하여 대기할 수 있도록 안내하며, 돌발적인 상황으로 불참할 경우를 대비하여 역할을 대신할 인원을 준비하는 것이 좋다.

2) 행사장 점검

작성된 체크리스트를 바탕으로 행사장의 모든 시설과 장비의 설치 상태, 초청 인사 참석 여부, 안내문 제작 상태, 진행 요원 참석 여부 등과 같은 준비 상황을 최종 점검해야 한다. 최종 점검은 행사 주관 부서 담당자들이 서로 역할을 분담하여 진행하고 점검 결과를 부서장에게 최종 보고해야 한다. 점검 분량을 고려하여 업무별 담당자를 선정한다. 항목별 준비에 따른 유의사항을 교육한다. 체크리스트 항목에 대해 점검하고 완료 또는 완료 예정 일자를 기입한다. 항목별로 완료 기일을 제시하여 기일 내에 조치되도록 독려한다. 점검 시 준비가 미진한 부분은 보완 대책을 수립한다. 행사 대행업체를 이용하는 경우 준비 상황에 대해 업체 담당자와 수시로 연락하여 점검한다.

3) 행사 시나리오 점검

행사 시나리오는 보통 말하듯이 부드럽게 작성한다. 진행 순서의 소개는 ‘다음은 아무개께서 무엇을 하겠습니다.’라는 식이나  “다음은 아무개의 무엇이 있겠습니다”라는 식으로 작성한다. 소개하는 주요 인사의 직위는 약칭이 아닌 공식 직위명 전체를 사용한다. 작성된 행사 시나리오에 따라 예행연습을 실시하여 어색한 부분을 수정한다. 예행연습에는 행사 관련 진행 요원이 전부 참여하는 것이 좋다. 예행연습을 통해 진행 요원 개인별 임무와 행사 진행 중의 행동 요령을 익히도록 한다. 규모가 큰 행사의 경우 최소 2일 전에 미리 예행연습을 실시하여 미흡한 부분을 보완할 수 있는 시간적 여유를 확보하는 것이 좋다.

4) 주요 인사 좌석 배치 점검

주요 인사 좌석 배치 시에는 서열에 따른 배치를 원칙으로 하며, 누락되는 인사가 없도록 유의한다. 단상을 바라보았을 때 우측 좌석이 가장 상석이며, 우, 좌의 순서로 좌석을 배열해야 한다. 실내의 경우 출입문으로부터 가장 멀고, 전망이 좋은 곳을 상석으로 배치하여야 하며, 원형, 사각형 등에 따라 배치가 상이하므로 테이블 형태를 우선 결정하여야 한다. 다수의 테이블을 사용할 때에는 테이블마다 계층별로 골고루 배치하는 것이 좋다. 남녀 좌석은 번갈아 혼합하여 배치하는 것이 좋으며, 여성을 테이블 끝에 배치하지 않도록 해야 하지만 미혼이거나 여성의 직책에 따른 서열을 기준으로 배치하는 경우에는 예외로 한다. 이를 적용하며 단상 좌석 배치는 이런 식으로 이뤄질 수 있다.

또한 좌석 배치 시 서열이 바뀌거나 지위에 상응하는 좌석이 아닐 경우 모욕적으로 생각하는 경향이 있으므로 유의해야 한다. 좌석 배치의 실수를 방지하기 위하여 관련 부서와 충분히 협의한 후 진행하는 것이 좋다.

5) 말씀 자료 점검

말씀 자료 작성도 필요하다.

행사의 의의와 과정, 요망 사항, 각오와 인사말 등을 포함하여 정중하게 예의를 갖추고 이해하기 쉽게 작성하거나 지나친 수식이나 과장을 자제하고 낭독하기 쉽도록 작성하여야 하고 너무 길지 않도록 작성해야 한다.

말씀 자료의 종류에는 일반적으로 축하의 뜻을 나타내는 행사에서 하는 축하의 글인 축사와 치사, 기념할 일이 있을 때 기념의 뜻으로 표시하는 글로써 주로 행사의 주최 인사가 낭독하는 기념사, 한 일에 대한 감사와 앞으로 할 일에 대한 당부를 표시하는 글로써 주로 외빈이 실시하는 격려사, 이외에도 송별사, 답사, 신년사, 송년사, 조사 및 추도사 등이 있다.

6) 진행 요원 점검

진행 요원을 교육할 때는 조직을 대표한다는 인식을 가지고 행사 종료 시까지 외부 인사에 대해 세심한 배려를 통해 조직 및 행사에 대한 좋은 이미지가 심어지도록 노력할 것을 교육한다. 행사의 의의, 진행 절차 및 소요 시간, 입퇴장로, 주차장 등 행사 전반에 대한 내용과 담당 구역별 임무를 설명하며, 절도 있는 몸가짐과 공손할 말씨로 밝고 정중한 인상을 주도록 노력하고, 고령 또는 장애인 참석자에 대해 세심한 배려를 하도록 교육한다.

진행 요원의 기본 복장으로 남성은 상하 흑곤색 계통의 단색 정장을 입고, 흰색 와이셔츠에 넥타이를 착용하고 단정한 머리와 구두 손질에 회사 배지를 착용하도록 하며, 여성의 겨우 상하의가 같은 색 계통의 투피스에 재킷의 앞여밈을 열지 않은 정장을 입도록 하고 단정하고 수수한 느낌을 주는 화장, 회사 배지를 착용한다.

 

8. 행사 진행

행사는 일반적으로 개회식, 국기에 대한 경례, 애국가 제창, 순국선열 및 순직 임직원에 대한 묵념, 경과보고, 식사(式辭), 포상, 기념사·축사, 식가 제창, 폐회식, 다과회, 식사(食事) 등 부대행사의 순으로 진행되며, 행사의 목적과 필요에 따라 이는 가감 및 수정 변경될 수 있다.

식전 안내는 옥내 행사의 경우 행사장의 전반적인 좌석 배치 상황을 설명하고 참석자들이 지정된 좌석에 착석하도록 안내한다. 퇴장 시의 혼잡을 피하기 위해 퇴장 순서와 요령에 대해 미리 안내하는 것이 좋다. 화재 등의 긴급 상황 시를 대비하여 비상 통로의 위치를 사전에 안내한다.

행사 주요 인사 입장과 관련하여 행사 시작 전에 단상 인사들이 미리 도착하여 주빈을 맞이하는 경우가 대부분이나 별도의 대기실에서 함께 대기한 후 동시에 입장하는 경우도 있다.

주요 인사가 행사장에 입장할 때 사회자는 참석자들에게 이를 알리고, 입장곡을 연주하는 것이 일반적이다. 행사 주요 인사가 지정된 좌석에 자리한 것을 확인한 후 사회자는 개식 선언을 한다.

일반적으로 사회자의 개식 선언과 동시에 팡파르를 연주 또는 방송한다. 다음으로 국민의례를 진행한다. 정식 절차는 국기에 대한 경례 후 애국가 제창과 순국선열 및 순직 임직원에 대한 묵념으로 진행되며, 약식으로 할 경우 국기에 대한 경례 후 순국 선열 및 순직 임직원에 대한 묵념으로 진행한다. 국기에 대한 경례는 사회자의 구령에 따라 모든 참석자가 국기를 향해 기립한 상태에서 실시하며, 경례 방법으로 제복 착용자는 국기를 향해 거수경례를,, 일반 참석자는 오른손을 왼편 가슴에 대고 국기를 주목한다.

식사(式辭)는 일반적으로 행사를 직접 주관하는 조직의 대표가 하며, 감사패 또는 기념품 증정의 식순이 있을 때에는 식사 이전에 하는 것이 일반적이다. 다음으로 치사는 외부 인사 중 서열이 높은 인사가 하는 것이 일반적이며, 여러 인사가 하는 경우에는 서열에 따라 진행한다.

행사 당일 참석 여부를 확인하여 생략 또는 대리자가 있는지 확인한 후 행사 진행자에게 관련 내용을 전달해야 한다.

의식을 거행하는 장소에는 옥내·외를 막론하고 의식을 집행하는 동안 반드시 국기를 게양 또는 게시해야 한다. 이때 국기는 단상의 중양 또는 단상을 향해 바라보아 왼쪽에 위치하는 것이 원칙이다. 태극기와 외국기를 교차 게양할 때에는 밖에서 보아 태극기의 깃면이 왼쪽에 오도록 하고 태극기의 깃대를 외국기의 깃대 앞쪽으로 한다.

행사가 끝난 후 단상 인사가 퇴장하면 일반 초청 인사들에게 퇴장로, 교통편 등 퇴장에 따른 방법을 안내하고 부대 행사가 있을 경우 이에 대한 참석 방법 등을 알린다. 참석자들이 한꺼번에 퇴장하여 안전사고의 우려가 있을 경우 진행자는 안내 방송을 실시하여 사고가 발생하지 않도록 적극 통제한다.

 

9. 사후 관리

행사가 종료되면 계획 수립 시 예상했던 내역과 실제 사용된 내역을 비교하여 비용을 계산하는 비용 정산을 한다.

보통 행사 대행업체를 선정하여 행사를 진행하는 경우에 해당하며, 비용이 계획보다 초과하여 투입된 경우에는 계약 내용에 대해 변경을 해야 하므로 계획 시 누락된 부분들이 없도록 유의한다.

행사에 대한 기본적인 방향이 확정되고 규모가 클 경우 대행업체를 선정해야 하는데 업체를 선정할 때는 우선 기존 거래업체 외에 복수로 설명회 참여 업체를 선정하고 선정된 업체를 설명회에 초청하여 행사 일정, 목적, 규모 등을 설명한다. 설명회에서 충분한 질의응답을 통해 세밀한 부분까지 견적에 반영되도록 유도하고 같은 수준의 항목으로 가장 저렴한 금액을 제출한 업체를 선정하며, 최저가로 제출하였더라도 설명회에서 설명한 사항이 반영되지 않았을 경우를 제외하고 나머지 업체를 대상으로 심사한다. 행사를 직접 운영하는 경우에는 세부 항목별로 견적을 받아 예산을 편성한다.

정산할 때는 계획 수립 시 작성된 견적 내역과 실제 비용이 예산을 초과하였을 경우에는 초과 사유 및 초과 금액에 대해서 별도의 보고서를 작성하여 보고한 후 추가 예산을 받아야 한다.

행사 종료 후 참석자들의 만족도 조사를 통해 의견을 수렴해야 한다. 만족도 조사 방법으로는 직접 면담, 설문 조사, 의견서 접수 등의 방법을 사용한다. 참석자들의 부정적 의견에 대해서 원인을 분석한 후 보완 방안을 수립하고, 보완 방안 및 긍정적 의견에 대해서 차후 행사에 계속 반영될 수 있도록 결과 보고서에 반영한다.

임직원 전체가 참여하는 행사의 경우 만족도 조사의 방법으로 설문 조사를 실시한다. 직원들을 대상으로 설문 조사를 실시하여 행사에 대한 만족도 및 행사에 대한 의견 및 건의 사항을 수렴한다. 임직원들의 대다수가 긍정적으로 생각하는 부분과 부정적으로 생각하는 부분을 명확히 알 수 있도록 설문 항목을 선정한다. 부정적 부분과 건의사항에 대해서는 구체적으로 의견을 제시할 수 있도록 설문조사표를 작성한다. 부정적으로 생각하는 부분에 대해서는 원인을 분석한 후 향후 행사 시 어떻게 보완할 것인가에 대한 개선방안을 마련한다. 설문 조사 내용과 개선 사항은 결과 보고서에 반영한다.

행사가 끝난 후 행사의 성격에 따라 대내외에 홍보의 필요성이 있을 경우 보도 자료를 작성하여 배포한다. 보도 자료에는 행사 실시 내용과 의미에 대해서 설명하고 관련 사진을 첨부하여 홍보하고 필요 시 조직 내 통신망을 통해 임직원들에게도 관련 내용에 대해 홍보한다.

행사 참석 외빈들에게는 행사 참석에 대한 감사의 마음을 전달하기 위한 감사 서한을 작성한 후 발송한다. 그리고 행사 시 협력해 준 외부 기관에도 행사 시 제작한 기념품 등과 함께 감사의 마음을 전달한다.

행사가 마무리되면 행사 내용에 대한 기록 보존과 행사 성과에 대한 분석을 통해 차기 행사 시 더욱 성공적인 진행이 되도록 하기 위한 결과 보고서를 작성한다. 행사 전반에 대한 내용을 포함하고 준비 및 진행 단계에서 잘된 점과 잘못된 점, 개선 사항에 대한 내용을 기록한다. 실 투입된 소요 예산과 임직원 만족도 조사 자료, 행사 사진 자료 등을 포함하여 작성한다.