[ 인사/총무 ] 의전이란 ?

 

1. 의전의 정의

의전은 기업 또는 국가 간에 적용되는 예절이며, 각종 진행 시 나타나는 예법을 발한다. 그러므로 일정한 격식을 갖추어야 하고 공식적인 성격이 강한 예절이라야 의전이라 할 수 있다.

의전은 좁은 의미에서는 국가·외교 행사, 국가원수 및 고위급 인사의 방문과 영접에서 행해지는 국제적 예의(국가의전)를 의미하지만 넓게는 사회 구성원으로서 개개인이 지켜야 할 건전한 상식에 입각한 예의범절(사교의례)도 포함한다.

의전은 행사 때에만 적용되는 것이 아니고 일반적으로 행하는 국가에 대한 예의, 국민의례, 의전 서열, 호칭 등도 의전의 일부이며 군주국가, 사회주의 국가에서 의전이 보다 중시되고 있다.

의전의 영문인 Protocol은 ‘인간 사회를 원활하게 만들기 위한 윤활유’라는 의미로 사용되며, 그리스어의 ‘최고 접착제’라는 뜻을 가지는 Protokollen에서 유래된 것으로, 'Proto(맨처음)' + 'Kollen(붙이다)'로 이루어진 합성어이다.

옛날 사람들이 상거래 관계에서 문서 맨 앞에 붙여서 효력을 부여하는 용지를 뜻하던 말이, 지금은 국가 사이의 공식 외교 문서를 지칭하는 용어로 의미가 변한 것이다.

의전의 역사는 나폴레옹 전쟁 후인 19세기 초 이후 확립되어 1815년 비엔나 의회에서 처음으로 정해지게 되었고  1961년에 체결된 ‘외교 관계에  관한 비엔나 협정’에서 구체화되어 오늘날과 같은 의전 관행이 전파되었다.

의전에는 몇 가지 기본 원칙이 있는데, 우선 현지 관습을 존중해야 한다는 것이다. 이는 상대에 대한 존중으로 의전의 기본이다. 그리고 상호 예의를 지켜야 하고, 의전 시 오른쪽 좌석이 상석이므로 좌석 배치 시 이를 유념하여 실수하지 않도록 한다.  또한 의전에 있어 서열은 중요한 요소로 서열에 맞게 의전해야 한다.

 

기업에서는 대내외적 업무 지원 활동 중 임원 및 사외이사 등에게 행해지는 예절 활동을 의전이라 볼 수 있다.

의전 업무의 대상은 각 기업의 내부 규정으로 정하기도 하지만, 통상 최고의사결정권을 지닌 전·현직 임원 및 사외이사와 동등한 위치에 있는 자에게 적용되며 보통 의전업무는 총무부서에서 담당한다.

 

2. 의전의 범위

의전 담당 부서에서 지원하는 의전의 범위는 앞서 언급한 것처럼 전·현직 임원 및 사외이사와 동등한 위치에 있는 자에게 국한되나 필요에 따라 관련 부서와 사전협의를 거친 후 지원하기도 한다.

지원에는 일반적으로 경호지원, 생일이나 명절 등의 기념일 지원, 골프나 간담회 등의 행사 지원, 각종 편의 지원 등이 포함된다.

 

1) 기념일 지원

의전에서 가장 기본이 되는 것으로 회사에 자부심과 자긍심을 갖게 하고 소속감을 고취시키는 계기가 된다.

회사에 따라 지원하는 대상이 다르기는 하지만 통상 대상자 본인 및 배우자의 생일이나 결혼기념일, 명절 등이 포함된다.

의전 담당 부서에서 해당 업무를 주관하는 것이 일반적이고 지원 품목으로는 케이크, 상품권, 꽃, 과일, 특산물 등이 있으며 직책이나 직급에 따라 조금씩 차등 적용한다.

예우 차원에서 지원하는 만큼 누락되는 일이 없도록 철저히 준비해야 한다. 또한 같은 품목을 지원하는 것보다 매년 품목을 다르게 하는 것이 대상자의 만족도를 높일 수 있다.

 

2) 경호 및 수행 지원

일반적으로 의전의 대상이 되는 사람은 그 신변의 변화가 기업에 중요한 영향을 끼칠 수 있다. 따라서 이러한 불의의 사고로부터 안전을 도모하는 것이 경호의전 업무라 할 수 있다. 

1. 대인 경호로 CEO 및 VIP의 신변 위협이 예상되는 경우 출퇴근은 물론 주택 경호까지 지원한다. 통상 전문 경호업체나 운전기사가 행한다.
2. 공항 수행 업무로 의전 대상자의 국내외 출장 시 신속한 입·출국이 이뤄지게 한다. 통상 출발 전에는 의전 대상자의 여권, 항공기 티켓, 출국신고서를 미리 작성하고, 도착 전에는 미리 출국 수속을 완료한 다음 통관 수속을 지원하는 업무를 담당한다.
3. 출장 수행 업무는 국내외 출장 시 동행해 지원하는데 통상 수행비서가 지원한다.

경호 및 수행 업무는 의전 대상자의 보호와 품위 유지, 질서 유지에 그 목적이 있다. 업무는 의전 담당 부서에서 지원하지만 경호업체 및 기타 지원인력이 경호업무를 수행하는 경우 혹시 발생할지도 모를 사고에 대비해 비상연락체계를 구축해 의사결정을 받도록 한다.

구분	주요 지원 업무 내용
출근	피경호인의 출근 시간과 상황을 경호 수행자는 임무 수행과 동시에 현지에서 실시간으로 의전 담당자에게 무선으로 통보한다.
업무 시간	출근 도착과 함께 경호 진행자는 의전 담당자에게 도착 신고를 구두 또는 유선으로 보고한 후 사내에 대기하면서 담당자의 지시에 따른다. 의전 담당자는 수시로 부서장에게 상황 보고를 한다.
외출	업무 진행상 외출이 필요한 경우 피경호인 비서는 즉시 의전 담당자에게 통보하고 의전 담당자는 부서장과 협의해 행사 진행 여부를 결정한다. 외출 발생 시 의전 담당자는 경호 진행자에게 업무지시를 내린다. 업무 종료 시 경호 진행자는 의전 담당자에게 통보한다.
방문	내외부인 방문 시 확인이 필요한 방문자가 발생하면 피경호인의 비서는 의전 담당자에게 신변 확인 의뢰를 요청하고 의전 담당자의 결과에 따라 업무를 진행한다.
퇴근	퇴근 후 행사 참석 시 비서는 의전 담당자에게 통보하고 의전 담당자는 경호 진행자에게 지시한 후 행사 준비가 되면 경호 진행자는 다시 진행 사항을 보고한다. (부사장 및 담당 비서에게 통보) 퇴근 이후 상황은 의전 담당자의 지시에 따른다.

 

국가의전의 범위

• 국가행사 시 의전
• 주권국가 간 외교행사에 있어 행해지는 의전
• 외교사절의 파견과 접수
• 국가원수 및 고위급 인사의 방문과 영접에 따른 의전

 

 

3. 기본적인 예의범절(사교의례)과 의전

1) 소개

연소자나 하위자를 연로자나 상위자에게 먼저 소개한 후 연로자나 상위자를 소개한다.

 

2) 악수

• 아랫사람이 먼저 악수를 청해서는 안되며 윗사람이 먼저 손을 내밀었을 때만 악수를 한다.
• 악수는 바로 서양식 인사이므로 악수를 하면서 우리식으로 절까지 할 필요는 없다.
• 신사가 숙녀의 손에 입술을 가볍게 대는 것을 Kissing hand라 하며, 이 경우 여자는 손가락을 밑으로 향하도록 손을 내민다.
• 유럽의 프랑스, 이태리 등 라틴계나 중동아지역 사람들의 친밀한 인사 표시로 포옹을 하는 경우가 있다.

3) 명함

• 명함은 원래 남의 집을 방문하였다가 주인을 만나지 못하였을 때에 자신이 다녀갔다는 증거로 남기고 오는 쪽지에서 유래.
• 이 같은 습관은 현재 많이 변모하여, 선물이나 꽃을 보낼 때, 소개장, 조의나 축의 또는 사의를 표하는 메시지 카드로 널리 사용되고 있음.
• 그러나 우리나라에서 처럼 상대방과 인사하면서 직접 명함을 내미는 관습은 서양에는 없으나 명함을 내밀 때는 같이 교환하는 것이 예의.

4) 연회에서 좌석 배치

좌석 배열은 연회 준비사항 중 가장 세심한 주의를 기울여야하는 문제로서 참석자의 인원, 부부동반 여부, 주빈 유무, 장소의 규모 등 여러 가지 요소를 고려하여 결정한다.

좌석배열은 아래와 같이 한다.

• 주빈(Guest of Honor)이 입구에서 먼 쪽에 앉도록 하고 연회장에 좋은 전망(창문)이 있을 경우, 전망이 바로 보이는 좌석에 주빈이 앉도록 배치
• 여성이 Table 끝에 앉지 않도록 함 (단 직책을 가지고 참석하는 여성 제외)
• 외교단은 반드시 신임장 제정일자 순으로 서열을 맞추어 좌석 배치
• 국내 각료급은 정부조직법상의 직제 순으로 서열을 맞추어 좌석 배치
• 원형 테이블의 경우 주빈과 주빈 부인을 상석에 마주 보게 앉도록 하고 Host와 Hostess를 각각 그 옆자리에 앉힌다

[ 출처 : 외교부 웹사이트 ]

 

5) 자동차의 상석

• 운전기사가 있는 경우에는 타고 내리기 가장 편한 조수석 뒷자리가 최상석, 운전석 뒷자리가 차상석, 조수석이 3석, 뒷좌석 가운데 자리가 4석이다.
• 차주가 직접 운전을 할 경우에는 차주와 대등한 위치에서 대화를 나눌 수 있는 조수석이 최상석이고 조수석 뒷자리가 차상석이다.
• 지프인 경우 운전자 옆자리가 언제나 상석이다.

승차 시 상위자가 먼저 탑승을 하며, 하차 시는 반대로 하위자가 먼저 하차하는 것이 관습이다.

하지만 이러한 자리배치 상식이 'Lady First' 원칙과 충돌할 경우 우리는 어떤 것을 우선할지 고민에 빠지게 된다.

이 고민에 대한 해답은 상식과 배려라는 의전의 핵심으로 돌아가는 것이다.

의전은 주어진 규칙을 무조건적으로 적용시키는 것이 아니라, 상대방이 편안함을 느낄 수 있게 배려하는 것이기 때문이다