[ 인사/총무 ] 직무분석 2 : 방법과 절차

 

1. 직무분석의 방법

직무분석의 목적, 분석, 대상에 따라 다르지만, 일반적으로 면접법, 관찰법, 설문지법의 3가지 방법이 가장 많이 사용되고 있으며 그 외의 보완적인 방법으로 중요사건법, 워크샘플링법 등이 있다.

 

1) 면접법

기술된 정보, 기타 사내의 기존 자료나 실무분석을 위해 특별히 제작된 조직도, 업무흐름표, 업무분담표 등을 자료로 해서 담당자를 개별적 혹은 집단적으로 면접해서 직무에 관한 필요한 정보를 수집한다.

면접은 직무에 대해 유사한 질문을 하도록 구조화되어 있으며 분석자는 보통 면접 전에 그 직무에 대해 잘 알고 있어야 한다.

 

구분	내용
준비 단계	1. 면접 대상자들의 상사를 통해 대상자들에게 면접을 한다는 사실과 일정을 미리 알려주어서 관심을 유도 2. 면접에 적합한 조용한 장소를 선정 3. 면접자가 면접대상자보다 더 높은 위치에 있다는 인상을 줄 수 있는 모든 상징을 제거하거나 최소화
개시 단계	1. 대화하기에 편안한 분위기 형성을 위해 면접자는 작업자의 이름을 물어서 대화 중에 사용하고 자신을 소개하고 일반적이고 유쾌한 주제에 대해 먼저 이야기함 2. 면접의 목적을 분명히 밝히고 작업자의 협조가 필요하다는 것을 설명 3. 작업자가 말문을 쉽게 열도록 격려 4. 면접자는 정중한 태도를 지녀야 하고 작업자가 말하는 것이 진지하게 관심 5. 작업자가 중요하게 여기는 목표와 면접을 연관
진행 단계	1. 작업자가 직무수행이 이뤄지는 논리적 순서에 따라 생각하고 이야기 할 수 있도록 도와줌. 만일 직무가 논리적 순서에 따라 수행되는 것이 아니라면 활동의 중요도에 따라 가장 중요한 활동부터 기술하도록 함. 직무에서의 정상적인 활동에는 포함되지 않지만 가끔씩 하는 활동도 언급토록 함 2. 작업자가 방금 한 이야기를 요약하거나 질문을 반복함으로써 작업자와의 대화가 끊기지 않도록 함 3. 작업자가 각 질문에 대한 답을 나름대로 정리해서 이야기할 수 있도록 충분한 시간을 주고 한 번에 하나씩의 질문만을 함 4. 대답이 '예' 또는 '아니오'만으로 나오는 질문은 삼가고 보다 상세한 응답이 나오도록 질문 5. 유도질문을 하지 말 것 6. 간단하고 쉽게 이해되는 언어 사용 7. 작업장에게 마음에서 우러나오는 진정한 관심을 보여줄 것 8. 작업자에게 냉담하거나 오만하거나 권위적이어서는 안 됨 9. 면접을 안정되고 일관된 속도로 진행 10. 완전한 직무분석을 위해 요구되는 모든 종류의 정보를 구체적이고 완전하게 얻음 11. 부서 내의 다른 직무와 분석 대상이 되는 직무간의 관계를 고려 12. 면접 중에 주제를 벗어난 응답을 통제하고 시간을 경제적으로 사용. 응답이 주제를 벗어났을 때는 벗어나기 바로 전까지의 응답을 요악하는 것으로 다시 원래의 주제로 되돌리게 함 13. 면접자는 인내심을 갖고 면접을 진행. 작업자가 혹시 불편해 하거나 신경질적으로 반응을 보이지 않는지 살펴서 적절히 대처.
종결 단계	1. 면접이 곧 끝날 것이라는 것을 알려줌 2. 필요하다면 작업자가 진술했던 내용들을 요약해 보는 시간을 갖음 3. 작업자의 응답이 귀중한 가치를 지니는 정보가 될 것이라고 설명 4. 감사의 말을 끝으로 면접을 마침

 

2) 관찰법

훈련된 직무분석 담당자가 직무수행자를 집중적으로 관찰함으로써 정보를 수집하는 방법이다.

보통 자료는 대화 형식, 체크리스트 혹은 작업표로 구성된다. 이 방법은 직무가 다른 직무담당자 혹은 다른 상황, 시간의 흐름에 따라 현저하게 바뀌지 않는 것을 전제로 하고 있기 때문에 육체적 작업이나 표준화되거나 짧은 순환 과정을 가진 활동을 많이 필요로 하는 직무에 적합하다.

산업현장에서 직무 수행을 직접적으로 관찰하는 경우에도 가급적이면 관찰자의 존재를 노출시키지 않는 것이 좋으며 관찰자의 존재를 의식하지 않도록 하기 위해서 때로는 CCTV나 녹화장치들이 사용되기도 한다. 관찰을 통해 직무에서 작업자들이 행하는 외형적 행동과 작업환경에 관해 생생하게 알 수 있지만 그러한 행동들을 왜 하는지는 알 수 없으므로 관찰법은 한계를 지닌다. 즉 관찰법은 직무가 어떤 환경 속에서 어떻게 행해지는지를 몸소 체험할 수 있는 탁월한 방법이기는 하지만 직무행동이 왜 일어나는지에 관해서는 면접과 같은 다른 방법을 이용해서 파악해야 한다.

 

3) 설문지법

설문지는 보통 표준화되어 있으며 직무담당자가 직무에 관련된 항목을 체크하거나 평가하도록 하는 것이다. 이것은 다른 직무분석법에 비해 시간과 비용이 많이 절약되며 폭넓은 정보를 얻을 수 있다. 또한 구조화된 질문지는 컴퓨터를 이용해서 계량적으로 직무정보를 분석할 수 있다.

그러나 설문지 개발에 많은 시간과 노력이 소요되며, 해석상의 차이로 오류가 발생할 수 있고 면접법에서 얻게 되는 협조와 동기부여 효과의 결여, 융통성이 부족하다는 것이 단점으로 지적된다.

 

구분	방법	특징
면접법	분석원이 직무담당자와 직접 면담	1. 정보의 왜곡 가능성 존재 2. 정확한 정보를 유도하기 위해서 능숙한 질문 필요
관찰법	직무담당자가 하고 있는 일을 직무분석원이 직접 관찰해서 확인	1. 관찰대상자임을 인식하면 왜곡된 정보가 나올 가능성 존재 2. 장시간 소요 3. 사무직이나 관리직 등 지적, 정신적 노동을 추구하는 직무에는 부적합
설문지법	모집하고자 하는 직무정보에 관해서 설문 항목을 상세히 만들어 직무담당자가 직접 기입	1. 비용과 시간이 적게 들고 빠름 2. 설문지 작성이 어려움 3. 질문사항을 정확히 이해하지 못하면 완전한 해답을 얻을 수 없음

 

4) 중요사건법

직무행동 중에서 보다 중요한 혹은 가치가 있는 면에 대한 정보를 수집하는 것을 말한다.

이는 주로 감독자에 의해 수행되며 먼저 중요한 사건이 포착되고 전체로서의 직무에 대한 난이도, 빈도, 중요성 또는 기여도가 평가된다.

중요사건법은 효율적 혹은 비효율적 성과의 체크리스트 개발의 기초가 되기도 한다.

 

5) 워크샘플링법

단순한 관찰법을 보다 세련되게 개발한 것이다. 이 방법은 전체 작업과정 동안 무작위적인 간격으로 많은 관찰을 행해서 직무행동에 관한 정보를 얻는 것이다. 횡단적으로 상이한 여러 직무담당자의 직무활동을 동시에 기록함으로써 전체 직무의 모습을 그려내기도 하고, 종단적으로 한 명 혹은 몇 명의 동일한 직무의 담당자를 관찰할 수도 있다. 이는 전문적인 작업 연구자들이 주로 많이 활용하나 면접과 토의에 의해 보완되어야 하며 직무성과가 외형적일 때 잘 적용될 수 있다.

 

 

2. 직무분석의 절차

직무분석의 절차는 일반적으로 준비단계, 실시단계, 정리단계의 과정으로 이루어진다.

준비단계에서는 예비조사 및 직무단위의 결정, 실시단계에서는 직무정보 수집, 정리단계에서는 직무기술서와 직무명세서가 작성된다.

 

1) 준비단계

준비단계는 예비조사 및 직무 단위의 결정으로 이뤄진다. 예비조사는 각 직무에 관련된 일의 처리과정, 제도, 절차, 팀 내의 업무 분담 관계 등을 조사하고 배경 정보를 수집하는 과정이다.

직무분석은 먼저 개개인의 직무내용에 관한 사실의 파악에서부터 시작되지만 개개인의 직무는 결코 고립되어 있는 것이 아니라 다른 직무와 연관되어 있는 경우가 많다. 따라서 이러한 예비조사가 필요한 이유는 사전에 충분한 정보와 지식 없이 개개인의 직무분석에 들어가면 다른 직무와의 관계 파악이 어려울 뿐만 아니라 시간과 노력을 낭비하고 많은 오류에 빠질 우려가 있기 때문이다.

또한 이 단계에서 분석의 대상이 될 직무의 단위를 결정하는 것이 중요하다. 여기서 직무단위의 결정이란 각 근로자가 현 직위에서 담당하고 있는 과업을 토대로 동일하거나 비슷한 직위를 묶어 하나의 직무로 파악하는 과정을 의미한다.

 

2) 실시단계

실시단계는 본격적으로 직무정보가 수집되는 과정으로 이 단계를 보통 직무분석이라고 한다.

직무분석의 핵심이 되는 단계로써 이 과정을 통해 직무의 내용과 수행 요건 등이 구체적으로 분석된다. 여기서 직무내용의 분석이란 개개의 직무에서 수행하고 있는 일에 대한 내용을 명확하게 나타내는 것으로 한 직무를 다른 직무와 비교해서 일의 종류, 일의 난이도 등을 분석하는 것이다.

또한 수행 요건의 분석이란 그 일을 수행할 때 어떠한 정신적 · 육체적 능력과 기능이 필요한지, 직무수행의 결과에 따르는 책임이 무엇인지, 그 일을 수행할 때 담당자에게 어떠한 위험과 어려움이 있는지 등을 분석한다.

실시단계에서는 앞에서 설명한 여러 가지 직무분석 방법, 즉 실제 직무담당자와의 인터뷰나 직무에 대한 관찰 등이 이루어진다.

 

3) 정리단계

정리단계는 앞에서 얻은 정보를 토대로 직무기술서 및 직무명세서를 작성하는 과정이다. 여기서 직무기술서는 직무조사표에 의해서 제시된 여러 설문항목을 상세하게 기술해서 개선할 점은 개선하고 정리한 후에 그 요점을 기술하는 것이다.

직무명세서는 직무기술서에 의한 직무와 그에 필요한 자격요건을 개인에 초점을 맞춰 일정한 양식에 정리하는 것이다.

 

 

3. 직무분석의 성공 · 실패 요인

1) 성공 요인

• 직무분석의 취지와 목적 및 필요성을 전 사원들에게 정화하게 이해시키고 직무분석에 협조하도록 분위기를 조성한다. 이를 위해 교육이나 홍보 방안을 지속적이고 적극적으로 모색하는 것이 중요하다.
• 기업들은 대개 직무가 표준화되어 있지 않거나 개인별 또는 집단별로 명백히 할당되어 있지 않는 경우가 많다. 따라서 기업의 이러한 특성을 고려해서 기업의 실정에 맞게 직무분석을 실시하는 것이 중요하다.
• 직무분석을 만병통치약으로 믿고 전적으로 의지해서 직무중심의 인사 · 조직 관리로의 급격한 변화를 시도하기보다 먼저 직무와 사람이 상호 연결되는 인사 · 조직 관리나 직무관리가 필요하다.

 

2) 실패 요인

• 뚜렷한 목적의식과 강한 의지에서 시작하기보다 포괄적이고 추상적인 목적으로 실시하는 경우. 이는 직무분석 과정에서 목적의식이 불분명해지고 그 활용도 미비해서 직무분석에 대한 저항과 불신을 초래.
• 최고경영층의 경영이념이나 철학 등 장기적 목적에 근거를 두고 이에 대한 합리화 방안을 찾기보다 우선 급한 당면과제의 해결을 위한 방안으로 직무분석을 실시
• 내부 스텝이나 라인이 직접 추진하거나 참여하기보다 외부용역에 의존하는 경우. 이 경우에는 직무분석의 결과를 지속적으로 수정하거나 보완이 불가능해져 시간이 지나면 무용지물이 됨