[ 인사/총무 ] 직무분석 3 : 직무기술서와 직무명세서

 

직무기술서와 직무명세서는 직무분석의 결과에 의해 얻어진, 직무에 관한 정보를 조직적이고 체계적으로 정리한 설명서라고 할 수 있다.

일반적으로 직무의 특성을 기술한 것을 직무기술서, 직무에 요구되는 인적요건을 기술한 것을 직무명세서라며 구별하는 경우도 있고, 구분 없이 혼합해서 사용하는 경우도 있다.

직무분석의 결과를 정리, 기록하였다는 점에서 큰 차이는 없지만, 직무기술서가 직무내용과 직무요건을 동일한 비중으로 다루고 있는데 반해 직무명세서는 직무내용보다는 사람중심적인 사항, 즉 인적요건에 큰 비중을 두고 있다는 점에서 차이가 있다.

 

직무기술서	직무명세서
º 직무 명칭 º 직무의 소속 직군, 직종 º 직무내용의 요약 º 수행되는 과업 º 직무수행의 방법 º 직무수행의 절차 º 사용되는 원재료, 장비, 도구 º 관련되는 타직무와의 관계 º 작업조건 (인원, 상호작용의 정도 등)	º 직무에 대한 자격 요건 º 직무에 대한 지식과 기술 º 직무에 필요한 정신적 특성 (창의력, 판단력) º 직무에 필요한 육체적 능력 º 담당자의 성격 º 담당자의 능력과 적성 º 담당자의 경험과 경력 º 담당자의 태도와 가치관 º 책임의 정도

 

1. 직무기술서

1) 직무기술서의 정의

직무기술서란 어떠한 직무에 대한 직무분석을 통해 해당 직무의 성격, 요구 자질, 직무 내용, 직무 방법 및 절차, 작업 조건 등을 알아낸 후 분석한 직무에 대해 주요 사항들을 정리, 기록한 문서이다.

직무기술서는 기업에서 업무를 세분화 및 구체화하여 직원들의 능력에 따른 업무 범위를 적절히 설정하고 생산성을 높이기 위한 수단으로 활용된다.

직무기술서의 내용은 일반적으로 크게 세 부분으로 나뉘는데, 1) 직무의 개요, 2) 수행하는 업무 내용, 3) 수행하는 업무의 요건으로 구성되어 있다.

직무기술서는 객관적이고 정확하게 기술되어야 하므로 직무기술서가 갖춰야 할 요건들은 다음과 같다.

① 명확성 : 그 직무를 모르는 사람도 쉽게 알아볼 수 있도록 작성

② 간결성 : 직무기술서를 읽는 사람의 시간이 낭비되지 않도록 단순하고 정확한 표현 사용

③ 안전성 : 직무에 관한 모든 중요한 정보가 직무기술서에 모두 포함

④ 일관성 : 직무기술서에 상호 모순된 의미나 용어가 사용되어서는 안 되며, 일관성 있게 기술

 

[ 직무기술서의 기본요건 ]

명확성 (Clear)	직무를 잘 모르는 근로자도 쉽게 해당 직무가 어떤 성격의 직무인지 명확히 파악할 수 있도록 작성
간결성 (Concise)	직무기술서를 참고할 때 근로자가 효율적인 이용을 할 수 있으며 시간을 단축할 수 있도록 간결하고 쉬운 단어를 선택하여 작성
완전성 (Complete)	직무기술서에 기록된 내요이 해당 직무에 관한 모든 정보를 빠짐없이 내포할 수 있도록 작성
일관성 (Consistent)	직무기술서의 내용은 모순된 내용이거나 의미가 불확실한 것은 배제되어야 하고 일의 순서가 차례로 정리되어야 하며 일관성 있게 작성

 

2) 직무기술서의 필요성

① 직무의 책임과 역할 규정

직무기술서는 개인별, 단위별, 조직별로 직무의 특성과 내용, 범위, 책임 및 역할 등을 명확히 정의하고 표준화하여 근로자가 합리적이고 효율적으로 직무를 시행할 수 있도록 지원한다.

직무기술서의 작성으 직무를 규정함에 있어 기업으로 하여금 직무의 책임과 역할을 분명히 하는데 도움을 주고 근로자 각자의 능력에 맞는 업무의 배치, 직무의 분할 및 통합, 신규 직원 채용 등 다양한 직무 관련 활동에 있어서 활용가치가 높다.

② 효율적인 인사제도의 운영

새로운 직원을 채용하거나 사내 공모의 실시, 사내교육훈련, 경력개발, 직무평가 등 다양한 인사 관련 활동을 실시할 때 유용하게 사용할 수 있다.

해당 직무에 대한 직원을 뽑을 경우, 평가받을 지원자가 갖춰야 할 지식, 경험, 역량, 기술 등을 파악하는데 도움을 주어 기업에 적합한 인력을 선별할 수 있다.

교육 훈련, 경력 개발 등을 시행할 때 특정 직무가 요구하는 지식, 필요한 역량 등을 파악할 수 있어 근로자를 가장 적절하게 훈련시킬 수 있는 프로그램을 개발하는데 용이하다.

③ 올바른 직무평가에 도움

직무기술서는 사실 정보를 제공하는 중요한 기준으로써 평가자가 해당 직무의 특징과 난이도 수준, 직무의 가치 등을 적절하게 판단할 수 있는 자료를 제공하여 올바른 직무평가가 가능하도록 지원한다.

 

3) 직무기술서의 형식

직무기술서는 특정한 양식이 있는 것이 아니고 그 활용 목적에 따라 내용과 형식을 달리할 수 있다. 여기서는 직무기술서 작성에 반드시 포함되어야 하는 필수적인 사항에 대해 기술하겠다.

① 직무확인사항

직무명칭, 직무번호, 직군, 직급, 근무사업장 등을 기술하는 것을 말한다.

직무명칭은 다른 직무와 명확히 구분할 수 있도록 간략하게 직무의 특징이나 내용의 전체를 잘 나타낼 수 있는 명칭을 사용한다.

직무번호는 통계, 운용, 색인 등에 이용하기 위해 직무분류기준에 따라 직군, 직무 등을 결합해서 부여된 고유번호로써 직무가치와는 무관한다.

직군에는 직무가 해당되는 직군명, 직급에는 직무를 담당하는 사람의 직급명을 기재한다.

근무사업장은 직무가 존재하고 있는 팀, 사업소, 현장의 명칭을 기입한다.

② 직무개요

직무개요는 직무의 목적, 주요 내용, 다른 직무와의 관계를 명확히 표현하는 것이다.

직무기술서에 기재하는 업무의 내용을 간략히 함축하여 기재하는 공간으로 보통 2~4줄 정도 기입하는 것이 적당하다.

③ 직무내용

직무내용은 직무개요를 상술한 것으로 직무에 따른 작업이나 업무 처리방법이나 절차를 간결하고 명확하게 기술한 것이다. 이러한 직무내용은 읽는 사람이나 이요하는 사람에게 가장 알기 쉽게 배열해야 한다. 직무내용을 배열하는 방법은 아래와 같다.

  ㉮ 작업 순서에 따라 배열

  ㉯ 중요도에 따라 순차적으로 배열

  ㉰ 시간 경과에 따른 배열

  ㉱ 일의 곤란도가 높은 순서에 따른 배열

 

④ 직무수행요건

직무수행요건으로는 성별, 적정 연령, 학력(전공), 자격, 면허, 지식, 기능, 능력, 태도, 직무경험, 교육훈련 등으로 구성된다. 성별은 직무의 성격상 남녀 중 누가 담당하는 것이 적합한가를 나타낸다. 학력은 직무를 수행하는 데 필요한 최소한의 학력을 표시하며 직무수행에 반드시 필요한 전공의 경우도 같이 표기한다. 적정 연령은 직무를 수행하는데 있어 사회적인 경험, 교육정도, 숙련기간 등을 고려해서 기술한다.

필요한 자격과 면허가 있으면 기입하고 지식 부분에는 이론적인 기본 지식 정도에 해당하는 학술적 지식이나 어떤 직무를 잘 수행하기 위해 담당자가 알고 있어야 할 실무적 지식을 기술한다.

이외에도 기능(전산, 외국어 등), 해당 직무를 수행하는데 꼭 필요한 능력(기획력, 영업력, 재무능력 등), 태도(적극성, 신속성, 협동성 등), 직무경험, 교육훈련 등을 기재한다.

⑤ 책임관계 및 임무

직무를 수행함에 있어 타인에게 지시를 내리거나 지시받는 감독의 정도를 작성하고 업무 수행에 수반되는 감독자 및 피감독자를 제외한 다른 사람과의 접촉하는 정도, 직무를 수행하면서 과오의 발생이 생길 경우 미치는 영향 등을 기재한다.

⑥ 타 직무와의 관계

수행하는 업무와 밀접한 관계를 갖는 직무의 내용을 파악하고 해당 직무와 상호교류가 가능한 직무를 서술한다.

⑦ 장비 및 작업조건

작업 수행에 필수적으로 사용해야 하는 장비, 설비, 자재, 재료, 소모품 등을 기재한다.

작업조건은 직무수행자가 직무를 수행할 때 받을 수 있는 위험이나 불쾌감 등을 평가하여 기입하며 특히, 직무 수행과정에서 일어날 수 있는 재해위험 등은 반드시 작성한다.

 

4) 직무기술서 작성방법

• 직무를 맡을 담당자가 실제 수행하는 형태로 기술한다.
• 직무수행에 필요한 과업을 열거하여 작성한다.
• 과업 중에 중요한 부분은 별도로 구별하여 기재한다.
• 직무를 수행하는 여러 방법을 기술한다.
• 효율적인 직무 수행을 위한 바람직한 기준을 정확히 명시한다.
• 목표 달성에 긍정적인 조건과 부정적인 조건을 나누어 기재한다.
• 직무에 관련된 모든 정보를 명확히 기술한다.
• 직무를 달성하기 위해 요구되는 자격 및 교육수준, 경험 등을 열거한다.

직무기술서를 작성할 때 유의할 사항은 다음과 같다.

• 간결하면서도 명료한 문체를 사용한다.
• 능동적인 문장으로 표현한다.
• 표준어를 사용하며 은어나 속어는 배제한다.
• 업무를 담당할 근로자들이 사용하는 친숙한 용어를 사용한다.
• 현재형의 시제를 사용하여 작성한다.

 

2. 직무명세서

1) 직무명세서의 정의

직무명세서는 직무를 성공적으로 수행하는데 필요한 인적요건들을 명시해 놓은 문서이다. 직무기술서와 마찬가지로 직무명세서도 통일된 양식은 없지만 일반적으로 작업자에게 요구되는 적성, 지식, 기술, 능력, 성격, 가치, 태도, 경험, 자격요건 등을 포함하고 있다.

직무명세서는 인사부서에서 직무담당자가 직무에 적합한 요건을 가지고 있는 지 판단할 수 있는 자료로 활용할 수 있다.또한 직무 지원자에게는 직무 교육에 필요한 사항, 정신적 · 육체적 특징, 과거 작업 경험 등을 파악할 수 있는 자료가 되므로 이를 통해 지원 여부를 결정하는데 도움을 받을 수 있다.

직무명세서는 직무분석의 결과에 근거하여 직무담당자나 감독자들의 개인적 판단에 근거해 작성되기도 하며, 통계적 분석에 의해 작성되기도 한다. 따라서 아래 사항을 유의해야 한다.

직무명세서를 개인적 판단에 의할 경우 직무명세서의 신뢰성과 타당성이 낮아질 가능성이 높다.

직무명세서를 통계적 분석에 의할 경우 정확한 정보를 바탕으로 하지 않거나 잘못된 정보를 배경으로 분석할 경우 타당도가 현저히 저하될 위험이 있다.

 

2) 직무명세서의 필요성

① 효율적 인적관리수단

직무특성이나 작업환경 등 직무에 관한 내용을 알려주는 직무기술서와는 달리 작업자의 인적요건을 알려주는 직무명세서는 새로운 직원의 채용, 사내교육훈련, 경력개발 등 폭넓은 인적자원 관련 활동에 유용하게 사용할 수 있다.

② 모집공고 및 인사선발

해당 직무에 대한 직원을 선발할 경우 평가받을 지원자가 갖춰야 할 지식, 경험, 역량, 기술, 태도 등을 파악하는데 도움을 주어 적합한 근로자를 선별할 때 필요하다.

③ 올바른 직무 평가

직무명세서는 사실 정보를 제공하는 중요한 기준으로 평가자가 해당 직무의 특징과 난이도 수준, 직무의 가치 등을 적절하게 판단할 수 있는 자료를 제공해 주어 올바른 직무 평가가 가능하도록 도움을 준다.

 

3) 직무명세서의 종류

① 고용명세서

기업에서 고용을 목적으로 작성된 명세서로 채용, 업무배치, 고용전환, 승진 등에 이용된다.

② 조직확립 직무명세서

기업에서 조직의 확립을 목적으로 작성된 명세서로, 근로자들의 권한과 책임명료화 등 조직을 구분하고 합리적으로 관리하기 위해 이용된다.

③ 임금관리 직무명세서

기업에서 직무급의 결정을 위한 목적으로 작성된 명세서로, 근로자의 직무평가를 통한 직무에 따른 급여율을 결정하고 관리하는데 이용된다.

④ 안전관리 직무명세서

기업에서 안전관리를 목적으로 작성된 명세서로, 산업재해를 방지하고 위험을 예방하며 전반적인 안전관리를 하는데 이용된다.

⑤ 교육훈련 직무명세서

기업에서 교육훈련을 위한 목적으로 작성된 명세서로, 근로자 관계 및 작업의 효율성 향상 등 인사관리의 극대화를 위해 실시되는 교육훈련을 시행하기 위해 이용된다.

⑥ 작업방법 및 공정개선 직무명세서

기업에서 직무분석을 통한 직무개선을 목적으로 작성된 명세서로, 기존의 작업방법 개선 및 공정개선을 위해 이용된다.

 

4) 직무명세서 작성방법

① 명확한 항목을 기준으로 작성

직무명세서는 직무기술서와 마찬가지로 통일된 양식이 없다. 다만 효율적으로 인사관리를 위해 직무명세서 작성자는 직무분석의 결과를 바탕으로 작업자의 자격요건, 적성, 지식, 기술, 능력, 인적 특징 등을 명확히 파악할 수 있도록 항목을 정리하여 작성한다. 직무명세서를 작성할 때에는 직무에서 요구되는 인적 요건들의 수준이나 유형 등을 구체적으로 작성하는 것이 중요하다.

② 인적요건을 기준으로 작성

직무명세서는 해당 직무에 요구되는 인적 요건의 정확한 파악을 위해 작업자의 적성, 능력, 지식, 기술, 흥미 등을 중점으로 작성한다.

구분	내용
적성	특별히 뛰어난 능력 및 일에 대한 잠재력
능력	직무 수행에 요구되는 인지적 능력
지식	특정 직무에 대해 직무수행을 하기 위한 개인이 보유한 총체적 정보
기술	직무를 정확하고 적절히 수행하기 위한 신체적인 능력
흥미	특정한 활동에 대해 선호하는 정도
성격	어떠한 상황에 대해 대응하는 개인 본연의 성향
경험	현재 직무수행과 관련된 과거의 직무 활동
태도	특정 대상을 향한 감정 또는 신념
자격 요건	직무수행을 위한 인위적 전문 자격 및 교육 정도

③ 간결하고 정확한 문체를 사용하여 작성

 

5) 직무명세서 작성 절차

1. 직무를 분석해서 성과의 기준을 결정한다.
2. 성공적인 직무성과를 가져올 인적 특성을 선택한다.
3. 이러한 특성에 적합한 직무 후보자를 테스트한다.
4. 이러한 후보자의 직무성과를 측정한다.
5. 인적 특성과 직무성과 사이의 관계를 분석한다.