[인사/총무] 총무 업무의 정의와 범위

총무(總務)라고 하면 어느 특정 업무를 전문적으로 하기보다는 회사의 잡무를 처리하는 부서, 타부서의 업무를 지원하는 부서라는 인식이 강하다.

이름도 조금 옛스럽다는 생각에 요즘에는 경영지원팀, 경영관리팀 등으로 불리는 경우가 많다.

 

하지만 총무라는 업무는 회사 전체의 살림살이를 맡고 있는 까닭에 그 기능을 과소평가해서는 안 된다. 

총무의 핵심 역할은 '관리와 조정'으로 회사의 목표를 달성하기 위해 자원과 정보를 효과적으로 사용, 분배하여 각 조직들이 원활하게 활동할 수 있도록 지원한다.

 

총무 업무의 특징은 다음과 같다.

 

1) 경영자의 업무 보좌

보좌란 경영자의 선택에 있어서 적절한 도움 및 견해를 제시하는 것으로, 비서가 개인적인 측면에서 경영자의 보좌를 직접 담당한다면 총무는 조직 전체의 측면에서 경영자의 선택에 도움을 조는 업무를 담당한다.

따라서 조직 내부의 정보를 규합하여 경영환경에 대한 분석을 하고 이를 바탕으로 조직의 경영/운영 계획과 경영/운영 방침을 수립할 수 있도록 하는 업무는 전적인 총무의 업무이다.

 

2) 부서 간 조정 기능

경영자를 중심으로 회사의 각 부서를 연결하는 역할을 한다. 부서간의 수평적인 의사전달, 또는 품의 같은 수직적인 정보를 전달한다. 이는 적절한 정보가 적시에 흐르게 조절함으로써 조직을 효율적으로 움직이는 기능이다. 총무는 회사 내에서 정보가 집중되는 곳으로 정보가 유기적으로 전달되지 않으면 경영 의사결정이 늦어진다.

회의를 효율적으로 조직하거나 회의 절차를 표준화하는 것도 총무의 중요한 역할이다. 불필요한 회의는 가급적 없애고 회의 결과를 문서화하기 쉽도록 정해진 양식을 준비해야 한다.

 

3) 사내 활동 지원 기능

사원들의 사기를 높이기 위해 표창제도를 마련한다거나 처우개선을 위한 다양한 사내활동을 뒷받침함으로써 조직에 활력을 불어 넣는다. 결속력을 강화하기 위해 실시하는 각종 행사를 담당한다.

신입사원 입사식이나 창립기념행사 같은 사내행사부터 신제품 발표회와 같은 대외행사까지 총무가 주관하게 된다.

 

4) 조직 내부와 외부의 연계를 지원

가장 대표적인 것이 계약과 홍보로, 계약에는 조직과 조직 외부 사이에 권리-의무 관계를 형성하는 작업을 말하며, 법적인 구속력을 갖는 것이 특징이다. (조직 내부의 계약 관계도 존재한다.)

홍보는 조직과 조직 외부 사이에 정보를 교류하는 것으로 조직 내부에서 외부를 향하여 일관된 정보를 제공하는 업무를 담당한다.

총무는 회사의 대외적인 이미지에 큰 영향을 미친다. 회사의 메시지를 외부에 전달하고자 할 때는 그 목적을 분명히 하는 것이 중요하다.

 

5) 자산관리 기능

회사가 소유한 토지, 건물, 기계설비 등 고정자산이 효율적으로 활용되도록 관리한다. 총무는 회사의 자산과 자산 변동사항을 문서로 정확히 정리해서 관리한다. 또한 자산이 회사의 이익을 높이는데 유효하게 활용되고 있는 지 우휴자산은 없는 지를 체크한다.

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총무 업무의 내용을 구체적으로 살펴보면 1) 사무관리, 2) 자산관리, 3) 문서관리, 4) 의전관리, 5) 계약관리, 6) 회의관리, 7) 인사관리, 8) 후생관리로 구분할 수 있다.

 

1. 사무관리(事務管理) : 조직 운영에서 운영 활동을 촉진하도록 하는 관리

사무관리(Office Management)는 미국 조직론 학자인 W. H. Leffing Well이 고안한 용어로, 당시에는 사무직원의 작업을 기록, 전달, 계산, 분류 정리로 구분하고 각각의 표준화와 전문화를 하기 위한 것이다.

구체적인 방법론으로써 사무의 집중적인 처리를 위한 조직의 구성, 사무의 작업환경 관리, 사무직원의 인사 관리가 포함된다.

현대에는 사무직의 기록적 작업보다는 최고 관리자나 최고 경영자가 경영 기능 내지 관리 기능을 충실히 발휘할 수 있도록 정보나 자료를 제공하는 것을 의미한다.

앞서 언급된 기록, 전달, 계산, 분류 정리의 4단계 분류는 전체로서의 경영/운영과 부분적으로 사무 환경과 같은 사무의 외부적인 방식에 있어서 관리, 개선하는 것으로 구분된다.

전자는 사무관리의 체계를 관리하는 것으로 '사무관리란 무엇인가' 및 '어떤 사무방식이 보다 바람직한 의사결정을 할 수 있는 방법인가'를 탐색하는 업무이며, 해당 분야는 매우 미세한 운영/경영 기법에서부터 광범위한 조직 전체의 경영/운영 방침 및 계획에 이르기가지를 범위로 설정한다. 이는 조직의 운영에 있어서 핵심적인 부분으로 취급되며, 말단에서부터 최고 관리자, 최고 경영자에 이르기까지의 모든 부문에 전문적인 조언 및 원조를 하는 것으로서, 총무라는 어휘의 의미 그대로를 실현한다고 볼 수 있다.

후자는 사무관리의 환경을 관리하는 것으로서 '사무실의 배치(Office Layout)', '사무의 기계화와 전산화'가 이에 해당된다. 조직의 하드웨어적인 부분을 담당하는 것으로서 조직의 효율적인 활동을 보조하고 원조하는 가장 실물적인 업무다.

 

2. 자산관리(資産管理) : 조직이 갖고 있는 자산(특히, 물적자산)을 효율적으로 관리 및 운용하는 것

자산에는 크게 부동산과 동산이 있는데 부동산에는 조직이 소유하는 건물, 토지를 의미하며, 동산에는 조직이 소유하는 자동차, 선박, 항공기를 비롯하여 사무 비품도 이에 해당한다.

자산은 조직의 활동에 있어서 보다 안정적인 운용을 가능케 하고 조직의 활동에 따른 수익을 보다 안정적인 분야에 투자함에 따라 조직의 존속에 있어서 안정성을 제고하는 효과를 지닌다. 따라서 자산을 효율적으로 유지, 관리, 운용하는 것은 조직은 안정적인 활동을 도모한다.

 

3. 문서관리(文書管理) : 조직의 의사전달과 의사결정의 핵심이 되는 문서를 효율적으로 운용 및 보관하는 것

문서는 조직에 있어서 의사전달과 의사결정의 보존에 가장 대표적인 수단이며 사실상 유일한 수단이다.

문서를 운영하는 것은 문서를 항시 유동상태에 두고, 담당자에게 신속, 원활하게 전달되는 과정을 의미한다.

총무는 문서의 내용과 상관없이 문서 자체의 운행을 관리한다. (장표관리, 사보의 발행, 도서 및 간행물의 관리 등)

장표(帳票)는 조직의 규모가 확대되고 복잡해짐에 따라 문서작성의 정형화와 표준화의 요청에 따른 정형화되고 표준화된 문서를 말한다. 장표는 문서관리를 상징하는 것으로써 문서처리에 요하는 판단력을 최소한도로 중인다는데 그 목표가 있다. 따라서 문서관리에 있어서 장표의 운용과 관리는 조직 운용의 핵심적인 부분에 질적, 양적인 영향을 미치는 중요한 업무이다.

문서 보관은 문서를 항시 출납이 가능한 상태에 두고 담당자에게 정확하고 신속하게 전달하는 과정을 의미한다.

문서 보관은 문서가 지닌 의사전달 과정 및 의사결정의 증거가 되는 것을 보관함으로써 필요한 경우 즉시 찾아볼 수 있도록 하는데 그 목표가 있다.

문서 정리는 얼마나 신속히 출납할 수 있는가(신속성), 얼마나 정확히 찾을 수 있는가(정확성), 얼마나 쉽게 찾을 수 있는가(분류체계의 확립과 경제성)가 중요하다.

 

4. 의전관리(儀典管理) : 조직의 행사를 효율적으로 운용 및 관리하는 것

의전관리는 그 대상이 경영자인지 아니면 그 이외의 조직원인지에 따라 성격이 달라진다.

경영자를 대상으로 하는 의전관리는 대외활동에 있어서 해당 조직을 상징하는 자의 품위를 관리하는 것으로써 조직 전체의 대외적인 이미지를 담당하는 것으로 파악된다.

조직원을 대상으로 하는 의전관리는 대내활동에 있어서 해당 조직원의 개개의 특성에 따른 경조사 활동 및 조직 내부에서의 행사를 담당하는 것으로써 조직 전체의 대내적인 결속력을 강화하는 것으로 파악된다.

 

5. 계약관리(契約管理) : 조직의 대내 · 대외적인 계약을 정확히 운용 및 관리하는 것

계약은 다른 사무관리와 달리 법적인 구속력을 지닌다는 특징이 있다. 따라서 법무팀에서 담당하기도 한다.

법적인 구속력을 지닌다는 특징으로 인해 계약과 관련해서는 정확성과 명확성이 필요하다.

대내적인 계약은 조직 자체의 계약과 조직과 조직원 사이의 계약을 의미한다. 조직이라는 조합의 목표를 명시하는 정관, 인사와 관련하여 근로계약, 노무와 관련하여 취업규칙이 이에 해당한다.

일반적으로 계약관리라 함은 대외적인 계약을 말하며 조직 내부와 조직 외부 간의 계약 업무를 의미한다. 대외적인 계약에 있어서 가장 중요한 계약서의 내용, 인감의 관리 운용 등이 이에 해당한다.

계약 관리는 얼마나 정확히 계약서의 내용이 작성되었는가(정확성), 계약서가 안전히 보관되었는가(보안)가가 중요하다.

 

6. 회의관리(會議管理) : 조직의 수직적, 수평적 의사결정을 보조하는 것 또는 조정 업무

회의는 조직 내에서 정보가 공유되는 과정이다. 정보가 충돌되거나 불완전한 정보로 인해 갈등이 발생한 경우 이를 정확한 정보전달과 정보공유를 통해 해소하고자 하는 것이 회의와 조정의 본질이다.

대외적인 회의에는 주주총회, 이사회 등이 있으며, 이 회의들을 소집하고 공시하며 회의안, 회의록을 만드는 업무가 이와 관련된다. 회의 관리는 주주총회나 이사회에서 이루어지는 투표(서면투표, 전자투표) 등의 수단을 통해 조정의 제반과정(선거관리)을 공정하게 이루어질 수 있도록 돕는 역할도 수행한다.

대내적인 회의에는 경영회의, 기획회의, 조정회의 등이 있으며 내부적인 갈등을 해소하고 책임관계를 분명하게 하는 것에 그 목표가 있다. 보다 정확한 정보가 전달될 수 있도록 회의를 소집, 회의안 작성, 회의록 기록 및 보관하는 업무가 이에 속한다.

 

7. 인사관리(人事管理) : 조직의 인적자원, 곧 조직원의 적절한 운영 및 관리 (조직원의 채용-배치-훈련-평가-보수에 이르기까지의 전 과정을 담당하는 업무)

인사관리는 총무업무에 포함시키는 견해와 인사관리의 특수성을 강조하여 나누어 설명하는 견해로 나뉜다.

인사와 조직은 불가분의 관계로 인사와 조직의 구체적인 과정에서 발견되는 양자간 밀접한 관련성을 제고하기 위해서는 조직관리와 인사관리는 함께 해야 한다.

채용 및 선발은 조직이 필요로 하는 인적자원을 정확히 파악하여 그 규모를 결정하고 채용의 방법을 결정하는 것이다. 인적자원의 필요를 위해서는 질적으로 직무분석, 양적으로는 표준작업량을 기초로 한 정원제에 대한 연구가 필요하다. 선발의 방법에 있어서 일정한 기준을 설정하는데, 서류심사, 면접시험, 신체검사, 적성검사 등을 수단으로 사용한다.

배치는 채용 및 선발 과정을 통해 확보한 인적자원을 적절한 직무와 직위를 부여하는 것으로, 이를 위해서는 명확한 직무분석을 통한 직무의 분류, 직위의 계급 설정 등이 필요하다.

배치에는 신입 인적자원에 대한 초기 배정, 기존 인적자원의 고과에 따른 재배치(인사이동)으로 분류한다.

재배치(인사이동)는 승진 욕구 및 근로 의욕의 고취를 도모하며 초기 배정에 따른 오류를 시정 및 적재의 적소 배치를 실현한다. 인사 재배치는 승진, 강임, 전직, 전보, 겸임, 파견, 인사교류, 전입, 전출 등이 있다.

직무의 분석 및 분류, 직위의 설정 등은 조직 전체의 운용 과정에서 중요한 부분이다.

훈련은 인적자원의 질적 향상을 통한 조직의 인적자원의 효율적인 운용을 도모하기 위한 것이다. 훈련은 '교육훈련', '연수'라는 이름으로 이뤄지는데 내용과 훈련대상에 따라 이름을 달리하기도 한다.

훈련의 가장 대표적인 모습은 기능 훈련으로 인적자원이 수행할 수 있는 전문적인 기능의 습득을 통한 능률 및 효율성의 향상을 목적으로 한다.

감독자 훈련은 하부직급의 조직원을 통솔, 지도, 지휘하는 감독자를 대상으로 하는 훈련으로, 감독자의 책임한계를 분명히 하고 직책에 필요한 태도와 기능의 육성을 목적으로 한다. 보통은 하부직급에 있던 조직원이 승진을 통해 일정한 하부직급의 조직원을 지위, 감독, 통솔하는 경우가 많기 때문에 감독자 훈련은 새로운 직무와 책임에 대한 습득이 중요하다.

경영자, 관리자 훈련은 상부직급과 중간직급에 있는 조직원으로서 기획 및 운용의 능력에 필요한 이를 대사으로 하는 훈련으로, 조직 전체를 운용하는 능력, 태도 및 조직 전체으 ㅣ운용 방향에 대한 통찰력의 습득을 목적으로 한다.

평가는 인적자원이 지닌 능력, 성격, 근태(근무태도), 근무성적 및 실적 등을 객관적으로 평가하는 과정이다.

평가는 인사고과(人事考課)라고 불리우며 임금, 승급, 상여(보상의 수여), 훈련, 표창, 인사 재배치(인사이동)의 기준으로 활용된다.

평가는 인적자원의 특수성, 곧 자유의지를 가진 인간이 얼마나 조직 내외에서 조직 및 사회에서 요구되는 성실성, 능률성 등의 기준을 충족하는 지를 보는 것이며 더 나아가 인적자원 개개의 특수성을 반영하여 보다 적절한 인적자원의 운용을 하고자 하는 것으로 볼 수 있다. 만약 일정한 평가기준에 미치지 못한 인적자원에 대해서는 징계 및 해고 등을 통해 인적자원을 관리한다.

보수는 임금을 의미하며 인적자원이 제공한 노동력에 대한 대가로, 특히 금적적인 대가 및 보수를 의미한다.

보수는 인적자원의 생활의 존속을 담당하는 요체로 매우 중요한 의미를 지닌다. 보수는 특별한 관리를 요구하는데 보수의 일반적인 수준을 결정하는 보수 수준(pay level), 개개의 인적자원에 대한 보수의 차이를 반영한 보수체계(pay structure), 보수를 지급하는 과정으로서의 보수 형태(payment method)로 이뤄진다.

 

8. 후생관리(厚生管理) : 조직의 후생, 즉 복리후생(福利厚生)의 운용 및 관리

후생관리와 인사관리는 엄염히 다르다. 인사관리가 조직원과 직무와의 연관성을 명확히 띠는 반면, 후생관리는 조직원과 직무와의 연관성을 찾기 어렵다.

후생은 법정사항이 아닌 한 조직이 조직원에게 호의로 제공하는 것일 뿐, 절대로 권리-의무 관계가 아니다.

후생관리는 법정사항과 법정사항이 아닌 것으로 구분된다.

법정사항은 휴가와 휴직, 건강보험, 산재보험, 공용보험, 국민연금(4대 보험)이 있으며, 법정사항이 아닌 것으로는 식사와 간식 제공, 여가생활 및 동호회의 지원, 통근수단의 제공, 금융지원(저리대출), 조직원의 경조사 지원, 기숙사 제공, 조직원의 건강검진 제공, 성과급의 제공 등이 있다.

성과급의 경우 명확한 측정이 가능해야 직무와 연관성을 갖게 되며, 명확한 측정이 부재한, 직무와 연관성이 없는 성과급은 조직과 조직원의 호의관계에 지나지 않는다.

 

 

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마지막으로 총무의 업무분장을 정리하면 다음과 같다.

 

구분	주요 업무 내용
프로젝트성 업무	1) 예산 편성 및 관리  2) 시스템 통합  3) 비용 예산관리  4) 품질경영시스템 관리
자산관리 및 유지보수	1) 자산의 구입 및 관리  2) OA 기기 유지보수  3) 자산 폐기  4) 교환기 유지보수  5) 외부 전화 개통 및 해지
사무환경 관리	1) Layout 관리  2) 사무실 공사  3) 사무실 관리  4) 집기 구입 및 배치
복리후생지원	1) 건강검진 (정기/비정기)  2) 화환 및 관엽 관리  3) 팀비 관리  4) 직원 상해보험관리 5) 야근 식대
법률사무	1) 인장 사용 관리  2) 등기부등본 관리 및 변경  3) 주주총회 및 이사회 의사록 관리
인사지원	1) 채용 및 퇴직직원 관리  2) 근태 관리  3) 연차 관리  4) 규정 관리  5) 신입사원교육(공통부분) 6) BIS 관리
행사관리	행사 기획 및 진행
문서관리	1) 표준서식 관리  2) 공문, 기안서 관리  3) 문서 보관 및 폐기 관리  4) 제안서 및 계약서 관리
전산관리	1) File Server 데이터 관리  2) 전산 투자 및 정책 관리
소모품관리	1) 전산 소모품 관리  2) 사무용품 관리
보안관리	1) 당직 관리  2) 보안시스템 관리
보험관리	1) 화재 및 자동차 보험 및 관리  2) 보증보험 발급
차량관리	1) 차량 유지보수  2) 렌탈(렌터카 및 리스 차량) 관리  3) 주유 관리
인쇄물	1) 명함 신청 및 관리  2) 봉투 등 인쇄물 관리
응대 및 접수업무	1) 대표 전화 응대  2) 방문 고객 응대  3) 회의실 관리 및 운용  4) 퀵서비스 운용 5) 우편물 수발신 업무  6) 자판기 관리  7) 주차도장 관리  8) 휴대비품운영
기타	1) 주거환경정비 등록 관리  2) 사우회 운영