[인사/총무] 입사할 때 제출할 서류

채용이 결정된 후 회사는 입사자에게 여러 서류들을 제출하라고 요청한다.

회사 입장에서는 새로운 사람의 인사 관리를 위해 데이터를 만들어야 하고 4대 보험 가입, 임금 지불, 세금 납부 등 다양한 업무 처리를 위해 관련 자료가 필요하다.

과거에는 회사에서 필요하다고 생각하는 정보들을 과도하게(?) 요청하는 경향도 있었지만 요즘처럼 개인정보 보호에 대한 관심이 높아지고 법적으로도 규제가 강화되고 있어 꼭 필요한 핵심 사항들만 최소한으로 관리하는 추세이다.

 

일반적으로 채용 시 제출하는 서류들은 다음과 같다.

 

근로계약서	노동법규에 의한 계약서를 작성해서 근로 조건과 급여를 결정해서 근로계약을 체결
보안서약서	회사의 모든 정보나 문서, 기타 회사의 기밀에 대한 사항을 보안, 유지하기 위해 작성
주민등록등본	직원의 개인정보와 가족사항을 확인
통장 사본	급여를 입금할 은행 정보 파악. 최근에는 거래은행 계좌번호로 대체 가능
사진	인사 데이터 작성 및 사원증 제작에 필요
이력서 (경력사원)	직원 경력과 근무상태 파악 및 업무 분담에 필요
인사기록카드	직원의 근무 시 상벌이나 진급사항을 기록 및 보존
원천징수 영수증 (경력사원)	경력직의 경우 과거 연봉 확인 및 연말정산에 필요
병역확인서 (남자 직원)	주민등록초본 또는 병무청 확인서
신원보증서	직원의 신원을 확인하고 회사의 불이익 방지를 위해 작성
건강진단서	입사 전 건강 여부 점검 (입사 결정 후 회사에서 지정한 병원에서 검사)
졸업증명서/성적증명서	이력서나 면접 시 확인했던 학적 사항 확인 (면접 시 제출한 경우는 제외)

 

상기 서류 외에 회사에 따라 추가로 필요한 서류가 있을 수 있으며 업무에 따라 자격증이나 논문 등을 제출하는 곳도 있을 것이다.

신원보증서의 경우 최근에는 인보증(연대보증)에 대한 거부감이 커짐에 따라 신원보증보험증권으로 대체하거나 아예 요청하지 않는 회사들이 늘어나고 있다. 

 

이러한 서류들은 개인이 직접 공공기관이나 학교 등에서 직접 발급받아 제출하거나 회사에서 제공되는 양식에 맞춰 작성하는 것으로 나눌 수 있다.

개인이 직접 챙겨야 하는 서류들 중 인터넷에서 직접 발급받는 서류들(주민등록등초본 등)은 바로바로 준비할 수 있지만 그렇지 않는 서류들(원천징수 영수증 등)의 경우에는 미리 챙겨놓아야 시간에 쫓기지 않을 것이다.

 

인사담당자는 인사관리에 필요한 모든 정보를 신규 사원이 입사할 때 입력하는 것이 편리하고 효율적이다. 

이미 근무하고 있는 사람들에게 추가로 정보를 요청하면 시간도 오래 걸리고, 특히 현장 근무자나 영업사원 등은 출장이나 외근이 많아 업무 대응이 늦어 일일이 찾아가 부탁해야 하는 경우도 많으니 필수 정보는 채용 시 모두 확보하는 것이 업무 생산성에 도움이 된다.

 

 

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채용 과정에서 확인이 필요한 서류들은 가능하면 최종 채용 전에 확보하는 것이 편리하고 효과적이다. 최종 학력 졸업증명서나 성적증명서는 면접 시 제출토록 하여 확인하고, 경력사원의 경우 연봉 협상에 필요한 연봉계약서나 원천징수 영수증, 또는 의료보험 가입 내역 등은 사전에 제출을 요구하여 받는다.

 

채용 전에 확인이 가능한 서류들을 제출케 함으로써 입사 지원자도 거짓으로 이력서를 작성하지 않을 것이고, 면접관도 면접 과정에서 과장이나 허위 여부를 파악하는데 도움이 될 것이다.

채용 후 거짓으로 판명되어 채용을 취소할 경우 탈락한 지원자는 물론 회사도 적지 않은 피해를 입기 때문에 사전에 철저하게 검증하는 것이 필요하다.

 

채용 후 인사담당자는 인사관리에 필요한 정보들을 파악하기 위한 서류들은 미리미리 챙겨두는 것이 좋다. 대표적으로 4대 보험 가입에 필요한 주민등록등본이나 가족관계 증명서 등이 있으며, 경력사원의 경우 연말정산을 위해 원천징수 영수증도 미리 받아둔다.

 

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인터넷을 통한 개인정보 유출이 심각한 사회적 이슈로 부각되면서 정부는 개인정보보호법을 만들어 개인정보의 남용을 감시하고 있고 개인들도 자신의 정보 제공에 대해 민감한 상황에서 기업들도 직원들의 개인정보에 대해 함부로 처리할 수 없게 되었다.

따라서 인사담당자는 반드시 필요한 정보만을 엄선하여 관리하고, 보안에도 철저히 신경을 써야 한다. 그렇다고 개인정보가 필요할 때마다 직원들에게 요청한다면 업무의 효율은 떨어지게 되므로 적절한 균형점을 찾도록 노력해야 한다.

또한 개인정보처리에 대한 동의서를 미리 받아두는 것이 향후 개인정보에 사용에 대한 문제의 소지를 없앨 것이다.